Il nuovo Regolamento di contabilità delle Scuole Autonome, D.I. 129/2018, si occupa in modalità innovativa di un tema importante per la gestione amministrativo-contabile: la tenuta e gestione di carte di credito.
Il tema è veramente degno di approfondimento poiché molte scuole non utilizzano questo strumento, che può invece velocizzare alcune procedure e far ottenere notevoli risparmi.
Ricordiamo che il precedente Regolamento di contabilità, D.I. 44/2001, prevedeva all’art. 14 l’utilizzo di carte di credito.
Il D.I. 129/2018 disciplina la facoltà di utilizzarle all’art. 19, che così prevede:
1. L’utilizzazione della carta di credito, nel limite dell’assegnazione allo scopo disposta nel programma annuale e con l’osservanza delle vigenti disposizioni in materia di autorizzazione alla spesa, è consentita, qualora non sia possibile o conveniente ricorrere alle procedure ordinarie, nel rispetto delle norme in materia di utilizzo dello strumento da parte delle Amministrazioni pubbliche.
2. Il titolare della carta di credito è il Dirigente scolastico, il quale ne può altresì autorizzare l’uso da parte del D.S.G.A. o di docenti in servizio presso l’istituzione scolastica.
3. Per i pagamenti così effettuati, documentati da ricevute intestate all’istituzione scolastica, il D.S.G.A. provvede al riscontro contabile entro cinque giorni dal ricevimento dei relativi estratti conto. La carta di credi-to non può, in ogni caso, essere utilizzata per prelievi di contante.
4. I rapporti con gli istituti di credito o con altri enti emittenti le carte di credito sono disciplinati con apposita convenzione, da inserirsi eventualmente nell’atto di affidamento di cui all’articolo 20.
Il limite di assegnazione per l’utilizzo della carta di credito viene disposto all’interno del Programma annuale, e con l’osservanza delle vigenti disposizioni in materia di autorizzazione alla spesa e quando non sia possibile o conveniente ricorrere alle procedure ordinarie di acquisto.
Pertanto, la scelta di dotarsi e utilizzare la carta di credito per gli acquisti per una scuola viene fatta dal Dirigente scolastico e dalla Giunta Esecutiva nella proposta di approvazione del Programma annuale, dove si proporrà anche il limite della relativa assegnazione.
Il Dirigente scolastico inserirà tale modalità di pagamento nella relazione illustrativa al Programma annuale e il Consiglio di Istituto l’approverà nella stessa delibera di approvazione del Programma stesso.
Tuttavia va detto che il D.I. 44/2001 limitava le tipologie di acquisto, restringendole solo a tre:
- organizzazione di viaggi di istruzione;
- rappresentanza dell’Istituto in Italia e all’estero;
- organizzazione e partecipazione a seminari e convegni.
In sostanza, l’utilizzo era previsto esclusivamente nei momenti di reale necessità che potevano presentarsi in Italia e all’estero durante viaggi, visite di istruzione, convegni per la partecipazione e la rappresentanza dell’Istituto nei vari progetti, necessità che non era stata possibile risolvere anticipatamente con le normali procedure di acquisto.
Il nuovo Regolamento di contabilità prevede invece un utilizzo molto più esteso della carta di credito per le scuole, perché non pone limitazioni se non quella delle disposizioni generali di contabilità per le Pubbliche amministrazioni. Pertanto, potrà essere utilizzata per tutti gli acquisti previsti dalle suddette disposizioni e anche per quelli on-line.
Il titolare della carta di credito è sempre il Dirigente scolastico nella sua posizione di legale di rappresentante dell’Istituzione scolastica, ma lo stesso Dirigente può autorizzarne l’uso anche al Direttore SGA e ad altri docenti in servizio presso l’Istituto, docenti particolarmente impegnati nei progetti che prevedono acquisti per viaggi in Italia e all’estero, rappresentazioni teatrali, cinematografiche, testi e documenti difficilmente reperibili ecc.
I docenti autorizzati possono essere scelti anche al di fuori della rosa degli stretti collaboratori del Dirigente scolastico, e comunque – come abbiamo già detto – con la carta di credito si possono effettuare acquisti di materiale di consumo didattico e anche inventariabile, quando si possa circostanziare che non era possibile ricorrere alle altre procedure di acquisto.
L’individuazione del personale da delegare e l’autorizzazione da parte del Dirigente scolastico al Direttore SGA e ai docenti per l’utilizzo della carta di credito deve risultare da un provvedimento scritto, in cui il Dirigente specificherà tutti gli ambiti e i limiti di tale utilizzo.
Queste carte di credito sono nominative, e per la loro emissione è necessaria la stipula di un’ulteriore convenzione con l’Istituto cassiere o altro istituto che le rilascia.
Sia il Direttore SGA che i docenti autorizzati all’utilizzo di carta di credito, al termine del periodo di utilizzo, consegnano al Dirigente scolastico (o al DSGA delegato) la documentazione relativa agli acquisti fatti, con allegate fatture intestate all’Istituzione scolastica e ricevute fiscali.
