Un esempio di calcolo del budget in Erasmus+

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Modello per l’Azione KA1 – Mobilità dello Staff degli Istituti scolastici
Modello per l’Azione KA2 – Partenariati strategici istruzione scolastica
Modello per l’Azione KA2 – Partenariati strategici School to School (solo tra scuole)

Il budget complessivo previsto per la realizzazione del programma Erasmus+ nel periodo 2014–2020 è di € 14,774 miliardi, così ripartiti: 

1. 77,5% all’istruzione e formazione professionale, che viene suddiviso nelle seguenti assegnazioni minime:
   • 43% all’Università (pari al 33,3% del totale);
   • 22% all’istruzione e formazione professionale (pari al 17,5% del totale);
   • 15% all’istruzione scolastica (pari all’11,6% del totale);
   • 5% all’istruzione degli adulti (pari al 3,9% del totale);
2. 10% alla gioventù;
3. 3,5% alla Garanzia per i prestiti agli studenti;
4. 1,9% all’Azione Jean Monnet;
5. 1,8% allo Sport;
6. 3,4% alle Agenzie Nazionali per le loro attività;
7. 1,9% peri costi amministrativi.

Con riferimento alle somme esposte ai punti a e b, si prevede che:

• almeno il 63% sia destinato a mobilità per l’apprendimento (Azione Chiave 1);
• almeno il 28% sia destinato alla cooperazione per l’innovazione e lo scambio di buone pratiche (Azione Chiave 2);
• il 4,2% sia destinato alla riforma delle politiche (Azione Chiave 3).

Principi di distribuzione dei fondi

La spesa totale prevista per l’anno 2015 ammonta a € 1.815.593.157, così ripartita tra le varie voci del programma:

• KA1: € 1.198.633.528
• KA2: € 385.527.024
• KA3: € 98.938.691
• Attività Jean Monnet: € 41.164.977
• Sport: € 22.420.938
• Costi amministrativi: € 68.908.000
• Totale: € 1.815.593.157

Il budget è ripartito tra i 28 Paesi aderenti al Programma + 3 Paesi EFTA (Irlanda, Liechtenstein, Norvegia) e 2 Paesi partecipanti (Turchia e Macedonia) sulla base dei seguenti criteri:

1. Popolazione (maggiore è la popolazione, maggiore è il contributo; viene preso in considerazione il rapporto tra popolazione totale EU-31  e la popolazione dello Stato);
2. Costo della vita (minore è il costo della vita, maggiore è il contributo);
3. Distanza tra le capitali (maggiore è la distanza, maggiore il contributo);
4. Performance (es. per il KA1: numero di mobilità realizzate nel 2010 e 2011 e rapporto dei relativi pagamenti; per il KA2: numero di candidature eleggibili per partenariati presentate nel 2010 e 2011).

I criteri da a a c sono presi in considerazione per definire il 75% del budget, mentre il rimanente 25% è calcolato sulla base del criterio d.

Per l’anno 2014 la ripartizione è stata definita come riportato nella tabella sottostante.

La Commissione Europea ha inteso armonizzare e semplificare al massimo l’erogazione dei finanziamenti e la gestione della spesa dei progetti Erasmus+, limitando al massimo i parametri relativi a costi reali sostenuti e riservandoli ai soli casi di costi aggiuntivi per persone con disabilità/bisogni speciali e di altri costi eccezionali per i quali non è utile predisporre forme d’uso semplificate.

Sono state privilegiate forme di finanziamento semplificate per quelle attività cui è destinato un notevole importo di spesa, agevolate dalla predisposizione di modulistica on-line che consente una definizione automatica della consistenza del budget. Ovviamente, forme di contributo semplificate costituiscono un contributo alle spese previste e non un esatto rimborso dei costi reali sostenuti dai partecipanti alle mobilità di una specifica azione (KA1, KA2, KA3), nei singoli Paesi.

