In ossequio al dettato dell’art. 1, comma 143 della Legge 107/2015, il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, di concerto con il Ministero dell’Economia e delle Finanze, ha emanato il D.I. 129/2018, Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche (di seguito Regolamento di contabilità).
In effetti, in base al testo della legge si sarebbe dovuto trattare di necessarie modifiche al vecchio Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche, ma data la loro numerosità il decisore politico ha optato, come ormai ben sappiamo, per l’emanazione di un nuovo regolamento anziché per una rivisitazione dell’esistente.
Le novità recate hanno riguardato le disposizioni relative agli acquisti (con l’obiettivo di rendere quelle previste per le istituzioni scolastiche coerenti con la disciplina del Codice dei contratti pubblici), le disposizioni attinenti alla gestione degli incassi e dei pagamenti (in applicazione delle norme che riguardano l’adozione degli ordinativi informatici locali e l’introduzione della fatturazione elettronica per le pubbliche amministrazioni) e le disposizioni concernenti il sistema contabile e gli schemi di bilancio (in ossequio al principio dell’armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle amministrazioni pubbliche diverse da quelle statali, recato dal D.Lgs. 91/2011).
Oltre che perseguire l’obiettivo di attuare il necessario adeguamento normativo, con il Regolamento di contabilità l’amministrazione centrale ha voluto porre le basi per la realizzazione di un percorso di evoluzione del modello amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, perseguendo finalità di semplificazione, digitalizzazione e trasparenza.
Con riguardo alla semplificazione, le principali novità del Regolamento di contabilità hanno riguardato l’introduzione di ben definiti meccanismi di erogazione dei finanziamenti per il funzionamento delle scuole, nonché la previsione di servizi a supporto dell’azione amministrativa. Tra questi, ad esempio, la messa a disposizione di schemi standard per la realizzazione di specifiche procedure amministrativo-contabili. Rientrano tra tali schemi quelli relativi alla procedura per il rinnovo della convenzione di cassa, oggetto di questa trattazione.
Servizio di tesoreria unica e servizio di cassa
In attuazione dell’art. 7, commi 33 e 34 del Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni nella Legge 135/2012, le istituzioni scolastiche sono state assoggettate al sistema di tesoreria unica e inserite nella tabella A allegata alla Legge del 29/10/1984, n. 720, istitutiva appunto del sistema di tesoreria unica per enti e organismi pubblici.
Con la circolare n. 32 del 31/10/2012, il MEF ha dato indicazioni atte a chiarire la portata dell’innovazione introdotta con l’assoggettamento delle istituzioni scolastiche alla tesoreria unica, per le quali tale sistema ha rappresentato un elemento di assoluta novità, e a fornire le informazioni necessarie per assicurare uniformità di applicazione sul territorio.
Con la medesima circolare MEF, oltre a delineare il quadro normativo di riferimento e a definire l’ambito soggettivo di applicazione del sistema di tesoreria unico, sono state date indicazioni circa:
- il regime delle entrate;
- investimenti in titoli e depositi su conti correnti postali;
- le modalità di disposizione dei pagamenti.
Regime delle entrate
In proposito, la circolare stabilisce che:
- i finanziamenti statali, erogati dal Ministero dell’Istruzione ed eventualmente da altre amministrazioni statali, sono disposti con titoli di spesa da accreditare direttamente sul sottoconto infruttifero;
- i finanziamenti provenienti da regioni, enti locali ed eventualmente da altri enti inseriti nella tabella A allegata alla Legge 720/1984 sono trasferiti con operazioni di girofondi, da accreditare sul sottoconto infruttifero. Gli enti locali che a vario titolo non sono assoggettati al regime di tesoreria unica (es. gli enti locali della regione Friuli-Venezia Giulia) dispongono i propri finanziamenti agli istituti scolastici con accreditamento sui conti correnti bancari degli istituti stessi; il relativo riversamento presso la Banca d’Italia è disposto sul sottoconto infruttifero;
- i finanziamenti comunitari, compresa la quota di cofinanziamento nazionale, sono accreditati sul sottoconto infruttifero;
- i contributi da privati e i proventi delle gestioni economiche sono riscossi tramite il cassiere bancario e riversati sul sottoconto fruttifero;
- gli eventuali mutui e prestiti stipulati dagli istituti scolastici sono depositati sul sottoconto infruttifero qualora assistiti da contributo/garanzia statale, sul sottoconto fruttifero negli altri casi.
