Prima di procedere all’acquisto di un bene per l’istituzione scolastica, è opportuno che tutto il personale abbia ben chiara la procedura da seguire, la modulistica da compilare e le verifiche necessarie.
A tal fine, riteniamo utile che ogni segreteria scolastica predisponga un’istruzione di lavoro per tutte le procedure relative ad ogni adempimento da svolgere.
Tale documento non solo è utile per il personale in servizio, ma anche in caso di nuove assunzioni o sostituzioni: in poche parole, leggendo le istruzioni e seguendo passo passo la procedura indicata, ognuno sarà in grado di svolgere quel determinato compito.
Di seguito proponiamo un’istruzione di lavoro per procedere ad un acquisto.
Il documento, insieme ad un fac-simile di Regolamento per l’acquisto in economia di forniture di beni e servizi, è disponibile nella sezione Modulistica e anche qui in allegato al fondo di questa pagina (per il Regolamento si ringrazia per il prezioso contributo il dr. Salvatore Gallo, DSGA di una scuola che sta operando nell’ambito del PROGETTO CO.GE.).
Ma prima vediamo in sintesi quali sono le tipologie di forniture di beni e servizi per le quali è ammesso il ricorso alle procedure di spesa in economia e le modalità di acquisizione da indicare espressamente nell’apposito Regolamento.
Tipologie di forniture
Acquisti di importo superiore a 10.000 euro (I.C.)
Per importi superiori a 10.000 euro, IVA compresa, è obbligatorio consultare il sito di EQUITALIA per verificare che la ditta appaltante non abbia debiti nei confronti dello Stato (Agenzia delle Entrate).
Dalla homepage del sito si accede all’area SERVIZIO DI VERIFICA INADEMPIMENTI. È necessario essere registrati ed effettuare il login nell’area dedicata in alto a destra. Una volta effettuato il login, si visualizza il Cruscotto dell’Area personale dove, nella sezione Servizi, è disponibile il link “Verifica inadempimenti” per accedere al sistema.
Il Servizio consente a tutte le P.A. di accertare – prima di effettuare il pagamento di somme di importo superiore a 10mila euro –se il beneficiario del pagamento sia inadempiente all’obbligo di versamento derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento.
Per utilizzare questa funzionalità, l’amministrazione dovrà estrarre dai propri sistemi informatici i dati dei beneficiari dei pagamenti da sottoporre a verifica e predisporli in file, con formato e tracciato standard rispondenti ai requisiti tecnici descritti nel documento “Verifica massiva inadempimenti – linee guida per operatori di verifica”.
L’acquisizione di forniture di beni e di servizi in economia è consentita fino all’importo di 211.000,00 euro (soggetto ad adeguamento automatico, tenuto conto della revisione periodica di cui all’art. 248 del Codice dei Contratti pubblici), nonché in alcuni casi particolari di cui vedremo più avanti. Gli importi monetari, di volta in volta determinati, sono sempre da intendersi al netto degli oneri fiscali (I.V.A.).
Nessuna fornitura di beni e/o servizi d’importo superiore a quello indicato potrà essere artificiosamente frazionata: per cui, oltre tale importo, si dovrà provvedere attraverso le ordinarie procedure d’acquisto di servizi e forniture, applicando le disposizioni nazionali e/o comunitarie in materia.
Nei limiti di cui sopra, è ammesso il ricorso alle procedure di spesa in economia per l’acquisizione delle seguenti tipologie di forniture di beni e servizi, indicate a titolo esemplificativo e non esaustivo:
Tipologie di beni
- Libri, riviste e giornali e pubblicazioni in genere e abbonamenti a periodici e ad agenzie di informazione;
- Apparecchiature informatiche;
- Arredi e attrezzature per locali e uffici;
- Beni e apparecchi per la telefonia fissa e mobile;
- Beni e apparecchiature necessari per la manutenzione di immobili ed impianti;
- Beni mobili, fotocopiatrici, climatizzatori e attrezzature varie necessarie al corretto svolgimento dell’attività scolastica;
- Beni per l’igiene e la pulizia dei locali;
- Beni per l’acquisto e la manutenzione, sistemazione e completamento di apparecchiature informatiche (terminali, personal computer, stampanti ecc.) e per servizi informatici in genere;
- Cancelleria;
- Locazione di beni mobili;
- Materiale di ferramenta;
- Programmi informatici;
- Rilegatura di libri e pubblicazioni.