L’adozione di forme semplificate di erogazione dei contributi si basa sui seguenti principi:

• l’importo dei contributi semplificati è basato principalmente su dati storici di costi reali e su dati relativi a contributi erogati in precedenza ad analoghi beneficiari;
• il contributo medio con il quale l’Unione Europea sostiene le spese dei progetti è di molto inferiore alla percentuale di cofinanziamento massimo erogato, in ossequio ai principi di co-finanziamento e no-profit;
• è garantito un equo trattamento dei beneficiari;
• è incoraggiata e assicurata una più agevole partecipazione al programma;
• i beneficiari sono incentivati ad utilizzare al meglio le risorse, in quanto il contributo è basato su importi predeterminati.

L’uso di somme forfettarie (lump sums), costi unitari (unit costs) e finanziamenti a tasso fisso (flat rate financing) semplifica enormemente il calcolo del contributo da richiedere, rispetto al sistema tradizionale basato sul calcolo di costi eleggibili distinti per categoria di costi, riduce il carico di lavoro gestionale, velocizza le procedure di pagamento e riduce i margini di errore. 

L’approccio privilegiato è dunque quello basato su costi unitari a sostegno delle azioni di mobilità, mentre il rimborso percentuale di costi reali è previsto solo in casi eccezionali o per la partecipazione di persone disabili. 

In tal modo si può conoscere con esattezza il contributo, che è già noto al momento di invio della candidatura, si riduce il lavoro amministrativo, si semplificano i rendiconti e ci si può focalizzare sull’importanza dei risultati anziché sull’immissione di dati contabili.

Ogni azione in Erasmus+ deve essere focalizzata su risultati e prodotti tangibili, il cui raggiungimento è richiesto per giustificare l’erogazione del contributo. I controlli sono concentrati principalmente sulla verifica dei risultati raggiunti piuttosto che sull’eleggibilità dei costi sostenuti, all’interno di un sistema di monitoraggio predisposto per assicurare efficienza ed efficacia della spesa. I rischi di irregolarità e di prevenzione di frodi sono affrontati con un sistema di controlli che prevedono:

• stesura del rapporto finale individuale e dell’Istituto (da inserire nel Mobility Tool);
• richiesta di documentazione specifica da parte dell’agenzia Nazionale;
• controlli in loco (on the spot) nella sede dei beneficiari durante il periodo di implementazione del progetto;
• controlli finanziari in loco ex post.

Esempi di importi previsti per le singole Azioni

Vediamo ora le categorie e gli importi di spesa previsti per le singole azioni.

Azione chiave 1
Mobilità dello staff e degli studenti dell’istruzione e formazione professionale

Scale di costi unitari (vedi tabella a pag. 65 della Guida): 

1. Viaggio (contributo fisso distinto su sei fasce chilometriche, da € 180 per 100 km a € 1.100 per 8.000 km e oltre) calcolato con lo strumento di calcolo fornito dalla C.E.);
2. Supporto individuale: contributo fisso giornaliero per spese di soggiorno – es. vitto, alloggio e trasporti locali – calcolato sulla base di scale di costi unitari per Paese e per durata di permanenza all’estero (giorni di corso + max 2 gg. di viaggio, uno per l’andata e uno per il ritorno);
3. Costo del corso: costo unitario direttamente legato al pagamento di tasse di iscrizione al corso (€ 70 al giorno fino ad un massimo di € 700);
4. Preparazione linguistica: costo unitario direttamente legato al numero di partecipanti in mobilità di durata da 1 a 12 mesi i quali necessitano di preparazione linguistica (€ 150 per partecipante);
5. Supporto organizzativo: calcolato automaticamente sulla base del numero totale delle mobilità (€ 350 per partecipante per max 100 partecipanti + € 200 per partecipante per numero di partecipanti oltre i 100). Sono ammesse in questa voce tutte le spese relative all’implementazione del progetto (es. preparazione linguistica, pedagogica, interculturale dei partecipanti durante la mobilità e la verifica dei risultati; costi di preparazione del Piano di sviluppo europeo; costi legati all’organizzazione delle mobilità, informazione e assistenza al personale; selezione del personale per le attività di mobilità; costi di monitoraggio e disseminazione dei risultati).