La circolare 32/2012 afferma inoltre che per le entrate accreditate direttamente presso il cassiere le istituzioni scolastiche devono fornire allo stesso l’indicazione per il riversamento sul sottoconto fruttifero o su quello infruttifero.
È richiamata anche l’attenzione dei cassieri sulla necessità di prestare particolare riguardo all’atto del versamento alla corretta imputazione delle somme al pertinente sottoconto della contabilità speciale, dato che eventuali rettifiche alle operazioni effettuate richiedono una procedura laboriosa e non possono che essere disposte a data corrente.
Investimenti in titoli e depositi su conti correnti postali
Il regime di tesoreria unica prevede l’accentramento presso la tesoreria statale di tutte le disponibilità liquide e, conseguentemente, il divieto di investire in prodotti finanziari le somme eccedenti le esigenze della gestione ordinaria.
La circolare 32/2012 ha previsto per gli istituti scolastici titolari di conti correnti postali, destinati in genere ad accogliere versamenti a vario titolo di contributi da parte delle famiglie, la possibilità che essi continuino ad utilizzare questo strumento, con l’obbligo di riversare le risorse presenti sui conti correnti postali presso il cassiere con cadenza almeno quindicinale. Tale limite temporale è stato ribadito nell’art. 13, comma 5 del D.I. 129/2018.
Modalità di disposizione dei pagamenti
La circolare 32/2012 ha infine puntualizzato che l’assoggettamento alla tesoreria unica non modifica l’operatività delle singole istituzioni scolastiche, che continuano a inviare i titoli di spesa emessi con le procedure ordinarie al proprio cassiere.
In essa è specificato che per i pagamenti a favore di altri istituti ed enti assoggettati al sistema di tesoreria unica e inseriti nella tabella A allegata alla Legge 720/1984, la regola generale prevede che detti pagamenti siano effettuati con la procedura del girofondi tra conti di tesoreria (e non con il bonifico). Peraltro, nel caso in cui gli istituti si trovino a pagare tributi (diversi da quelli per i quali viene utilizzato il mod. F24 EP), diritti, tariffe sulla base di procedure generali definite dall’ente creditore (es. il Comune), che si rivolgono a una pluralità di soggetti, sia pubblici che privati e prevedono modalità di versamento diverse (es. versamento su conto corrente postale), si ritiene che l’obbligo di girofondi possa essere derogato.
Per i pagamenti di imposte, ritenute fiscali, IRAP, contributi previdenziali e assistenziali le istituzioni scolastiche hanno l’obbligo di far ricorso all’apposita procedura telematica che si avvale del mod. F24 EP. Poiché l’addebito per il pagamento delle imposte viene effettuato direttamente sulla contabilità speciale di tesoreria unica, è necessario che gli istituti garantiscano la presenza sulle contabilità speciali di disponibilità sufficienti per la data di esecuzione del versamento.
Nell’allegato 1 alla circolare 32/2012 sono riportate le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate per l’utilizzo del mod. F24 EP e l’elenco dei codici tributo maggiormente ricorrenti.
Al fine di facilitare le attività di rendicontazione consentendo alle istituzioni scolastiche di eseguire controlli e verifiche sulla gestione della contabilità speciale di tesoreria unica, è possibile consultare telematicamente tramite l’applicazione Estratti Conto Online della Banca d’Italia il mod. 56 T. mensile, contenente i movimenti delle entrate e delle uscite e i saldi del relativo conto di tesoreria unica.
