Il Ministero dell’Istruzione ha provveduto a pubblicare la nota 51887 del 10/11/2022 recante come oggetto la predisposizione e approvazione del Programma annuale 2023 ai sensi dell’art. 5 del D.I. 129 del 28/08/2018 (“Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo contabile delle Istituzioni scolastiche, ai sensi dell’art. 1, comma 143, della Legge 107 del 13/07/2015”).
Con tale nota l’Amministrazione coglie l’occasione per comunicare alle Istituzioni scolastiche la possibilità di usufruire di una proroga di tutti i termini previsti dall’art. 5, commi 8 e 9, del D.I. 129/2018, di 45 giorni. Tale proroga rappresenta una disposizione di carattere transitorio e, pertanto, riferita esclusivamente alla predisposizione e approvazione del Programma annuale 2023.
In particolare, le tempistiche per la predisposizione e approvazione del Programma annuale 2023 sono le seguenti:
- entro il 15 gennaio 2023, le Istituzioni scolastiche predispongono il Programma annuale e la relazione illustrativa – entro la medesima data, il Programma annuale e la relazione illustrativa sono sottoposti all’esame dei revisori dei conti per il parere di regolarità;
- entro il 15 febbraio 2023, i revisori dei conti rendono il suddetto parere, che può essere acquisito anche con modalità telematiche;
- entro il 15 febbraio 2023, il Consiglio d’Istituto delibera in merito all’approvazione del Programma annuale. La delibera di approvazione è adottata entro lo stesso termine anche nel caso di mancata acquisizione del parere dei revisori dei conti entro la data fissata per la deliberazione stessa.
Pertanto, anche quest’anno la data di approvazione del Programma annuale, fissata al 31 dicembre dal D.I. 129/2018, slitta a causa delle varie incombenze che le scuole hanno sostenuto nel periodo post pandemia, per gli obblighi gestionali e di rendicontazione dei tanti progetti europei e per i ridotti – e talvolta non all’altezza – organici delle segreterie scolastiche.
Da tre anni la storia si ripete e i DSGA, anche quest’anno, potranno calcolare l’avanzo di amministrazione definitivo e non presunto.
Viene meno però il motivo principale della definizione del Programma annuale, entro l’anno precedente a quello di riferimento, e cioè l’assenza di gestione di un bilancio provvisorio.
Obiettivi del Programma annuale e PTOF
Gli obiettivi del Programma annuale esprimono in sintesi quanto progettato nel PTOF e sono in genere i seguenti:
- favorire la maturazione piena e consapevole dell’autonomia;
- educare alla solidarietà, alla democrazia, al rispetto dei diritti umani;
- attivarsi per prevenire e curare le situazioni di disagio e i comportamenti problematici e/o a rischio;
- differenziare i percorsi formativi nel rispetto dei bisogni e dei ritmi di apprendimento di ciascuno;
- organizzare attività di recupero e approfondimento;
- favorire la piena integrazione degli alunni diversamente abili;
- potenziare lo studio delle lingue;
- diffondere in modo continuo l’uso delle nuove tecnologie;
- favorire un rapporto di collaborazione con le famiglie anche attraverso l’uso delle nuove tecnologie;
- utilizzare le risorse del territorio;
- favorire la promozione culturale sul territorio e dei Comuni limitrofi, la rimotivazione, il riorientamento e la riqualificazione professionale rivolta agli adulti attraverso l’organizzazione e il potenziamento di corsi serali;
- organizzare incontri con esperti/relatori/figure istituzionali.
Tutto questo e tanto altro, che emerge dal Piano di Miglioramento di ogni scuola, sarà declinato nelle Attività e Progetti che saranno definiti dal Gruppo di Progetto, in collaborazione con gli insegnanti coordinatori di area e/o progetto e le funzioni strumentali incaricate, e approvati dal Collegio dei docenti e dal Consiglio di Istituto.
