Come avviene la gestione delle minute spese dopo l’apertura annuale del fondo?
È corretto consegnare il codice fiscale del DSGA al dipendente (collaboratore scolastico o docente) che si reca presso l’esercizio commerciale per l’acquisto dell’articolo, affinché sullo scontrino fiscale venga riportato il codice fiscale del DSGA?
Il fondo economale o detto "delle minute spese" all’inizio dell’esercizio finanziario è anticipato dal Dirigente scolastico al DSGA, con mandato in partita di giro.
Per ciò che concerne la costituzione del fondo economale, tale operazione deve avvenire – nel rispetto dell’art. 3, comma 3 della Legge 136/2010, mediante bonifico bancario o postale o altro strumento tracciabile (per esempio assegno bancario circolare non trasferibile) a favore del DSGA.
In proposito, si chiarisce che la somma del fondo non viene accreditata sul conto del DSGA, ma sul conto della scuola, subito dopo che il DSGA ha cambiato l’assegno circolare non trasferibile con cui viene costituito il Fondo in base alla Legge 136/2010.
Come stabilito dal D.I. 129/2018, sarà possibile anticipare al DSGA solo una parte dell’intero importo del fondo minute spese qualora il suddetto importo superi il limite massimo di utilizzo dei contanti di cui al D.Lgs. 193/2016 collegato alla Legge di bilancio 2019, art. 7-quater.
Il DSGA verserà immediatamente sul conto corrente della scuola l’importo ricevuto. Qualora, in seguito all’esaurimento della somma anticipata, fosse necessario il ricorso ad ulteriori somme, nel limite della consistenza massima stabilita dal Consiglio d’Istituto, il DS provvede al reintegro del fondo.
Qualora il DS anticipi al DSGA solo parte del suddetto fondo, ogni volta che la somma anticipata è prossima ad esaurirsi, il DSGA presenta le note documentate delle spese sostenute, che gli vengono rimborsate attraverso mandati a suo favore emessi dal DS. Il rimborso deve essere in ogni caso chiesto e disposto prima della chiusura dell’esercizio finanziario.
A conclusione dell’esercizio finanziario il DSGA provvede alla chiusura del fondo, provvedendo alla restituzione delle somme eventualmente ancora disponibili tramite mandato di pagamento.
Funzionamento del fondo
In merito al funzionamento del fondo, come già detto, all’inizio dell’esercizio finanziario lo stesso è anticipato, in tutto o in parte, con mandato in conto di partita di giro, dal DS al DSGA.
In particolare:
- qualora all’inizio dell’esercizio finanziario, il DS anticipi solo una parte del fondo al DSGA (ad esempio, vengono anticipati 250 euro su un fondo di 500 euro), all’esaurirsi di tale quota il DS può disporre il reintegro del fondo, fermo restando la consistenza massima individuata dal Consiglio d’Istituto (il DS può disporre uno o più reintegri del fondo, fino alla soglia di 500 euro);
- qualora all’inizio dell’esercizio finanziario, il DS anticipi tutto il fondo al DSGA (ad esempio, vengono anticipati 500 euro su un fondo di 500 euro), allora il DS non può disporre ulteriori reintegri (la consistenza massima individuata dal Consiglio d’Istituto può essere superata solo con apposita variazione al Programma annuale, proposta dal DS e approvata dal Consiglio medesimo).
In entrambi i casi, il DSGA, a seguito di acquisti effettuati tramite il fondo, presenta le note documentate delle spese sostenute che sono a lui rimborsate con mandati emessi a suo favore. Tali mandati sono imputati alle attività, nonché ai singoli progetti, sulla base delle finalità di utilizzo delle risorse in esame.
L’emissione dei mandati in favore del DSGA a seguito di acquisti effettuati con il fondo è un’operazione necessaria per consentire la quadratura delle partite di giro in entrata e in uscita. Al termine dell’esercizio finanziario il DSGA provvede alla chiusura del fondo economale per le minute spese. In particolare, il DSGA provvede alla restituzione delle somme risultanti dai mandati di pagamento emessi in suo favore e delle eventuali ulteriori somme non utilizzate. Quindi il personale che effettua le spese viene rimborsato con il fondo gestito in contanti dal DSGA.
I mandati con cui il DSGA ripristina il fondo per la quadratura della partita di giro sono imputati alle attività e/o progetti del programma annuale in base alle caratteristiche della spesa.
Soggetti incaricati e spese ammissibili
In merito ai soggetti incaricati di sostituire il DSGA nella gestione del fondo economale, in caso di assenza o impedimento dello stesso, valgono le disposizioni previste nel CCNL del comparto Istruzione e Ricerca. Resta in ogni caso inteso che, ai sensi dell’art. 21, comma 3 del D.I. 129/2018, è vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’Istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.
I pagamenti delle minute spese sono ordinati con buoni di pagamento numerati progressivamente e firmati dal DSGA. Ogni buono deve contenere i seguenti dati:
- data di emissione;
- oggetto della spesa;
- ditta fornitrice;
- importo della spesa;
- aggregato e impegno su cui la spesa dovrà essere contabilizzata;
- importo residuo sull’impegno.
Ai buoni di pagamento devono essere allegate le note giustificative delle spese: fattura quietanzata, scontrino fiscale, ricevuta di pagamento su c/c postale, vaglia postale, ricevuta di bonifico ecc.
Laddove la spesa non sia documentata da fattura o ricevuta fiscale intestata all’Istituzione scolastica, ma solo da scontrino fiscale, il buono di pagamento deve essere sottoscritto dal creditore.
Per ottenere il rimborso delle minute spese l’istante compila il modulo di richiesta acquisto e anticipa la spesa dell’acquisto. Successivamente presenterà la richiesta di rimborso.
In risposta al quesito si ritiene quindi che non sia corretto quanto effettuato perché l’utilizzo del fondo economale è gestito dal DSGA, ma naturalmente non può essere lui a fare tutte le minute spese.
Pertanto la cosa importante è che il personale, docente e ATA, che necessita di effettuare la spesa urgente sia autorizzato dal DS o dal DSGA che deve poi rispondere della consistenza del fondo e liquidare la spesa dopo aver esaminato analiticamente l’estratto conto della Banca Cassiera.
I giustificativi di spesa possono essere intestati alla scuola, al DS, al DSGA o al restante personale che però deve essere autorizzato.
In sintesi, a carico del fondo minute spese il DSGA può eseguire i pagamenti relativi alle seguenti spese, come esempio:
- Spese postali
- Spese telegrafiche
- Carte e valori bollati
- Spese di registro e contrattuali
- Abbonamenti a periodici e riviste di aggiornamento professionale
- Minute spese per funzionamento uffici
- Minute spese di cancelleria
- Minute spese per materiali di pulizia
- Spese per piccole riparazione, riparazione di mobili e locali
- Imposte e tasse e altri diritti erariali
- Spese di rappresentanza per eventi a carico di progetti specifici o programmati
- Eventuali spese di trasporto pubblico (biglietti urbani extraurbani)
- Spese di formazione per il personale dipendente (webinar) in attuazione della Legge 107/2015, comma 124 – art. 24 CCNL 2017 e che si rende opportuno e conveniente rispetto a formazione a distanza
- Altre piccole spese di carattere occasionale che presuppongono l’urgenza il cui pagamento per contanti si rende opportuno e conveniente
Con il limite massimo di spesa fissato nella delibera di Consiglio d’Istituto è fatto divieto di effettuare artificiose separazioni di un’unica fattura al fine di eludere la norma regolamentare.
