La chiusura dell'anno scolastico

Il mese di giugno rappresenta sostanzialmente un “collo di bottiglia” per la scuola, quando le attività didattiche hanno termine e con esse anche l’anno scolastico nel suo complesso si avvia alla conclusione.

Molti sono gli appuntamenti e gli adempimenti richiesti ai docenti e alle segreterie per consentire una chiusura d’anno puntuale e ordinata e, nello stesso tempo, una efficace predisposizione e programmazione che quello che sarà l’anno successivo.

Esaminiamo qualcuno degli argomenti specifici per i vari settori della Segreteria. 

Settore Didattica

Valutazione degli alunni e registri

L’aspetto più importante è certamente quello connesso alla valutazione degli alunni, normata dal D.Lgs. 59 del 19/02/2004, dalla L. 169/2008, dalle circolari collegate, dal D.P.R. 122/2009 e, più recentemente, dalla C.M. n. 8 del 6/03/2013.

Le Segreterie predispongono e raccolgono tutta la documentazione relativa a scrutini ed esami finali, tenendo presente che i docenti dovranno consegnare i registri di classe debitamente compilati, i registri personali con le relazioni sul lavoro svolto in classe, i registri degli scrutini e i documenti di valutazione degli alunni.

I registri e i documenti di valutazione degli alunni possono essere in formato cartaceo (più diffuso per la scuola primaria e dell’infanzia) e/o in formato digitale per la scuola secondaria di I e II grado, così come previsto dal D.L. 6/07/2012, n. 95, convertito dalla legge 7/08/2012 n. 135, recante “Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini”:

Titolo II – Riduzione della spesa delle amministrazioni statali e degli enti non territoriali
Art. 7 – Riduzione della spesa della Presidenza del Consiglio dei ministri e dei Ministeri
[...]
29. A decorrere dall’anno scolastico 2012-2013 le istituzioni scolastiche ed educative redigono la pagella degli alunni in formato elettronico. 
30. La pagella elettronica ha la medesima validità legale del documento cartaceo ed è resa disponibile per le famiglie sul web o tramite posta elettronica o altra modalità digitale. Resta comunque fermo il diritto dell’interessato di ottenere su richiesta gratuitamente copia cartacea del documento redatto in formato elettronico. 
31. A decorrere dall’a.s. 2012/2013 le istituzioni scolastiche e i docenti adottano registri on line e inviano le comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico.
32. All’attuazione delle disposizioni del presente articolo si provvede con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
[...]

Purtroppo le risorse attivabili a questo fine sono diverse da scuola e scuola e, in una mappatura a pelle di leopardo, mancano anche indicazioni ministeriali che consentano uniformità nella gestione di documenti informatizzati, dato che l’unica circolare in tal senso, la prot. n. 1682 del 3/10/2012, si limita a considerare «opportuno che le istituzioni scolastiche, nell’ambito dell’esercizio della loro autonomia, valutino al meglio, sia dal punto di vista della funzionalità dei pacchetti sia, soprattutto, dal punto di vista della convenienza economica, le proposte disponibili, utilizzando a tal fine ogni possibile modalità di coordinamento e di scambio di informazioni con altre scuole aventi esigenze simili».

In ogni caso, le Segreterie avranno cura di raccogliere e archiviare tutta la documentazione in argomento, con particolare riferimento alle certificazioni delle competenze acquisite dagli studenti nelle varie tappe del ciclo di istruzione (termine della scuola primaria, termine della scuola secondaria di I grado, termine del ciclo obbligatorio di istruzione).

Esami di Stato del I ciclo

Per quanto riguarda, ad esempio, gli esami di Stato per la scuola secondaria di I grado, le Segreterie inseriranno in SIDI i seguenti dati:

• elenchi dei candidati interni, previa verifica dei loro dati nell’Anagrafe nazionale alunni ed eventuale modifica di dati non conformi (alunni trasferiti, erroneamente inseriti, che hanno interrotto la frequenza ecc.);
• elenchi di eventuali candidati esterni, con l’inserimento dei loro dati anagrafici;
• esiti degli scrutini, specificando se vi siano alunni frequentanti il terzo anno di scuola secondaria di I grado non ammessi all’esame;
• esiti degli esami, indicando per ogni singolo candidato le seguenti informazioni:
  1. Sessione: Ordinaria o Prove Suppletive;
  2. Giudizio di idoneità: voto numerico da 1 a 10;
  3. Voti nelle varie discipline e prove d’esame: voto numerico da 1 a 10, Assente o Non Valorizzato;
  4. Voto Finale: voto numerico da 1 a 10;
  5. Lode: Si o No;
  6. Esito Finale: Licenziato, Non Licenziato e Attestato;
  7. Attestato di Credito Formativo: Si o No;
  8. scelta relativa all’attuazione del diritto/dovere all’istruzione.

