Attività negoziali a scuola: procedure sopra i 40mila euro

In questo lavoro approfondiremo alcune tematiche relative alle attività negoziali delle Istituzioni scolastiche che attengono ad acquisti superiori ai 40.000 euro.

Prendiamo quindi in esame:

1. l’art. 21 (Programma degli acquisti e programmazione dei lavori pubblici) del D.Lgs. 50/2016;
2. il D.M. 16/01/2018, n. 14 – Regolamento recante procedure e schemi tipo per la redazione e pubblicazione del programma biennale per l’acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi e aggiornamenti annuali;
3. la delibera ANAC n. 1197 del 18/12/2019 che prevede per le stazioni appaltanti e gli operatori economici il versamento di un contributo relativo all’entità delle gare.

Quanto previsto dalla normativa che esamineremo può rappresentare sicuramente un appesantimento delle pratiche burocratiche – già così vaste e complesse – che la scuola è chiamata a predisporre; una pratica però necessaria, in quanto la stessa scuola è individuata alla stregua delle altre pubbliche amministrazioni dall’art. 1, comma 2 del D.Lgs. 165/2001.

Programma biennale degli acquisti di beni e servizi

Il D.Lgs. 50/2016 (Codice dei contratti pubblici) ora vigente, all’art. 21, comma 1 afferma:

1. Le amministrazioni aggiudicatrici adottano il programma biennale degli acquisti di beni e servizi e il programma triennale dei lavori pubblici, nonché i relativi aggiornamenti annuali. I programmi sono approvati nel rispetto dei documenti programmatori e in coerenza con il bilancio.

Nei successivi commi (2-5) l’art. 21 si occupa del programma triennale dei lavori pubblici che qui non tratteremo, essendo prerogativa soprattutto dei Comuni e altre pubbliche amministrazioni diverse dalla scuola.

I commi 6-8 approfondiscono quanto anticipato nel comma 1, e precisamente:

6. Il programma biennale di forniture e servizi e i relativi aggiornamenti annuali contengono gli acquisti di beni e di servizi di importo unitario stimato pari o superiore a 40.000 euro. Nell’ambito del programma, le amministrazioni aggiudicatrici individuano i bisogni che possono essere soddisfatti con capitali privati. Le amministrazioni pubbliche comunicano, entro il mese di ottobre, l’elenco delle acquisizioni di forniture e servizi d’importo superiore a 1 milione di euro che prevedono di inserire nella programmazione biennale al Tavolo tecnico dei soggetti di cui all’articolo 9, comma 2, del decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 giugno 2014, n. 89, che li utilizza ai fini dello svolgimento dei compiti e delle attività ad esso attribuiti. Per le acquisizioni di beni e servizi informatici e di connettività le amministrazioni aggiudicatrici tengono conto di quanto previsto dall’articolo 1, comma 513, della legge 28 dicembre 2015, n. 208.

Nello specifico, se una scuola deve definire se elaborare un piano biennale degli acquisti il valore stimato degli stessi deve essere al netto di IVA, nella stesura del piano invece l’elenco dei valori va inserito con IVA compresa.

7. Il programma biennale degli acquisti di beni e servizi e il programma triennale dei lavori pubblici, nonché i relativi aggiornamenti annuali sono pubblicati sul profilo del committente, sul sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti e dell’Osservatorio di cui all’articolo 213, anche tramite i sistemi informatizzati delle regioni e delle provincie autonome di cui all’articolo 29, comma 4.
8. Con decreto del Ministro delle infrastrutture e dei trasporti, di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze, da adottare entro novanta giorni sono definiti:
a) le modalità di aggiornamento dei programmi e dei relativi elenchi annuali;
b) i criteri per la definizione degli ordini di priorità, per l’eventuale suddivisione in lotti funzionali, nonché per il riconoscimento delle condizioni che consentano di modificare la programmazione e di realizzare un intervento o procedere a un acquisto non previsto nell’elenco annuale;
c) i criteri e le modalità per favorire il completamento delle opere incompiute;
d) i criteri per l’inclusione dei lavori nel programma e il livello di progettazione minimo richiesto per tipologia e classe di importo;
e) gli schemi tipo e le informazioni minime che essi devono contenere, anche in coerenza con gli standard degli obblighi informativi e di pubblicità relativi ai contratti;
f) le modalità di raccordo con la pianificazione dell’attività dei soggetti aggregatori e delle centrali di committenza ai quali le stazioni appaltanti delegano la procedura di affidamento.