È indispensabile che il Dirigente scolastico curi tutta questa parte necessaria alla successiva definizione del Programma annuale e si assicuri che tutte le schede descrittive di Attività e Progetti siano state correttamente compilate. Grande cura dovrà essere messa anche nella definizione del Modello di scheda descrittiva che tenga conto di tutto ciò che serve per la gestione e l’organizzazione di quanto programmato.
L’animatore digitale della scuola potrà dare quell’aiuto necessario alla predisposizione, per la compilazione on-line, da parte dei docenti e altri progettisti, della scheda descrittiva.
I 45 giorni in più concessi dalla proroga saranno utili per definire meglio la reale aderenza del Programma annuale al PTOF, per collegare con maggior precisione le schede descrittive di Attività e Progetti alle Schede Finanziarie Allegato B, per programmare con maggior chiarezza le voci del funzionamento, per avere contezza della composizione dell’Avanzo di amministrazione, prima posta del documento.
Il DSGA responsabile della parte amministrativo-contabile del programma e di tutto il documento, insieme al Dirigente scolastico, ha la competenza specifica nella definizione delle schede finanziarie che firma da solo.
Per questo importantissimo lavoro ha l’esigenza di definire delle azioni propedeutiche che saranno l’asse su cui ruoterà il documento programmatico che il Consiglio di Istituto dovrà approvare.
La predisposizione del Programma annuale segue un ordine logico la cui cronologia è rappresentata dalla redazione dei vari modelli di cui si compone (A, B, C, D, E).
Fasi di redazione del Programma annuale
Avanzo o Disavanzo di amministrazione
Questa è la prima posta del Programma annuale e la sua determinazione esatta si ha a chiusura corretta del Conto consuntivo, che quest’anno può essere fatta con precisione perché l’approvazione del Programma annuale si effettua entro il 15 febbraio. Altrimenti dovremmo determinare un Avanzo provvisorio, facendo terminare l’anno finanziario per esempio al 30 novembre dell’anno precedente a quello di riferimento.
Il Mod. J (situazione finanziaria definitiva) del Conto consuntivo permette una definizione completa dell’Avanzo o Disavanzo di amministrazione che è così costituito, essendo il nostro un bilancio di competenza: Fondo di cassa all’inizio dell’esercizio finanziario di cui si predispone il Conto consuntivo + le somme riscosse in c/competenza e c/residui dello stesso esercizio finanziario – le somme pagate in c/competenza e c/residui dello stesso anno.
A questo risultato vanno aggiunti i Residui attivi e sottratti i Residui passivi degli anni precedenti.
Se tale sommatoria darà un risultato positivo avremo l’Avanzo, se sarà negativa il Disavanzo di amministrazione. Quest’ultimo dovrà essere riassorbito nel corso dell’anno di riferimento del Programma annuale.
L’Avanzo di amministrazione presunto, invece, si rileva dalla compilazione della Situazione Finanziaria presunta, allegato C al Programma annuale.
L’Avanzo di amministrazione si differenzia in vincolato e non vincolato secondo le caratteristiche del finanziamento che lo ha generato.
Le somme sono “vincolate” se chi le ha assegnate ha stabilito a monte un vincolo, mentre la Dotazione ordinaria inviata dal Ministero non ha nessun vincolo. Pertanto, quando si determina l’Avanzo è necessario controllare, scheda per scheda dei Mod. I del Conto consuntivo, se quello che resta proviene da somme vincolate o meno e, di conseguenza, la somma totale dell’Avanzo di amministrazione sarà dato da una cifra vincolata e una no.
Per norma le somme vincolate devono essere riutilizzate nel Programma annuale successivo con “Vincolo di destinazione”, cioè con le stesse finalità per cui ci sono state assegnate.
Al Programma annuale sono allegati:
- una tabella dimostrativa dell’avanzo o disavanzo;
- un prospetto nel quale sono indicati i singoli stanziamenti di spesa correlati all’utilizzo dell’avanzo.
Come si individua, dai vari Mod. I (schede finanziarie allegate al Conto consuntivo), se la residua disponibilità di attività o progetto fa parte dell’avanzo vincolato o non vincolato?