Diplomi e certificati

Dopo la conclusione degli esami, e in base al numero degli studenti che li avranno superati, saranno richiesti agli Uffici scolastici Territoriali i diplomi di Stato, la cui gestione è indicata nella C.M. n. 51 MIURAOODGOS prot. n. 4437 /R.U./U dell’11/06/2010.

Nel caso in cui i diplomi non siano disponibili all’atto di chiusura della sessione d’esame, il Presidente della Commissione delega, per iscritto, alla firma dei diplomi medesimi il Dirigente scolastico della scuola sede d’esame, senza indicarne le generalità (tale delega conserva il suo valore anche per altro dirigente subentrante). In questo caso la dizione prestampata sul diploma “Il Presidente della Commissione” deve essere preceduta da un “per” e, sotto, occorre indicare, a stampa o a stampatello, in colonna “Il Dirigente scolastico delegato” e, tra parentesi, il suo nome e cognome.

In attesa della consegna dei diplomi, i Dirigenti scolastici possono, a richiesta degli interessati, rilasciare certificati (debitamente numerati e registrati: Registro dei certificati e degli attestati) relativi al conseguimento del titolo di studio e necessari per la conferma di iscrizione alla prima classe della scuola secondaria di II grado (vedi modello allegato).

Fascicolo alunno

Nel passaggio degli studenti da un ciclo di istruzione all’altro, oppure da un istituto all’altro per trasferimento, le Segreterie trasferiranno il fascicolo personale dell’alunno (C.M. n. 349 del 7/08/1998) che raccoglie tutta la documentazione esistente e può essere considerato utile complemento documentale dei dati reperibili nell’Anagrafe degli Alunni del Portale SIDI, soprattutto nel caso di alunni stranieri.

Settore Personale

Richieste ferie

Particolare cura va riservata alle richieste di ferie, tenendo presente le seguenti distinzioni:

Docenti e personale ATA a tempo indeterminato: hanno diritto a 32 giorni di ferie (30 se il servizio complessivamente prestato è inferiore a 1080 giorni) e 4 giorni di festività soppresse, che vanno fruiti entro l’anno scolastico (31 agosto) con un periodo minimo di 15 giorni lavorativi consecutivi.

Per il personale ATA che presta servizio su 5 giorni settimanali, ai sensi dell’art. 13 del CCNL 2006-2009, il sesto è comunque considerato lavorativo ai fini del computo delle ferie e i giorni di ferie goduti per frazioni inferiori la settimana vengono calcolati in ragione di 1,2 per ciascun giorno.

Per semplificare il calcolo, può essere utilizzata la seguente proporzione:

che per prassi, essendo i decimali del risultati superiori alla metà, si arrotonda per eccesso al numero intero superiore (27 giorni).

Stabilire pertanto un totale annuo di 27 giorni di ferie fruibili dal personale ATA che presta servizio su 5 giorni lavorativi agevola i calcoli, che sono semplici se le richieste comprendono solo settimane intere ma di comprensione non così immediata nel caso di ferie fruite per periodi inferiori.

Da evidenziare la previsione contrattuale di assicurare al dipendente il godimento di almeno 15 giorni lavorativi continuativi di riposo nel periodo 1° luglio – 31 agosto, che i carichi di lavoro del personale di segreteria nel periodo estivo (spesso conseguenti al termine del servizio di personale con nomina fino al 30 giugno, ma anche adempimenti relativi ad esami di Stato, determinazione organici ed eventuale gestione dei perdenti posto, liquidazione compensi accessori, ricostruzioni di carriera dei neo-confermati in ruolo, aggiornamenti dati in SIDI, aggiornamento graduatorie di terza fascia dei supplenti e via dicendo) non sempre consentono di programmare serenamente.

Lo stesso ragionamento non è valido per il personale docente, per il quale le ferie sono sempre calcolate su base 30 o 32.

Docenti e ATA con contratto a tempo determinato: come è noto, dal 1° gennaio 2013, secondo quanto stabilito della legge 228/2012 art. 1, commi 54 e 55 (cd. Legge di stabilità 2013), i docenti in servizio con contratto fino al 30 giugno vengono considerati in ferie nei periodi di sospensione delle lezioni, sia in base al calendario scolastico, sia nei casi in cui la sospensione sia dovuta ad altri motivi (es. sospensione delle lezioni per l’organizzazione dei seggi elettorali e per i concorsi ecc.).