Il D.Lgs. 50/2016 chiarisce quindi che anche le scuole sono tenute ad adottare il programma biennale degli acquisti di beni e servizi di importo pari o superiore a 40.000 euro, a pubblicarlo sul proprio sito e su quello del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti e dell’Osservatorio di cui all’art. 213 e ad aggiornarlo annualmente.

Il Decreto del M.I.T. che doveva specificare quanto sopra elencato è il D.M. 14 del 16/01/2018 (Regolamento recante procedure e schemi-tipo per la redazione e la pubblicazione del programma triennale dei lavori pubblici, del programma biennale per l’acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi annuali e aggiornamenti annuali).

L’art. 6, comma 1 di tale decreto afferma:

1. Le amministrazioni, secondo i propri ordinamenti e fatte salve le competenze legislative e regolamentari delle regioni e delle province autonome in materia, adottano, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 21, comma 1, del codice, il programma biennale degli acquisti di forniture e servizi nonché i relativi elenchi annuali e aggiornamenti annuali sulla base degli schemi-tipo allegati al decreto e parte integrante dello stesso [...].

Gli schemi-tipo per la programmazione biennale degli acquisti di forniture e servizi di cui all’Allegato II del decreto sono costituiti dalle seguenti schede:

• A: quadro delle risorse necessarie alle acquisizioni previste dal programma, articolate per annualità e fonte di finanziamento;
• B: elenco degli acquisti del programma con indicazione degli elementi essenziali per la loro individuazione;
• C: elenco degli acquisti presenti nella precedente programmazione non riproposti nell’attuale.

Ogni acquisto di forniture e servizi riportato nel programma è individuato univocamente dal CUI. Per ogni acquisto per il quale è previsto, è riportato il CUP. Entrambi i codici vengono mantenuti nei programmi biennali nei quali l’acquisto è riproposto, salvo modifiche sostanziali del progetto che ne alterino la possibilità di precisa individuazione.

Codici CUI e CUP

Il CUI (Codice Unico di Intervento) è un codice previsto dal Decreto MIT 14/2018 che disciplina le procedure e gli schemi-tipo per la programmazione biennale e triennale da attuarsi da parte delle stazioni appaltanti ai sensi dell’art. 21 del Codice.

Il CUI si presenta come un codice alfanumerico composto da quattro parti:

1. un suffisso che indica se è relativo al programma di lavori (“l”) o di forniture (“f”) e servizi (“s”);
2. il codice fiscale dell’amministrazione;
3. l’indicazione dell’anno relativo alla prima annualità del programma (biennale o triennale) nel quale l’intervento o acquisto è stato inserito;
4. un numero progressivo di cinque cifre (quindi sino al valore massimo di 99.999).

Il CUI serve a identificare univocamente le singole unità oggetto di programmazione di beni e servizi (ossia l’intervento, il lavoro o il lotto funzionale incluso in programmazione); unità che costituiscono appunto l’oggetto della fase di programmazione biennale per forniture/servizi e triennale per lavori. Il codice viene rilasciato automaticamente dal sistema dopo la pubblicazione del piano, ma può essere codificato anche manualmente dalla scuola e inserito nell’emissione del CIG Simog.

Il CUP (Codice Unico di Progetto) è il codice che identifica un progetto d’investimento pubblico ed è lo strumento cardine per il funzionamento del Sistema di Monitoraggio degli Investimenti Pubblici (MIP). La normativa relativa al CUP vale solo per le Amministrazioni, gli Enti e le società operanti in Italia.

In particolare, la richiesta del CUP è obbligatoria per gli interventi rientranti nel Quadro Strategico Nazionale (QSN), nella programmazione dei Fondi Europei, quali ad esempio Fondi strutturali e di investimento europei (ESIF) 2014-2020 e nel Fondo di Sviluppo e Coesione.