Tipologie di servizi
- Servizi di manutenzione e riparazione d’impianti e attrezzature;
- Servizi di mensa e di ristorazione;
- Servizi di spedizione (ad esclusione dei servizi postali), imballaggio, magazzinaggio e facchinaggio;
- Servizi di stampa, tipografia, litografia o realizzati per mezzo di tecnologia audiovisiva;
- Servizi di trasporto in genere;
- Servizi assicurativi, bancari;
- Servizi culturali;
- Servizi di consulenza, studi, ricerca, indagini e rilevazioni statistiche;
- Servizi di pulizia;
- Servizi ricreativi e sportivi;
- Servizi informatici;
- Servizi medici e sanitari;
- Servizi per la vigilanza e la sicurezza;
- Servizi di eliminazione di scarichi di fogna e di rifiuti, disinfestazione e servizi analoghi;
- Spese per rappresentanza;
- Spese per servizi di formazione e perfezionamento del personale docente e ATA.
Casistiche particolari
Il ricorso al sistema delle spese in economia è consentito anche nelle seguenti ipotesi:
- risoluzione, anche parziale, di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto;
- necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso (ivi non previste) qualora non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito dell’oggetto principale del contratto medesimo;
- acquisizione di beni o servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente;
- interventi urgenti resi necessari da eventi oggettivamente imprevedibili al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone, animali o cose, nonché a danno dell’igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale.
Modalità di esecuzione delle acquisizioni in economia
Le acquisizioni di forniture di beni e di servizi in economia possono essere effettuate con le seguenti procedure:
- in amministrazione diretta: tale sistema è applicabile alle prestazioni di servizi. In questo caso, sotto la direzione del Responsabile del Procedimento, l’istituto scolastico organizza ed esegue i servizi per mezzo di personale dipendente o eventualmente assunto per l’occasione, utilizzando mezzi propri appositamente acquistati o noleggiati e acquisendo direttamente le eventuali forniture di beni che dovessero rendersi necessarie. L’istituto potrà procedere all’affidamento anche operando una ricerca di mercato contattando tre ditte inserite nell’albo dei fornitori, oppure attraverso una procedura di licitazione privata, osservando anche le proposte di mercato inserite nel sito della CONSIP;
- a cottimo fiduciario:l’affidamento dei servizi e l’acquisizione dei beni a cottimo fiduciario può essere effettuato:
- mediante procedura negoziata, senza preliminare pubblicazione di bando;
- mediante affidamento diretto;
- mediante ricorso ai sistemi dinamici di acquisizione di cui all’art. 60 del Codice del Contratti pubblici (D.Lgs. 163/2006);
- mediante ricorso al mercato elettronico di cui al Capo III del DPR 101/02;
- mediante adesione alle convenzioni stipulate ai sensi dell’art. 26 della Legge 23 dicembre 1999, n. 488 s.m.i.;
- mediante adesione alle convenzioni stipulate da centrali di committenza ai sensi dell’art. 33 Codice del Contratti (D.Lgs. 163/2006).
Stipula del contratto
Acquisti in convenzione CONSIP
Per l’acquisto di beni e servizi le istituzioni scolastiche statali, ai sensi della legge finanziaria 2007, sono escluse dall’obbligo dell’utilizzo delle cosiddette convenzioni Consip.
Ferma restando la possibilità di poter comunque ricorrere a tali convenzioni, permane l’obbligo per le pubbliche amministrazioni di utilizzarne i parametri prezzo-qualità come limiti massimi per la stipulazione dei contratti per l’acquisto di beni e servizi, all’evidente scopo di concorrere alla razionalizzazione e al contenimento della spesa pubblica (legge n. 111/2011).
Quindi, per procedere in via autonoma all’acquisto di beni e servizi, occorre in via preliminare verificarne la convenienza rispetto ai parametri di prezzo e qualità offerti nelle convenzioni. La verifica effettuata deve ovviamente essere documentabile e conservata agli atti di ufficio.
Per il mancato rispetto dei predetti parametri si può incorrere in ipotesi di responsabilità amministrativa.