La nota Mef prot. 72696 del 4/09/2013 distingue simpaticamente tra «giorni effettivamente fruiti» (di ferie) e «giorni non lavorati», e rimarca che l’art. 1 comma 55 fa riferimento «ai giorni [...] in cui è consentito al personale [...] fruire delle ferie» e non a quelli in cui dette ferie siano effettivamente fruite. A nulla rileva dunque, ai fini della “monetizzazione”, se il dipendente abbia o meno richiesto le ferie, bensì si dovrà tener unicamente conto della mera astratta facoltà di fruirle.

Ne consegue che successivamente all’entrata in vigore dell’art. 1 comma 55 in questione, e quindi a decorrere dal 1° gennaio 2013, sarà consentita la monetizzazione delle ferie in favore del personale docente a tempo determinato nella misura data dai giorni di ferie spettanti, detratti quelli di sospensione delle lezioni compresi nel periodo contrattuale.

Nulla è innovato per il personale ATA, prosegue la circolare, cui potrà essere riconosciuta la “monetizzazione” delle ferie, se supplente breve e saltuario, solo se questa è incompatibile con la durata del rapporto di lavoro, mentre al personale ATA supplente annuale e fino al termine delle attività didattiche le ferie non fruite potranno essere “monetizzate” solo nei casi contemplati dalla nota DFP 32937/2012 del Dipartimento della Funzione Pubblica (ridotta durata del rapporto di lavoro o sospensione del rapporto di lavoro cui segua la sua cessazione).

A tal fine, è quindi opportuno predisporre tabelle riepilogative da inoltrare eventualmente alla Ragioneria competente per territorio assieme al decreto dirigenziale di liquidazione delle competenze spettanti.

Fondo d’istituto

Chi si occupa del personale dovrà anche raccogliere e predisporre la documentazione relativa alla liquidazione del fondo di istituto (che comprende compensi accessori derivanti anche da finanziamenti regionali/statali/europei), procedimento che richiede le seguenti importanti tappe:

1. verifica delle disponibilità di bilancio e/o delle assegnazioni caricate per il cedolino unico, facendo particolare attenzione all’effettiva riassegnazione delle somme FIS residuali al 31 dicembre 2013, previa consultazione del sistema AmICa (AMmministrazione Integrata Contabilità) del portale SIDI, che così riepiloga le nuove classificazioni di spesa e indica i dati sia in formato grafico che tabellare;
2. raccolta delle dichiarazioni degli interessati e dei documenti (registri, relazioni finali, verbali di riunioni ecc.) relativi alle attività svolte  (vedi modello);
3. verifica della loro congruenza con gli incarichi conferiti a seguito della contrattazione integrativa di istituto (che fissa i criteri per la ripartizione delle risorse del fondo d’istituto e per l’attribuzione dei compensi accessori – CCNL Scuola 2006-2009 art. 6 comma 2 lett. l) della delibera del Consiglio di Istituto (che definisce le attività da retribuire, compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili, in correlazione con il POF, una volta acquisita la delibera del collegio dei docenti – ibidem, art. 88 comma 1) e della certificazione di compatibilità finanziaria dei Revisori dei Conti;
4. attestazione del Dirigente scolastico, responsabile della gestione delle risorse finanziarie e strumentali e dei risultati del servizio, circa l’effettivo svolgimento delle attività dichiarate dal personale;
5. predisposizione tabelle riepilogative e inserimento dati contabili delle competenze accessorie nella gestione accessoria di NoiPA, entro il 31 agosto;
6. predisposizione documenti per l’informazione successiva e per la verifica dell’attuazione della contrattazione collettiva integrativa d’istituto sull’utilizzo delle risorse.

Area Finanziaria

Una verifica più generale sullo stato dell’arte e, in particolare, sulla realizzazione del programma annuale interessa l’area finanziaria.

Entro il 30 giugno infatti è opportuno fare il punto sullo stato di avanzamento dei progetti e delle attività dell’Istituto per una duplice finalità:

1. verificare l’effettivo utilizzo delle risorse al termine dell’anno scolastico e valutare (auto-valutare) i risultati della connessa attività didattica, amministrativa e gestionale;
2. ripensare e rivedere il programma approvato all’inizio dell’anno solare, adattandolo alle prospettive e alle esigenze di un nuovo anno scolastico, in modo tale che non vi siano incertezze o ritardi nel pieno utilizzo delle risorse finanziarie disponibili e che eventuali scostamenti rispetto alla previsione siano aggiustati con le necessarie azioni correttive.

