Con riferimento alla predisposizione del modulo di iscrizione per l’a.s. 2019/2020 (modulo on-line o cartaceo ove previsto), le istituzioni scolastiche devono rispettare le disposizioni del Codice, con particolare riferimento agli artt. 2-sexies e 2-octies, e del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27/04/2016 sulla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali; ma non solo: devono porre attenzione anche alla libera circolazione di tali dati e, in particolare, gli artt. 9 e 10 relativi al trattamento di particolari categorie di dati personali (ex dati sensibili) e dei dati relativi a condanne penali e reati, effettuato nell’ambito delle predette operazioni. Ciò, soprattutto in considerazione del fatto che i dati personali raccolti e successivamente trattati si riferiscono prevalentemente a soggetti minori di età.
Queste sono le avvertenze contenute nella circolare sulle iscrizioni all’a.s. 2019/2020, al paragrafo 2.2.
In tale quadro, anche alla luce delle indicazioni rese dal Garante per la protezione dei dati personali con parere del 12/12/2013, n. 563, il MIUR fornisce istruzioni alle scuole che, nell’ambito della propria autonomia didattica, intendano integrare e adeguare il modulo di iscrizione per fornire ad alunni e studenti ulteriori servizi in base al proprio PTOF e alle risorse disponibili.
I principi applicabili al trattamento di dati personali sono quelli previsti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679. In particolare, le ulteriori informazioni raccolte dalle scuole attraverso l’integrazione e l’adeguamento del modulo di iscrizione, devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto a ciascuno specifico obiettivo che si intende perseguire e che sia inserito nel PTOF.
La valutazione della pertinenza e non eccedenza delle informazioni può essere condotta verificando rispettivamente se i dati raccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità considerata e se la stessa, tenuto anche conto del bagaglio informativo già a disposizione della scuola, possa essere comunque validamente raggiunta con l’esclusivo uso dei dati personali già raccolti dalla scuola e selettivamente individuati.
A tale proposito, la nota prot. n. 2773/2015 ricorda che sono qualificati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità delle iscrizioni i dati riferiti al titolo di studio e alla professione dei genitori di alunni/studenti.
Le richieste di informazioni finalizzate all’accoglimento delle domande di iscrizione, ovvero per l’attribuzione di precedenze o punteggi nelle graduatorie/liste di attesa, sono definite con delibera del Consiglio di istituto che evidenzi in maniera puntuale i criteri sottesi, in modo da rendere comprensibile l’indispensabilità delle informazioni raccolte rispetto a ciascuna finalità perseguita.
Informativa alle famiglie
Le scuole forniscono l’informativa di cui all’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, con particolare riferimento ai diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679, secondo le seguenti modalità:
- per le iscrizioni on-line, la pagina contenente l’informativa deve essere visualizzata prima dell’accesso alle pagine del modello di iscrizione da compilare e un flag ne deve registrare la presa visione per le scuole statali ovvero l’accettazione per le scuole paritarie o i centri di formazione professionale regionale;
- per le iscrizioni che non vengono effettuate on-line (ad esempio, per le istituzioni scolastiche paritarie che non aderiscono al sistema Iscrizioni On-line), l’informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizione cartacea.
Le istituzioni scolastiche possono utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell’informativa sul trattamento dei dati personali di alunni/studenti, quali, ad esempio, la pubblicazione del testo dell’informativa sul sito web della scuola.
Al termine della procedura di iscrizione le scuole possono conservare, con modalità che consentono l’identificazione degli interessati, i moduli di iscrizione relativi ad alunni/studenti che, pur avendo presentato la domanda, non si sono per qualsiasi ragione iscritti, solo per le finalità espressamente previste dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a tali fini strettamente necessario (cfr. art. 5, par. 1, lett. e del Regolamento (UE) 2016/679).