Se l’Attività o il Progetto in esame sono finanziati utilizzando fondi vincolati o solo Avanzo vincolato (ad esempio un progetto specifico finanziato con fondi europei), non ci sono problemi a considerare l’intera economia come vincolata. La stessa cosa si può affermare di un’Attività o Progetto, finanziato con la Dotazione ordinaria e/o l’Avanzo non vincolato (vedi ad esempio, come è frequente, l’Attività A02); l’economia sarà tutta non vincolata.
Il dubbio viene nel caso delle Attività e Progetti che annoverano diversi tipi di finanziamenti vincolati e non vincolati.
ESEMPIO: Progetto X
Entrate: € 1.000 Avanzo vincolato, € 1.000 Avanzo non vincolato, € 1.000 Contributi volontari delle famiglie = Totale entrate € 3000
Gestione: sono stati spesi € 2.000, con una economia di € 1.000.
Il DSGA, nel determinare l’Avanzo di amministrazione da comunicare al Dirigente scolastico per la predisposizione del Programma annuale, potrà considerare i € 1.000 non impegnati, imputando le spese effettuate come utilizzazione dell’Avanzo vincolato e dei contributi delle famiglie, quale Avanzo non vincolato che è immediatamente spendibile in qualsiasi modo il DS ritenga utile per la realizzazione del PTOF.
Finanziamenti disponibili e Fondo di Riserva (Mod. A)
Il Programma annuale (Mod A) è distinto in due sezioni: Entrate e Spese. Esso è ripartito in entrate, aggregate per fonte di finanziamento, secondo la loro provenienza e spese, aggregate per destinazione (intesa come finalità di utilizzo delle risorse disponibili). Le spese non possono mai superare, complessivamente, le entrate e il Programma annuale deve risultare sempre in equilibrio.
Per la redazione del Programma annuale occorre raccogliere le informazioni relative ai Finanziamenti derivanti da: Stato, Enti territoriali o altre istituzioni pubbliche, privati, proventi da gestioni economiche, altre entrate, mutui; raccogliere e riportare i dati relativi all’Avanzo di Amministrazione, individuando l’importo Vincolato e Non Vincolato; calcolare il Totale Entrate e determinare il Fondo di Riserva che è una somma relativa a un massimo del 10% della dotazione ordinaria per far fronte a eventuali esigenze di Attività e Progetti del Programma.
È assolutamente necessario inserire tutti i possibili finanziamenti da parte dello Stato, istituzioni pubbliche, Enti locali, e fare una previsione quanto più possibile vicina alla realtà delle Entrate per contributi delle famiglie ed eventuali altre Entrate proprie della Scuola per donazioni, finanziamenti per crowfunding, vendita di materiali alienati dall’Inventario e momentaneo utilizzo a terzi dei locali e attrezzature.
Tutte queste modalità di entrata sono previste dal Regolamento di contabilità.
Compilazione schede illustrative finanziarie (Mod. B)
Questa fase è sicuramente quella centrale del Programma annuale, perché nella compilazione delle schede allegato B ci si deve obbligatoriamente collegare strettamente alle schede descrittive di attività e progetti del PTOF e verificare quanto accaduto nelle schede Mod. I del Conto consuntivo, almeno per quelli che vengono riproposti.
Il Mod. B, o scheda illustrativa finanziaria, è la rappresentazione dettagliata delle risorse e delle spese attribuite ad ogni singolo progetto/attività. Tale modello è composto da due sezioni, una per le entrate e una per le uscite, e consente, per la programmazione di quei progetti che si articolano su più anni scolastici, uno sviluppo pluriennale.
Per la compilazione di tale modello è necessario raccogliere le informazioni aggiornate relative ai Progetti/Attività previsti nel Piano Triennale dell’Offerta Formativa dell’Istituto scolastico tramite le schede descrittive compilate dai responsabili di progetto imputando alle stesse spese ed entrate e calcolando il totale delle risorse e delle spese.