È quindi indispensabile che si operi in vera sinergia, e che tutte le componenti della scuola riflettano, ciascuno per la parte di propria competenza, sui risultati dell’anno che si sta concludendo e sul raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati, non solo dal punto di vista della garanzia del successo formativo degli studenti, ma anche da quello dell’efficacia ed efficienza del servizio scolastico nel suo complesso, misurabile anche per mezzo di questionari di soddisfazione degli studenti, dei genitori e del personale in servizio. 

Direttore e Dirigente, ciascuno per la parte di propria competenza, predispongono apposita relazione al Consiglio di Istituto: il primo, con il modello H bis, riferisce sulle entrate accertate e sulla consistenza degli impegni assunti, nonché dei pagamenti eseguiti; il secondo predispone un apposito documento che consenta al Consiglio di verificare le disponibilità finanziarie dell’istituto nonché lo stato di attuazione del programma. 

Evidentemente il documento dirigenziale non analizza aspetti tecnici ma si concretizza in una più ampia verifica dell’attuazione del POF, esaminando alcuni punti essenziali di monitoraggio:

• rapporti con le famiglie;
• rapporti con le altre istituzioni scolastiche;
• rapporti con il territorio e con le istituzioni;
• rapporti con la RSU e attività negoziale;
• direzione e coordinamento dell’attività organizzativa;
• direzione e coordinamento dell’attività amministrativa;
• organi collegiali;
• programmazione didattica e innovazione;
• azioni di accoglienza e orientamento;
• formazione in servizio;
• visite guidate, eventi, manifestazioni;
• valutazione degli alunni (vedi modello).

Gestione del patrimonio

Infine, con riferimento all’area di gestione del patrimonio, al termine delle attività didattiche è importante che il Direttore Sga, coadiuvato dagli assistenti tecnici (ove presenti) o da altro personale ATA, eserciti le sue funzioni di consegnatario e quindi responsabile dei beni inventariati, oltre che delle scritture contabili, predisponendo alcune importanti operazioni:

1. riconsegna del materiale didattico, tecnico, scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine da parte dei sub consegnatari cui era stato affidato in custodia all’inizio dell’anno scolastico, previa ricognizione (analogo passaggio potrebbe utilmente essere previsto da un regolamento interno all’Istituto per i beni presenti nei plessi periferici);
2. verificadell’effettiva presenza e dello stato di conservazione dei beni:
   • nell’ipotesi di materiale mancante per motivi di forza maggiore o per furto, il Direttore Sga ne propone l’eliminazione dall’inventario al Dirigente scolastico, il quale emana apposito provvedimento, dove va indicato l’obbligo di reintegro a carico degli eventuali responsabili, allegando copia della denuncia presentata alla locale autorità di pubblica sicurezza, qualora trattasi di materiale mancante per furto, o il verbale redatto da una commissione interna nel caso di materiale reso inservibile all’uso;
   • nel caso invece si riscontri la presenza di materiali fuori uso oppure obsoleti, il Direttore Sga avvia le procedure per la loro vendita, pubblicando sul sito della scuola un avviso d’asta e dandone informazione agli alunni/famiglie. Se non perviene alcuna offerta d’acquisto, i beni possono essere ceduti a titolo gratuito a enti o a privati ed eventualmente infine distrutti se non vi siano soggetti interessati alla loro acquisizione;
   • qualora invece vi siano beni non più utilizzabili, la scuola contatterà direttamente altre istituzioni scolastiche o altri enti pubblici per la loro cessione diretta mediante trattativa privata, qualora siano interessati all’acquisto e formulino un’offerta di acquisto.

I docenti tenuti a prestare servizio, dal canto loro, collaboreranno al riordino delle aule, dei libri, dei materiali e dei sussidi didattici, compilando, controllando, chiudendo e firmando registri, elenchi e verbali.

Assieme ai collaboratori scolastici provvederanno a riordinare scrivanie e armadietti, a raccogliere in appositi scatoloni ciò che dovrà essere conservato per l’anno successivo e a liberare il più possibile pareti, spazi e aule, per consentire lo svolgimento delle pulizie di fondo dei locali scolastici e le eventuali operazioni di manutenzione ordinaria.

Un mare magnum di attività e un notevole numero di scadenze attendono a fine anno tutto il personale scolastico, oltre a quelle di cui abbiamo fatto cenno: portarle a termine nei tempi stabiliti e con le modalità più adeguate contribuisce a far sì che lo “star bene a scuola” non sia solo uno slogan modaiolo ma si concretizzi nella solida realtà che può essere garantita solo con l’impegno quotidiano, attento e responsabile di tutti e di ciascuno.