Costi reali:

6. Rimborso del 100% delle spese effettivamente sostenute per la partecipazione alle mobilità di persone con bisogni speciali e loro accompagnatori;
7. Rimborso del 75% delle spese effettivamente sostenute per spese eccezionali (es. eventuali garanzie finanziarie richieste dalla Agenzia Nazionale).

Facciamo un esempio

Il progetto KA1 di un istituto scolastico di Torino, della durata di 1 anno, prevede le seguenti mobilità:

1. 5 insegnanti vanno in mobilità per frequentare un corso di formazione linguistico/metodologica, della durata di 5 giorni (da lunedì a venerdì), a Edimburgo (UK);
2. 2 insegnanti vanno a Tallin (EE) per un periodo di job shadowing della durata di 10 giorni;
3. il Dirigente e il Direttore SGA vanno a Modane (F) per frequentare un corso sulla leadership della durata di 5 giorni.

Calcoliamo il budget

1.  Spese di viaggio

• Distanza Torino–Edimburgo 1.430 km (fascia da 500 a 1.999 km) = € 275 x 5 partecipanti = € 1.375;
• Distanza Torino–Tallin 1.962 km (fascia da 500 a 1.999 km) = € 275 x 2 partecipanti = € 550;
• Distanza Torino–Modane 81 km = nessun contributo (la distanza in linea d’aria non deve essere inferiore a 100 km).

2.  Supporto individuale 

• 5 partecipanti frequentano un corso di 5 giorni, ai quali vanno aggiunti 2 giorni di viaggio, in UK = 7 giorni x € 112 giornalieri = € 784 pro capite (x 5 persone = € 3.920);
• 2 partecipanti soggiornano in Estonia per 10 giorni + 2 di viaggio = 12 x € 70 giornalieri = € 840 (x 2 persone = € 1.680);
• 2 partecipanti frequentano un corso di 5 giorni (+ 2 di viaggio) in Francia = 7 giorni x € 98 giornalieri = € 686 (x 2 persone = € 1.372).

3.  Costo del corso

• 5 partecipanti frequentano un corso di 5 giorni, con un contributo di € 70 giornalieri = € 350 pro capite (x 5 persone = € 1.750);
• 2 partecipanti svolgono job shadowing per 10 giorni: non sono previste spese né contributi;
• 2 partecipanti frequentano un corso di 5 giorni con un contributo di € 70 giornalieri = € 350 pro capite (x 2 persone = € 700).

4.  Supporto organizzativo

• € 350 per partecipante = € 350 x 9 = € 3.150.

1.  Spese di viaggio: € 1.925

2.  Supporto individuale: € 6.972

3.  Costo del corso: € 2.450

4.  Supporto organizzativo: € 3.150

TOTALE BUDGET: € 14.497

Erogazione del contributo ai partecipanti

L’Istituto beneficiario del contributo può scegliere tre diverse modalità di erogazione del contributo ricevuto ai partecipanti, assicurando in ogni caso parità di trattamento e standard di qualità e sicurezza adeguati.

Opzione 1: trasferire per intero ai partecipanti alla mobilità il supporto finanziario per viaggio, supporto individuale e costo dei corsi, applicando i massimali dei contributi unitari indicati.

L’opzione, in linea con i principi di semplificazione e gestione di costi unitari, favorisce ampia libertà di gestione del contributo da parte dei destinatari, ai quali viene erogata una somma forfettaria, che può essere gestita secondo i bisogni reali, e d’altra parte snellisce l’attività amministrativa. In questo caso gli unici documenti giustificativi richiesti sono: biglietti di volo e carte di imbarco + attestato e fattura/ricevuta di pagamento del corso. Il rendiconto all’Agenzia nazionale è fatto riportando i costi unitari.