Se in un Aggregato la scuola ha speso una certa somma per materiali di consumo, si prevede di spendere una somma X per lo stesso motivo nel 2023.
Il totale delle spese dei Mod. B viene riepilogato all’interno del Mod. A.
Questa operazione si fa sulla base delle risultanze del precedente anno finanziario, confrontando quanto si è speso (voce per voce) nei singoli Aggregati e/o Progetti.
Ovviamente il PTOF è fondamentale in questa fase in quanto tutto ciò che è stato deliberato deve anche essere finanziato.
Si riportano nelle Spese del Programma annuale i dati dei Totali Spese, calcolati per l’esercizio finanziario di riferimento, nelle Schede Illustrative Finanziarie.
Poiché le scuole utilizzano software specifici per la stesura del Programma annuale questo passaggio è automatico.
Le operazioni da svolgere per la compilazione delle spese sono il calcolo del:
- Totale Spese di tutti i Progetti/Attività;
- Disponibilità Finanziaria da programmare (Z01);
- Totale a pareggio.
Se i calcoli di cui sopra non sono completi e precisi, la somma totale della spesa dei Progetti/Attività può risultare incongruente con il totale entrate calcolate per il Programma annuale.
Se i conti non tornano il DSGA deve modificare i dati inseriti nelle schede illustrative finanziarie (Mod. B) dei Progetti/Attività finché i totali generali entrate/uscite non pareggino.
Utilizzo avanzo di amministrazione (Mod. D)
Il DSGA provvede a compilare il Mod. D relativo all’utilizzo dell’Avanzo di amministrazione.
Dal Mod. B il DSGA raccoglie i dati relativi agli importi dell’Avanzo di amministrazione utilizzato suddiviso in importo vincolato e non vincolato. Calcola poi il totale generale dell’utilizzo dell’Avanzo, sempre distinto in vincolato e non.
Per poter procedere a questa fase è indispensabile disporre di tutta la documentazione atta alla definizione corretta dell’Avanzo di amministrazione.
Quest’anno si opererà con l’Avanzo di amministrazione definitivo, ma le operazioni sono le stesse di quando si dovrà operare con l’Avanzo presunto. L’importante è simulare la chiusura dell’anno non al 31 dicembre ma per esempio al 30 novembre, andando poi a variare l’avanzo definitivo durante l’anno successivo.
Riepilogo conti economici (Mod. E)
Dopo aver inserito tutte le spese distinte per tipologia nelle schede B è possibile riepilogare il totale generale nel Mod. E.
Per questa operazione viene in soccorso del DSGA il software utilizzato da ogni scuola che, se le schede B sono state ben compilate, dà in automatico tale dato.
Relazione illustrativa
Ultimo atto necessario al completamento della documentazione prevista per la definizione del Programma annuale è la stesura della relazione illustrativa a cura del Dirigente scolastico e DSGA (ognuno per le proprie competenze).
Il Dirigente illustra e descrive dettagliatamente gli obiettivi da realizzare sempre in collegamento con il PDM e la destinazione delle risorse in coerenza con il PTOF. Il DSGA illustra dettagliatamente la composizione in entrata e uscita delle somme messe a disposizione dalla programmazione e distinte nelle schede allegato B.
La relazione deve descrivere analiticamente gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse, in coerenza con il PTOF, e dovrebbe toccare i seguenti punti:
- normative di riferimento;
- dati che caratterizzano la Scuola (alunni, personale, beni e locali disponibili);
- rapporti istituzionali e socio-economici instaurati nel contesto territoriale;
- obiettivi da realizzare;
- analisi delle entrate e delle spese;
- finalità e voci di spesa cui vengono destinate le entrate derivanti dal contributo delle famiglie, da erogazioni liberali e da quelli reperiti mediante sistemi di raccolta fondi e piattaforme di finanziamento collettivo;
- risultati della gestione in corso e quelli raggiunti nel precedente esercizio finanziario.
Per le scuole in cui sono presenti gestioni economiche separate, la relazione deve indicare l’indirizzo economico produttivo, gli obiettivi da realizzare, le risorse umane e strumentali da utilizzare e le entrate e le spese programmate per raggiungere il pareggio.