Il codice accompagna ciascun progetto dal momento in cui il soggetto responsabile decide la sua realizzazione fino al completamento dello stesso e rimane nella banca dati del Sistema anche dopo la chiusura del progetto.

Il CUP è costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri, come ad esempio G17H03 0001 30001, che è rilasciato al termine dell’inserimento di alcuni dati riguardanti il progetto d’investimento pubblico all’interno del Sistema.

Le informazioni, dette “corredo informativo”, comprendono essenzialmente la descrizione del progetto e l’individuazione delle sue caratteristiche salienti quali:

• natura e tipologia (realizzazione di lavori pubblici, acquisto di beni, concessione di incentivi ad unità produttive ecc.);
• settore d’intervento;
• localizzazione territoriale specifica;
• copertura finanziaria;
• settore di attività economica prevalente del soggetto beneficiario dell’investimento pubblico.

Le informazioni raccolte confluiscono in due banche dati interne al Sistema CUP:

• Anagrafe progetti, che contiene per ciascun progetto d’investimento pubblico il CUP e il relativo corredo informativo;
• Anagrafe soggetti, che contiene per ciascun soggetto responsabile i dati relativi ad ogni utente registrato al Sistema CUP. Il Sistema CUP è attivo presso il CIPESS ed è interrogabile da tutti i soggetti registrati al Sistema.

Predisposizione del programma biennale

Nei programmi biennali degli acquisti di forniture e servizi, per ogni singola acquisizione, è riportata l’annualità nella quale si intende dare avvio alla procedura di affidamento ovvero si intende ricorrere ad una centrale di committenza o ad un soggetto aggregatore, al fine di consentire il raccordo con la pianificazione dell’attività degli stessi.

Per l’inserimento nel programma biennale, le stazioni appaltanti provvedono a fornire adeguate indicazioni in ordine alle caratteristiche tipologiche, funzionali e tecnologiche delle acquisizioni da realizzare e della relativa quantificazione economica, specificando inoltre se l’intera acquisizione è avvenuta con la suddivisione in lotti funzionali.

Il programma biennale riporta l’ordine di priorità. Individuati come prioritari sono i servizi e le forniture necessari in conseguenza di calamità naturali, per garantire gli interessi pubblici primari, gli acquisti aggiuntivi per il completamento di forniture o servizi, nonché le forniture e i servizi cofinanziati con fondi europei, e le forniture e i servizi per i quali ricorra la possibilità di finanziamento con capitale privato maggioritario.

Ai sensi dell’art. 21, comma 6 del Codice, l’elenco delle acquisizioni di forniture e servizi di importo stimato superiore ad 1 milione di euro che le amministrazioni prevedono di inserire nel programma biennale, sono comunicate dalle medesime amministrazioni, entro il mese di ottobre, al Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori di cui all’art. 9, comma 2 del Decreto-Legge 24/04/2014, n. 66, convertito con modificazioni dalla Legge 23/06/2014, n. 89, con le modalità indicate all’art. 7, comma 5.

Le amministrazioni individuano, nell’ambito della propria organizzazione, la struttura e il soggetto referente per la redazione del programma biennale.

L’art. 7 del Decreto 14/2018 si occupa delle modalità di redazione, approvazione, aggiornamento e modifica del programma biennale e dei relativi obblighi informativi e di pubblicità.

Il programma è redatto ogni anno, scorrendo l’annualità pregressa e aggiornando i programmi precedentemente approvati.

Non è riproposto nel programma successivo un acquisto di una fornitura o di un servizio per il quale sia stata avviata la procedura di affidamento.

La scheda C allegata al decreto riporta l’elenco degli acquisti di forniture e servizi presenti nella prima annualità del precedente programma e non riproposti nell’aggiornamento del programma per i quali si è rinunciato all’acquisizione.

Nei casi in cui le amministrazioni non provvedano alla redazione del programma biennale per assenza di acquisti, ne danno comunicazione sul profilo del committente nella sezione “Amministrazione trasparente”.