Opzione 2: fornire ai partecipanti alla mobilità il supporto per viaggio, supporto individuale e costo dei corsi nella forma di un contributo alternativo o, nel caso in cui le spese sostenute per la mobilità siano state anticipate dal partecipante, sotto forma di rimborso di tali costi, sempre nei limiti del contributo massimale.

In questo caso, oltre ai documenti di cui al punto precedente, sono richiesti tutti i titoli di spesa, dato che il rimborso (o il pagamento diretto) viene fatto sulla base di costi reali, i quali non possono comunque superare i massimali previsti. All’Agenzia nazionale vanno rendicontate le spese effettivamente sostenute.

La seconda opzione consente alla scuola di gestire direttamente tutte le attività, di programmare pagamenti per spese effettivamente sostenute e documentate. Nel caso vi fosse un’eccedenza di fondi, è possibile utilizzare la parte rimanente per aumentare il numero delle mobilità. 

Opzione 3: mix tra le due opzioni precedenti, osservando le regole di documentazione delle opzioni parziali prescelte.

Azione chiave 2
Partenariati strategici per l’innovazione la cooperazione e lo scambio di buone pratiche

Il finanziamento massimo per i partenariati strategici è di € 150.000 all’anno per ogni anno di durata del progetto, quindi € 300.000 per progetti biennali, € 450.000 per progetti di durata triennale.

Anche nei partenariati il contributo è basato su costi unitari (la quasi totalità delle voci) e costi reali (spese extra e partecipazione di persone con bisogni speciali).

Distinguiamo tra progetti su scala ridotta (small scale), che presentano solo due voci si spesa:

1. Gestione e implementazione del programma di lavoro;
2. Incontri di progetto transnazionali;

e progetti su vasta scala (large scale) che prevedono anche, in aggiunta alle voci precedenti:

3. Opere di ingegno;
4. Eventi moltiplicatori;
5. Attività transnazionali di apprendimento, insegnamento e formazione.

Vediamo le singole voci di spesa nel dettaglio:

(a) Gestione e implementazione del progetto
(max € 2.750 mensili)

Il tetto massimo di contributo erogabile previsto per questa voce di spesa determina automaticamente, di conseguenza, il numero massimo di partner da cui può essere costituito il progetto.

L’importo viene calcolato sulla base di costi unitari: € 500 mensili per il coordinatore + € 250 mensili per ciascun partner, per ogni mese di durata del progetto. La somma può essere utilizzata per svolgere tutte le attività di preparazione e gestione correlate al ciclo di vita del progetto, ivi compreso l’impegno per la redazione dei rapporti finali. Per giustificare la spesa, la cui documentazione completa va conservata agli atti dell’Istituto, è necessario anche inserire i risultati del progetto nella Piattaforma di Disseminazione.

(b) Incontri di progetto transnazionali
(max € 23.000 annui)

Diversamente da quanto avveniva nel precedente Lifelong Learning Programme, le mobilità per incontri transazionali non sono l’unico parametro di riferimento del contributo; anzi, devono essere motivate specificando quali siano i motivi che ne determinano la previsione ed i benefici che ne risultano al progetto. Il contributo va calcolate moltiplicando il numero di persone che vanno in mobilità per i costi unitari previsti a seconda delle distanze da percorrere (es. da € 575 per distanze tra 500 e 1.999 km; € 760 per distanze da 2.000 km e oltre).

È necessario documentare la spesa con i biglietti aerei, le carte di imbarco e gli attestati di partecipazione agli incontri.

Un progetto implementato su scala ridotta potrebbe essere costituito solo dalle precedenti due voci di spesa, mentre i progetti di più ampio respiro possono prevedere anche lo svolgimenti di attività per le quali è previsto un ulteriore finanziamento.