Convenzione di cassa
L’affidamento del servizio di cassa è disciplinato dall’art. 20 del D.I. 129/2018. La norma di riferimento stabilisce che il servizio di cassa deve rispondere alle disposizioni vigenti in materia di tesoreria unica (di cui abbiamo dato ampio riscontro nel paragrafo precedente) e ha per oggetto:
- la riscossione delle entrate e il pagamento delle spese facenti capo all’istituzione scolastica e da essa ordinate;
- la custodia e l’amministrazione di titoli e valori.
Il servizio di cassa deve essere affidato ad un unico operatore economico in possesso delle necessarie autorizzazioni previste dalla legge, utilizzando gli strumenti di acquisto e di negoziazione eventualmente predisposti da Consip SpA, d’intesa con il MIUR, anche sulla base degli schemi di gara appositamente predisposti dall’Amministrazione centrale al fine di uniformare le relative procedure selettive.
Tali schemi di gara sono stati trasmessi contestualmente con le specifiche indicazioni per l’affidamento del servizio di cassa, con nota MIUR n. 24078 del 30/11/2018.
Nella nota di cui sopra, il MIUR ha evidenziato che dagli esiti di apposita rilevazione è emerso che l’affidamento del servizio di cassa si distingue per una notevole omogeneità dei fabbisogni delle istituzioni scolastiche: essa consente e rende opportuno individuare forme di aggregazione nella fase di acquisizione del servizio con l’obiettivo di:
- incrementare l’interesse degli operatori economici del settore nei confronti della procedura in esame;
- ridurre la spesa in ragione delle economie di scala;
- costituire meccanismi sinergici tra gli Enti affidanti e perseguire una maggiore efficienza nella gestione della gara.
Stipula di accordi quadro
Il MIUR incoraggia dunque le istituzioni scolastiche a stipulare accordi di rete tra scuole per giungere all’affidamento del servizio di cassa. In tal senso, arriva a fornire con la nota suindicata solo ed esclusivamente schemi di atti che presuppongono affidamenti posti in essere, appunto, da reti di scuole.
L’istituzione di una rete per l’affidamento del servizio implica che sia la scuola capofila ad espletare la procedura anche per conto delle altre scuole aderenti alla rete, le quali potranno sottoscrivere il relativo contratto attuativo, soltanto dopo l’aggiudicazione dell’accordo quadro. Infatti, qualora l’affidamento del servizio avvenga tramite una rete di scuole ci sarà la stipula di un accordo quadro, anziché di un contratto ordinario di appalto.
Stipula di contratto ordinario di appalto
Qualora le istituzioni scolastiche decidano di espletare la procedura di gara singolarmente e non in rete, al termine della procedura di affidamento del servizio stipuleranno un contratto ordinario di appalto. Naturalmente, in questo caso le istituzioni scolastiche interessate devono modificare gli schemi di atti allegati alla nota di cui sopra, apportando le necessarie variazioni, e non devono utilizzare lo schema di accordo quadro (allegato 1 alla nota n. 24078 del 30/11/2018).
Disposizioni comuni
Riguardo ai criteri di aggiudicazione, la nota MIUR fa presente che considerato il rilevante grado di standardizzazione delle caratteristiche tecnico-merceologiche del servizio di cassa, è possibile espletare l’affidamento individuando la migliore offerta sulla base del minor prezzo, ai sensi dell’art. 95, comma 4, lett. b, D.Lgs. 50 del 18/04/2016. Ciò consente alle scuole di semplificare la procedura di affidamento, in quanto, venendo a mancare valutazioni discrezionali, non vi è l’obbligo di costituzione della commissione di gara.
