Per il contratto di noleggio annuale delle fotocopiatrici, sorgono dei dubbi circa i procedimenti da adottare in merito, e più precisamente:
1) il contratto annuale è proposto dalla stessa ditta che ha svolto il servizio precedente, ed è scaduto da un mese. Si può prorogare per il tempo necessario alla stipula di quello nuovo?
L’art. 106, comma 11 del Codice dei contratti prevede che la durata del contratto possa essere modificata per i contratti in corso di esecuzione solo nel caso in cui sia stata prevista l’opzione “proroga” nel bando e nei documenti di gara.
La proroga (cosiddetta “tecnica”) è limitata al tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure necessarie per individuare un nuovo contraente. Per il tempo di durata della proroga, il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni, previste nel contratto, agli stessi prezzi, patti e condizioni (o più favorevoli).
L’ANAC è intervenuta più volte a tale proposito: anche nella recentissima Delibera 315 del 6/07/2022 ribadisce che la proroga tecnica dei contratti pubblici ha carattere eccezionale e di temporaneità, ammessa solo nei casi eccezionali in cui, per ragioni oggettive estranee all’amministrazione, vi sia l’effettiva necessità di assicurare il servizio nelle more dell’espletamento di una nuova procedura di gara.
Il ricorso alla proroga dovrebbe in effetti avere carattere eccezionale, poiché l’amministrazione dovrebbe attivarsi tempestivamente per l’individuazione degli aggiudicatari; in ogni caso può essere attivata solo prima della scadenza del contratto e non dopo, quando invece va indetta una nuova procedura.
2) Nella vetrina CONSIP vi è una convenzione noleggio multifunzioni di durata annuale, che scade il marzo del 2023, che prevede contratti attuativi della durata di 36, 48 e 60 mesi. Il contratto annuale proposto è sul MePA. Si può derogare e adottare nella determina a contrarre come criterio per la stipula del contratto annuale anziché pluriennale, la sola durata del contratto attuativo, oppure occorre specificare altri criteri economico-tecnici quali il numero delle copie previste e/o la velocità di stampa, o altri criteri, e fare una comparazione con quanto proposto dalla società attualmente impiegata?
Si ritiene che la durata contrattuale della convenzione CONSIP non sia sufficiente – da sola – a motivare la deroga, benché sia una delle caratteristiche essenziali da valutare per il soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione. Inoltre, un contratto di durata annuale non rappresenta l’optimum per l’amministrazione, che in tal modo deve avviare ogni anno una nuova procedura di affidamento, con evidente aggravio di tempo e di lavoro.
In ogni caso, la determina di deroga dovrà contenere il riferimento alle “caratteristiche essenziali” necessarie elencate nel Decreto MEF 28/11/2017 quali velocità, durata contrattuale, numero di pagine incluse (per la durata contrattuale) e servizi connessi, in modo tale che la motivazione alla deroga sia solidamente rappresentata.
Per quanto riguarda l’ipotesi di comparazione con la proposta della ditta il cui contratto è appena scaduto, occorre tener presente il rispetto del principio di rotazione degli inviti e degli affidamenti enunciato dall’art. 36 del D.Lgs. 50/2016, secondo cui è di norma vietato l’affidamento nei confronti del contraente uscente e dell’operatore economico invitato e non aggiudicatario nel precedente affidamento, in modo da evitare un consolidamento di relazioni esclusive tra l’amministrazione e lo stesso operatore economico (vedi Linee guida ANAC n. 4 e Quaderno 1 M.I., pagg. 39-40).
Nel caso in cui si ritenga esistano le condizioni (e sempre tenendo presente che comunque ci potrebbero essere altri soggetti interessati che contestano la scelta dell’amministrazione), nella determina a contrarre è necessario motivare in modo adeguato, puntuale e rigoroso le ragioni della deroga al principio in parola, evidenziando nella determina a contrarre che, ad esempio, l’operatore economico uscente ha fornito in precedenza un servizio di ottimo livello con notevole soddisfazione dell’utenza, utilizzando personale qualificato, rispettando i tempi stabiliti, rispettando alla lettera il capitolato speciale d’appalto, offrendo un prezzo adeguato di mercato e ribassando rispetto alla richiesta media.
3) Se occorresse fare una comparazione di criteri, prezzi e proposte, può farla ditta che ha presentato il preventivo?
No, la comparazione di più offerte fa parte delle procedure che devono essere svolte dalla scuola, per l’evidente necessità di rispettare i principi di trasparenza, non discriminazione, parità di trattamento libera concorrenza, trasparenza ecc. Se venisse fatta dall’operatore economico interessato, sarebbe probabilmente tesa a dimostrare la propria convenienza.
4) Nel caso si potesse stipulare il contratto attraverso una ODA sul MePA e derogare alla convenzione, occorre comunicare la scelta alla Corte dei Conti, o all’Agid o all’Anac? Basta una semplice comunicazione?
La determina di autorizzazione alla deroga va inviata via PEC alla Corte dei Conti competente per territorio, all’AGID (protocollo@pec.agid.gov.it) e all’ANAC (protocollo@pec.anticorruzione.it).