Il Direttore SGA è tenuto al riscontro contabile dei pagamenti effettuati con carte di credito e della documentazione presentata dai possessori e utilizzatori entro cinque giorni dal ricevimento dell’estratto conto inviato dall’Istituto Cassiere. Il Direttore SGA annota i suddetti pagamenti nelle scritture contabili obbligatorie previste dal D.I. 129/2018.
In ogni caso è fatto espresso divieto di utilizzare la carta di credito per il prelievo di contanti: quindi le carte rilasciate dall’Istituto Cassiere o da altri Istituti non potranno mai essere abilitate a questo uso.
Semplificazione degli acquisti
L’utilizzo della carta di credito permette una semplificazione relativa agli acquisti perché elimina i seguenti passaggi:
- predisposizione determina – tuttavia, se non è stato possibile disporla per l’urgenza, dovrebbe successivamente accompagnare la documentazione d’acquisto;
- richiesta CIG;
- richiesta DURC;
- controlli artt. 80 e 83 del D.Lgs. 50/2016;
- fattura elettronica e split payment.
Con tale tipo di pagamento infatti, anche in base alla C.M. n. 74 del 5/01/2019, tali procedure vengono meno.
Gara per il servizio di Cassa
L’utilizzo della carta di credito è uno degli elementi facoltativi che le Scuole possono inserire nella valutazione della Gara per il servizio di Cassa.
Con riferimento all’applicazione della disciplina del c.d. split payment, la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 13/04/2015 prevede l’esenzione, inter alia, per le «[...] operazioni (ad esempio, piccole spese dell’ente pubblico) certificate dal fornitore mediante rilascio della ricevuta fiscale di cui all’art. 8 della legge 10 maggio 1976, n. 249, o dello scontrino fiscale di cui alla legge 26 gennaio 1983, n. 18, e successive modificazioni (cfr. art. 12, comma 1, della legge 30 dicembre 1991, n. 413), ovvero non fiscale per i soggetti che si avvalgono della trasmissione telematica dei corrispettivi ai sensi dell’art. 1, commi 429 e ss. Della legge 30 dicembre 2004, n. 311. Nella predetta ipotesi devono ricondursi anche le operazioni certificate mediante fattura semplificata ai sensi dell’articolo 21-bis del D.p.R. n. 633 del 1972. L’esclusione rileva anche quando, successivamente alla certificazione con le modalità semplificate di cui sopra, sia emessa comunque una fattura funzionale alla sola documentazione del costo e dell’iva assolta dal cliente in relazione al bene o servizio acquistato. Diversamente l’operazione va ricondotta nello split payment quando la fattura sia emessa, su richiesta del cliente, in luogo dello scontrino o della ricevuta fiscale».
Con la nota prot. n. 24078 del 30/11/2018 il MIUR ha emanato lo schema di bando di gara per l’affidamento dei servizi di cassa delle Istituzioni scolastiche contenente anche proposte di punteggio per i vari servizi richiesti.
Carte prepagate
I servizi possono essere obbligatori e opzionali. In merito alle carte prepagate il MIUR propone i seguenti servizi punteggi:
- Spese annue per attivazione e gestione carte di credito (servizio opzionale): p. 3
- spese annue per attivazione e gestione carte di debito (Servizio opzionale): p. 1
- Oneri di ricarica delle carte prepagate emesse dal Gestore (Servizio opzionale): p. 3
- Oneri di ricarica delle carte prepagate tramite circuito interbancario (servizio opzionale): p. 3
Da ciò si evince che anche l’utilizzo delle carte prepagate è consentito alle scuole, come del resto già riconosciuto dalla nota MIUR prot. n. 9834 del 20/12/2013, contenente il precedente schema di convenzione di cassa.
A differenza della carta di credito, che è personale, la carta prepagata è intestata alla scuola e consegnata al Dirigente scolastico con rilascio di un PIN che lui eventualmente potrà rendere noto al DSGA o ai docenti impegnati in attività che potrebbero beneficiare dell’utilizzo della carta.
La carta viene caricata dall’istituto cassiere con fondi prelevati dalle varie attività e progetti del Programma annuale, così come indicato dall’Istituzione Scolastica.
Anche per la carta prepagata è necessario stipulare una convenzione con l’Istituto Cassiere o altri istituti che specifichi le operazioni consentite da effettuare.
Il riscontro viene fatto dal DSGA sull’estratto conto inviato dall’Istituto Cassiere nei tempi stabiliti anche per la carta di credito.
Sia per le carte di credito che per le carte prepagate la scuola può redigere un regolamento interno che stabilisca le caratteristiche e i limiti dell’utilizzo scelti dalla scuola stessa.
Conclusioni
In sostanza, è auspicabile l’utilizzo sempre più esteso della carta di credito da parte delle scuole che con questo strumento hanno la possibilità di velocizzare, in sicurezza, un grande spettro di acquisti necessari, spesso anche in situazioni di urgenza. Non ultima anche la possibilità di risparmio per la scuola con gli acquisti on-line.