Per quanto concerne la tipologia di procedura di approvvigionamento è possibile utilizzare:
- la procedura negoziata ex art. 36, comma 2, lettera b del D.Lgs. 50/2016 (ferma restando la possibilità per la Stazione Appaltante di ricorrere alle procedure ordinarie, ove ritenute preferibili) per importi inferiori a € 144.000,00, IVA esclusa;
- la procedura aperta ex art. 60 del D.Lgs. 50/2016 per importi pari o superiori a € 144.000,00, IVA esclusa.
Al fine di supportare l’azione amministrativa delle istituzioni scolastiche, il MIUR ha predisposto apposita documentazione di gara anch’essa allegata alla nota n. 24078/2018. Nel dettaglio, alla circolare MIUR è allegata la seguente documentazione di gara:
- Per l’espletamento della procedura apertaex art. 60 del D.Lgs. 50/2016:
- Disciplinare di gara
- Schema di Accordo Quadro (allegato 1)
- Capitolato tecnico (allegato 2)
- Schema di Dichiarazione Sostitutiva del concorrente (allegato 3)
- Schema di Dichiarazione Sostitutiva del subappaltatore (allegato 4)
- Schema di Offerta Economica (allegato 5)
- Schema di convenzione di cassa (allegato 6)
- Elenco delle Istituzioni Scolastiche aderenti alla Rete (allegato 7)
- Per l’espletamento della procedura negoziata ex art. 36, comma 2, lettera bdel D.Lgs. 50/2016:
- Lettera di invito
- Schema di Accordo Quadro (allegato 1)
- Capitolato tecnico (allegato 2)
- Schema di Dichiarazione Sostitutiva del concorrente (allegato 3)
- Schema di Dichiarazione Sostitutiva del subappaltatore (allegato 4)
- Schema di Offerta Economica (allegato 5)
- Schema di convenzione di cassa (allegato 6)
- Elenco delle Istituzioni Scolastiche aderenti alla Rete (allegato 7)
Per assicurare un corretto utilizzo della modulistica allegata alla circolare, il MIUR ha specificato che:
- le clausole redatte in rosso hanno ad oggetto le previsioni che devono essere inserite negli atti di gara solo ed esclusivamente qualora si suddivida la procedura in lotti;
- gli spazi in giallo, ricompresi all’interno di parentesi quadre, dovranno essere compilati in base alla caratteristiche della specifica procedura di affidamento;
- le parti in corsivo e in giallo, ricomprese all’interno di parentesi quadre, costituiscono indicazioni sulle modalità di utilizzo delle corrispondenti previsioni contenute nei documenti di gara e dovranno essere eliminate e/o recepite in sede di compilazione degli atti definitivi relativi alla procedura. Tali parti in rosso sono riferite alle disposizioni sui lotti.
Oltre alla documentazione di gara, sempre con l’intento di supportare le Istituzioni scolastiche nella compilazione della stessa, sono state fornite in calce alla circolare la lista dei servizi “base” e servizi “opzionali”, lo schema dei punteggi proposto e lo schema basi d’asta proposte.
Obbligo di utilizzare mezzi di comunicazione elettronici
La circolare MIUR con riguardo all’obbligo di utilizzare mezzi di comunicazione elettronici previsto dal Codice dei contratti pubblici, ritiene che le istituzioni scolastiche prive di una piattaforma di e-procurement possano continuare ad espletare procedure in forma cartacea. Ciò secondo le disposizioni MIUR è possibile applicando la deroga prevista dall’art. 52, commi 1 (terza parte) e 3 del D.Lgs. 50/2016.
In tale caso occorre motivare le ragioni nel provvedimento di indizione, nella lex specialis e, ove necessaria in considerazione dell’importo della gara, nella relazione unica. Anche qualora ricorrano a tale deroga, le istituzioni scolastiche devono richiedere ai concorrenti di presentare la documentazione di offerta, anche in formato elettronico, su supporto informatico (ad es., pen drive o CD-ROM), nelle rispettive buste cartacee, sigillate e controfirmate.