Indipendente dalla procedura utilizzata, a seguito dell’aggiudicazione della fornitura dei beni e/o dei servizi acquisiti, il Dirigente scolastico, previa acquisizione e verifica positiva della documentazione necessaria ai fini della stipulazione – fatto salvo quanto previsto dall’art. 11 comma 11 del Codice dei Contratti – procederà alla formazione e sottoscrizione degli atti contrattuali nelle forme di legge, che saranno sottoscritti dal Dirigente scolastico o da soggetto da questi delegato.
In caso di urgenza, l’istituto scolastico potrà procedere alla stipulazione del contratto nelle more di verifica dell’effettiva sussistenza in capo all’aggiudicatario dei requisiti indicati nelle dichiarazioni sostitutive presentate in fase di selezione. Laddove si verifichi la mancata sussistenza anche di un solo dei requisiti, l’aggiudicatario decadrà dal contratto sottoscritto con effetto retroattivo, fermo il diritto di quest’ultimo ad ottenere il rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione delle prestazioni effettuate fino all’accertamento e alla comunicazione delle cause di decadenza dell’affidamento.
Ai fini della verifica della sussistenza dei requisiti richiesti nell’invito, l’aggiudicatario dovrà produrre quanto di seguito indicato:
- tutta la documentazione in originale o in copia autenticata atta a comprovare il possesso dei requisiti economici-finanziari e morali dichiarati a mezzo dichiarazioni sostitutive;
- prova documentale dei poteri della persona che sottoscriverà il Contratto (se non contenuta nel certificato di iscrizione al registro delle imprese, rilasciato dalla competente CCIAA);
- certificato di iscrizione al registro delle imprese con nulla-osta ai sensi della vigente normativa antimafia, rilasciato dalla competente CCIAA, contenente l’elenco di tutti i componenti il consiglio di amministrazione e dell’eventuale Direttore Generale, o dei soci o dei soci accomandatari o dei titolari della società;
- qualora il sottoscrittore dei documenti di gara e/o il sottoscrittore del contratto non sia compreso tra i soggetti elencati nel certificato di iscrizione al registro delle imprese rilasciato dalla competente CCIAA, autocertificazione relativa all’insussistenza, in capo allo stesso, delle cause di divieto, decadenza o sospensione ex art. 10 L. 575/65 s.m.i.;
- eventualmente, la certificazione in materia di assunzione disabili;
- il documento unico di regolarità contributiva.
Ad avvenuto accertamento dell’esistenza dei requisiti richiesti, saranno richieste all’aggiudicatario della trattativa le informazioni necessarie ai fini del suo inserimento all’interno dell’Elenco degli Operatori.
Le acquisizioni di beni e/o di servizi di valore inferiore a 40.000 euro verranno formalizzati attraverso l’emissione di specifici atti contrattuali. Tutte le eventuali spese di contratto (bolli, registrazione, copie ecc.) sono a carico del Fornitore. Il DSGA è ufficiale rogante.
Segreteria Finanziaria: procedura e istruzioni per gli acquisti
Prima di effettuare un acquisto, ciascun docente o dipendente della scuola (assistente amministrativo, assistente tecnico o collaboratore scolastico) compila il modello di richiesta depositato presso la segreteria finanziaria, lo si pone alla visione del Direttore S.G.A., il quale verifica la capienza economica e, in caso positivo, il Dirigente scolastico autorizza l’acquisto del materiale.
Successivamente si verifica se l’acquisto rientra in uno dei criteri inseriti nella tabella A sotto riportata.
Al termine della procedura, si emette il buono d’ordine.
Per compilare il buono d’ordine si accede al programma di gestione: MAGAZZINO CONTABILITÀ -> MAGAZZINO -> GIORNALIERE, quindi cliccare su BUONO D’ORDINE.
Nella compilazione del buono d’ordine è fondamentale inserire l’oggetto che si vuole acquistare, la data, il fornitore, assegnare un numero di protocollo, la quantità del materiale che si desidera comprare, e il prezzo unitario dell’articolo in questione.
Dopo avere assegnato un numero per l’impegno e dopo avere imputato la spesa, si invia il buono d’ordine tramite fax alla ditta fornitrice.
È fondamentale, in questa fase, registrare il CIG ed essere sicuri di aver scaricato il DURC o di avere agli atti un documento valido.
Come richiedere il CIG – codice identificativo di gara
Il CIG deve essere richiesto per tutte le procedure di scelta del contraente, compresi gli affidamenti diretti, aventi ad oggetto lavori, servizi e forniture, indipendentemente dal valore della procedura stessa (fatta eccezione per i contratti di cui agli artt. 16 e 25 del D.Lgs. 163/06 e smi).