(c) Opere di ingegno

Le opere di ingegno sono risultati di progetto innovativi e di alta qualità, quali una ricerca scientifica, un manuale relativo a una nuova metodologia, un sito interattivo con percorsi educativi di apprendimento. Particolarmente incoraggiata è la produzione di OER (Open Educational Resources = Risorse Educative Aperte). Ovviamente, nel partenariato possono essere prodotte più opere di ingegno.

 Il calcolo del contributo relativo alle opere di ingegno è dato dal numero di giorni di lavoro delle figure professionali che vi si dedicano moltiplicato il numero dei giorni in cui sono state impegnate nella realizzazione dell’opera, distinto a seconda del Paese in cui risiedono.

Lo staff coinvolto è costituito dal manager di progetto, da docenti/ricercatori/formatori che realizzano l’opera, da personale tecnico, da personale amministrativo (il costo di quest’ultimo, assieme a quello del manager, è ammissibile sempre che non sia stato previsto nella gestione ordinaria del progetto).

Tali costi sono eccezionali e devono essere motivati, precisando il tipo e le voci di spesa, e ovviamente documentati (incarichi al personale, contratti con esperti esterni, registri delle presenze ecc.).

La spesa è giustificata dall’elevata qualità dell’opera, la quale va elaborata a prodotta con le caratteristiche condivise da tutti i partner in fase di progettazione. L’opera deve essere inserita e descritta nella Piattaforma di disseminazione.

(d) Eventi moltiplicatori
(max € 30.000 per progetto)

Per ciascuna opera di ingegno prodotta va previsto un evento moltiplicatore, in uno dei Paesi rappresentati nel partenariato, nel quale testare, sviluppare, valorizzare le opere d’ingegno realizzate.

Il calcolo del contributo è basato sul numero di partecipanti (ovviamente non considerando i partner di progetto) moltiplicato l’importo unitario spettante per Paese di provenienza dei partecipanti medesimi (€ 100 per ciascun partecipante locale + € 200 per ciascun partecipante internazionale).

È opportuno che il numero di partecipanti sia elevato, in modo da dimostrare la qualità dell’evento.

La spesa deve essere documentata con l’ordine del giorno dell’evento, i documenti distribuiti ai partecipanti in tale occasione, le firme di presenza ecc. 

(e) Attività transnazionali di apprendimento, insegnamento e formazione

All’interno del partenariato è prevista la realizzazione di mobilità per attività di apprendimento, insegnamento e formazione, sia per docenti che per studenti, sia a breve termine (da 5 gg. a 2 mesi) che a lungo termine (oltre 2 mesi).

Le mobilità devono essere necessarie per raggiungere gli obiettivi e i risultati del progetto; il contributo ad esse erogabile è calcolato, come per qualsiasi altra mobilità, sulle seguenti voci:

• viaggio (numero di partecipanti per contributo unitario calcolato in base alla distanza da percorrere);
• supporto individuale (numero di partecipanti per giorni di mobilità, ivi compresi quelli di viaggio, per Paese di destinazione);
• supporto linguistico (solo per mobilità superiori a due mesi: numero di partecipanti per importo unitario € 150).

Le spese vanno documentate da quanto attesti la loro effettiva realizzazione (biglietti aerei, attestati del corso o dell’incarico di insegnamento, fatture dei costi per la preparazione linguistica). 

I costi eccezionali (subappalto, ammortamenti) sono rimborsabili nella misura del 75% delle spese effettivamente sostenute e devono riferirsi all’uso di risorse normalmente non in dotazione del beneficiario (es. traduzioni, se non realizzabili all’interno del partenariato, affitto sale, acquisto/noleggio spazi pubblicitari o domini web ecc.). 

Le spese sostenute per la partecipazione al progetto di persone con bisogni speciali sono invece rimborsali al 100% .

Sul sito dell’Agenzia Nazionale Erasmus+ è disponibile lo strumento di calcolo del budget, presentato nella pagina a seguire.