Il Fondo Economale per minute spese
Il nuovo Regolamento detta una disciplina maggiormente specifica in merito alle modalità di costituzione e gestione del fondo economale per le minute spese. In particolare, l’art. 21 prevede che ciascuna Istituzione scolastica può costituire, in sede di redazione del Programma annuale, un fondo economale per le minute spese per l’acquisizione di beni e servizi di modesta entità, necessari a garantire il regolare svolgimento delle ordinarie attività.
La consistenza massima del fondo economale per le minute spese, nonché la fissazione dell’importo massimo di ogni spesa minuta, da contenere comunque entro il limite massimo previsto dalla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante è stabilita dal Consiglio di Istituto in sede di approvazione del Programma annuale, con apposita autonoma delibera.
Pertanto, il Consiglio d’Istituto, in sede di approvazione del Programma annuale, con apposita delibera deve determinare:
- la consistenza massima del fondo;
- l’importo massimo di ogni spesa minuta.
È sempre vietato l’uso del fondo economale per le minute spese per acquisti per i quali l’Istituzione scolastica ha un contratto d’appalto in corso.
La gestione del fondo economale per le minute spese spetta al DSGA che, a tal fine, contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di cassa da lui eseguite nell’apposito registro informatizzato di cui all’art. 40, comma 1, lett. e del D.I. 129/2018. Il DSGA, in caso di assenza o impedimento, può contare per queste operazioni sul suo sostituto individuato all’inizio dell’anno.
Risulta di estrema importanza prima di chiudere la contabilità e lanciare il Conto consuntivo per avere le basi di partenza della programmazione dell’anno successivo operare queste azioni:
- radiare i residui attivi ritenuti inesigibili (cioè quei finanziamenti che non arriveranno più perché derivano ad esempio da rendicontazioni di progetti ormai chiusi e attuati con una cifra inferiore di quella accertata) – Esempio: somma accertata € 50.000 e utilizzata € 47.000;
- verificare la necessità di effettuare variazioni di bilancio per esempio per quei finanziamenti ottenuti in più rispetto alle somme accertate (accertato € 20.000, arrivati € 22.000);
- verificare le schede finanziarie allegato I di Attività e Progetti per eliminare eventuali segni negativi presenti nella colonna G “Competenze” alla voce “Residua disponibilità finanziaria”, prelevando da aggregati con capienza della stessa scheda la medesima cifra a copertura.
Conclusioni
Per concludere questa carrellata sulle azioni necessarie per arrivare a una programmazione efficiente ed efficace del Bilancio, va fatto un riferimento al triennio che ci aspetta.
Con l’a.s. 2022/2023 ha inizio infatti il nuovo triennio di vigenza del PTOF, predisposto ai sensi della Legge 107 del 13/07/2015. È questa l’occasione per riprendere l’ordinarietà del sistema di valutazione a partire dal Rapporto di autovalutazione (RAV). Infatti, l’individuazione, al termine dell’autovalutazione, delle priorità e dei traguardi da perseguire è alla base della pianificazione del Piano di Miglioramento che, da norma, deve essere indicato nel PTOF.
Al fine di individuare le priorità del triennio 2022-2025 è inoltre opportuno che, attraverso la predisposizione della Rendicontazione sociale relativa al triennio precedente, ciascuna scuola rifletta sui risultati effettivamente raggiunti. La sequenza logica del processo di valutazione prevede, infatti, l’analisi dei risultati conseguiti nel precedente triennio (Rendicontazione) al fine di riprendere il percorso di miglioramento con la nuova triennalità (RAV – Piano di miglioramento – PTOF).
Quanto sopra riportato è importante per avere sempre un quadro aggiornato per ogni scuola, dell’esigenza ineludibile di aggiornare il PTOF, collegandolo ai bisogni del Piano di Miglioramento, per produrre un Programma annuale che serva efficacemente a sostenere le azioni ivi indicate.