Richiesta di offerta su MePA
La circolare MIUR n. 24078/2018 ha specificato che, qualora presenti, per l’acquisizione del servizio di cassa debbano essere utilizzati gli strumenti di acquisto e di negoziazione eventualmente predisposti da Consip SpA.
Al momento non esistono sul Portale degli acquisti delle PA – Consip SpA convenzioni attive che abbiano ad oggetto l’offerta di servizi bancari, ma tali servizi sono invece disponibili sul catalogo MePA: è pertanto possibile, utilizzando la modulistica predisposta dal MIUR, effettuare una Richiesta di Offerta (RdO) oppure una Trattativa diretta per l’individuazione dell’istituto cui affidare la gestione del servizio di cassa.
Per individuare il bando di riferimento occorre entrale nel portale AcquistinretePA utilizzando le proprie credenziali di accesso e selezionare l’iniziativa Mercato Elettronico (figura 1).
All’interno del MePA, il Bando Servizi consente di negoziare, per importi sotto soglia di rilevanza comunitaria, l’acquisto di diverse tipologie di servizi (figura 2).
Il bando è organizzato in categorie merceologiche (figura 3).
Consultando i capitolati tecnici per ciascuna categoria è possibile verificare l’elenco dei codici CPV che possono essere oggetto di negoziazione. Il CPV è un sistema di classificazione unico per gli appalti pubblici, volto a unificare i riferimenti utilizzati dalle amministrazioni e dagli enti appaltanti per la descrizione dell’oggetto degli appalti.
Inoltre, la consultazione del capitolato consente di verificare se la tipologia di servizio è acquistabile esclusivamente tramite una richiesta di offerta (RdO) o una trattativa diretta, oppure prevede offerte complete e definite – quindi acquistabili anche con un ordine diretto (ODA).
La categoria merceologica “Servizi bancari” ha per oggetto la prestazione dei servizi di cassa e tesoreria. Nella documentazione dell’iniziativa è spiegato che per i servizi di tesoreria e di cassa, in ragione delle specifiche caratteristiche dei servizi che ne sono oggetto, è prevista la possibilità di procedere all’acquisto esclusivamente attraverso l’aggiudicazione di una Richiesta di Offerta (RdO) o di una Trattativa Diretta (TD).
Nel capitolato tecnico è specificato che i servizi che disciplina riguardano l’affidamento dei servizi di tesoreria e di cassa per gare il cui importo è al di sotto della soglia comunitaria, ai sensi dell’art. 3, comma 1, lett. ss del D.Lgs 50/2016, tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- apertura e gestione di conti correnti;
- gestione degli incassi e gestione dei pagamenti;
- gestione documentale relativa alla tenuta dei conti;
- attivazione e gestione di servizi telematici;
- gestione dei depositi cauzionali;
- acquisto, amministrazione e vendita di titoli e altri valori mobiliari;
- disponibilità a rilascio di polizze fideiussorie;
- verifica dei limiti entro i quali possono e devono essere eseguiti i pagamenti per ciascuna voce di spesa (servizio di tesoreria).
Sempre nel capitolato tecnico è specificato che deve essere fornita una serie di informazioni, alcune delle quali sono obbligatorie, come elencato in tabella.
Per la predisposizione della Richiesta di Offerta o della Trattativa diretta occorre cliccare sul tasto “Crea RDO” e successivamente, attraverso la stringa di ricerca, è necessario individuare il servizio richiesto digitando “Tesoreria, cassa e credito” (figura 4).
Dopo aver selezionato “Servizi di tesoreria e cassa (Scheda di RDO per fornitura a corpo)” è possibile procedere come di consueto per la predisposizione di una Richiesta di Offerta o di una Trattativa diretta.
Per i dettagli operativi relativi alla predisposizione di una Trattativa diretta per fornitura a corpo rimando all’approfondimento pubblicato su Sinergie di Scuola num. 90 – Giugno 2019.