Per richiedere il CIG occorre accreditarsi presso il sito internet www.autoritalavoripubblici.it, cliccando sulla voce Sistema informativo monitoraggio gara (SIMOG) posto nella pagina dedicata ai servizi ad accesso riservato.
A decorrere dal 2 maggio 2011 è disponibile una nuova procedura semplificata per il rilascio del CIG applicabile nei seguenti casi:
- contratti di lavori di importo inferiore a € 40.000,00, di servizi e forniture di importo inferiore a € 20.000,00, affidati ai sensi dell’art. 125 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i. (Codice) o mediante procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando;
- contratti di cui agli artt. 16, 17 e 18 del Codice, indipendentemente dall’importo;
- altri contratti esclusi in tutto o in parte dall’ambito di applicazione del Codice fino ad un importo di € 150.000,00;
- contratti affidati direttamente da un ente aggiudicatore o da un concessionario di lavori pubblici ad imprese collegate, ai sensi, rispettivamente, degli artt. 218 e 149 del Codice.
Le operazioni connesse al rilascio del codice CIG sono consentite esclusivamente al Responsabile del Procedimento, indipendentemente dalla procedura adottata e dalla tipologia di contratto che la stazione appaltante intende affidare.
Come richiedere il DURC
Il DURC deve essere richiesto per via telematica attraverso il sito internet www.sportellounicoprevidenziale.it, previa registrazione sul sito dell’INPS.
Per inoltrare una richiesta, l’utente deve cliccare su D.U.R.C. posizionato sotto il rigo Gestione pratiche, quindi cliccare sull’icona Nuova. Il sito propone automaticamente all’utente le sezioni da compilare, guidandolo nella compilazione.
Per ogni schermata, la procedura propone automaticamente le funzioni attivabili, ad esempio Continua, Ricerca, Nuovo, Indietro, Invia, Salva, Inoltra documento.
Le sezioni denominate Liste (es. Lista committenti/stazioni appaltanti) propongono più righe contenenti caratteri o gruppi di dati che a video sono evidenziati con il carattere sottolineato: il rigo di interesse deve essere selezionato cliccando sul rigo stesso.
Al termine della compilazione, l’utente seleziona Inoltra richiesta e il sistema informatico la trasmette automaticamente alle strutture INPS, INAIL e Cassa Edile competenti.
Quando alla scuola perviene il materiale, esso è accompagnato da un documento di trasporto (DDT) o da una bolla di consegna con il materiale acquistato. È necessario procedere al controllo del materiale, che deve corrispondere a quanto indicato sulla richiesta d’acquisto e sul buono d’ordine; contestualmente si prepara il buono di carico e scarico seguendo sempre lo stesso procedimento precedentemente indicato: MAGAZZINO CONTABILITÀ -> MAGAZZINO -> GIORNALIERE, quindi cliccare su BUONO CARICO/SCARICO, relativamente alla registrazione nell’inventario dei beni o nel facile consumo del bene.
Il materiale va consegnato alla persona che dovrà usarlo, con apposita comunicazione.
Se il bene è da inventariare, è obbligatorio procedere all’effettuazione del collaudo da parte della Commissione appositamente nominata.
Quando la scuola è in possesso della fattura, si procede al pagamento (fase di liquidazione), mediante mandato e sulla fattura va apposto il timbro di congruità dei prezzi. Al mandato si allega tutta la documentazione completa di:
- richiesta d’acquisto;
- buono d’ordine (con identificazione del CIG);
- bolla di consegna;
- buono carico/scarico;
- verbale di collaudo (solo in caso di beni da inventariare);
- fattura;
- DURC (Documento unico di regolarità contributiva);
- CIG (Codice identificativo gara) che la scuola deve richiedere all’Autorità Lavori Pubblici;
- CUP (codice unico di progetto) che è obbligatorio richiedere e menzionare in ogni pratica nel caso di progetti di investimento pubblico;
- tracciabilita dei flussi (dichiarazione della ditta del Conto dedicato).
Solo in questo caso il DSGA o un suo delegato potrà procedere alla liquidazione della fattura.
Tutta la documentazione completa deve essere accuratamente conservata e sarà prova di controllo del Revisore dei Conti.