La comunicazione al Tavolo tecnico dei soggetti aggregatori avviene mediante la trasmissione al portale dei soggetti aggregatori nell’ambito del sito acquisti in rete del Ministero dell’economia e delle finanze anche tramite i sistemi informatizzati regionali.

Entro novanta giorni dall’entrata in vigore della Legge di bilancio, le Amministrazioni dello Stato procedono all’aggiornamento del programma biennale e del relativo elenco annuale.

I programmi biennali sono modificabili nel corso dell’anno, previa apposita approvazione del Consiglio di Istituto qualora le modifiche riguardino:

1. la cancellazione di uno o più acquisti già previsti nell’elenco annuale delle acquisizioni di forniture e servizi;
2. l’aggiunta di uno o più acquisti in conseguenza di atti amministrativi adottati a livello statale o regionale;
3. l’aggiunta di uno o più acquisti per la sopravvenuta disponibilità di finanziamenti all’interno del bilancio non prevedibili al momento della prima approvazione del programma;
4. l’anticipazione alla prima annualità dell’acquisizione di una fornitura o di un servizio ricompreso nel programma biennale degli acquisti;
5. la modifica del quadro economico degli acquisti già contemplati nell’elenco annuale, per la quale si rendano necessarie ulteriori risorse.

Un servizio o una fornitura non inseriti nell’elenco annuale possono essere realizzati quando siano resi necessari da eventi imprevedibili o calamitosi o da sopravvenute disposizioni di legge o regolamentari. Un servizio o una fornitura non inseriti nella prima annualità del programma possono essere altresì realizzati sulla base di un autonomo piano finanziario che non utilizzi risorse già previste tra i mezzi finanziari dell’amministrazione al momento della formazione dell’elenco, avviando le procedure di aggiornamento della programmazione.

Le modifiche ai programmi sono soggette agli obblighi di pubblicazione di cui all’art. 21, comma 7 e art. 29, commi 1 e 2 del Codice.

L’art. 8 si occupa delle stazioni appaltanti che delegano le procedure di affidamenti ai soggetti aggregatori o alle centrali di committenza.

Negli elenchi annuali degli acquisti di forniture e servizi e negli elenchi annuali dei lavori, le amministrazioni indicano per ciascun acquisto l’obbligo, qualora sussistente, ovvero l’intenzione di ricorrere ad una centrale di committenza o ad un soggetto aggregatore per l’espletamento della procedura di affidamento; a tal fine le amministrazioni consultano, ai sensi di quanto previsto dall’art. 6, comma 1, ultimo periodo, la pianificazione dei soggetti aggregatori e delle centrali di committenza e ne acquisiscono il preventivo assenso o ne verificano la capienza per il soddisfacimento del proprio fabbisogno.

Nei casi in cui l’amministrazione, in adempimento di quanto previsto al comma 1, ricorra ad una centrale di committenza o ad un soggetto aggregatore, l’elenco annuale ne indica la denominazione fra quelle registrate nell’AUSA nell’ambito della Banca Dati dei Contratti Pubblici dell’Autorità Nazionale Anticorruzione.

Il Decreto MIT 14/2018 si applica per la formazione e l’aggiornamento dei programmi biennali effettuati a partire dall’anno 2019/2020. Molto utile per l’utenza consultare le faq del gruppo di lavoro ITACA (Osservatori Regionali Contratti Pubblici) e il relativo manuale.

Versamento del contributo ANAC per le gare istruite dalle stazioni appaltanti

La Legge 23/12/2005, n. 266, recante “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato” (Legge finanziaria 2016), all’art. 1, commi 65 e 67 ha previsto il versamento di un contributo a favore dell’ANAC per le gare istruite dalle stazioni appaltanti sopra un certo valore.

Sono obbligati alla contribuzione a favore dell’Autorità, tra gli altri, le stazioni appaltanti, dunque scuole comprese.

Per le problematiche economiche scaturite dalla pandemia da Covid-19, la Legge 17/07/2020 n. 77, a seguito della richiesta effettuata con delibera ANAC n. 289 del 1/04/2020, aveva provveduto a sospendere tale versamento dal 19 maggio al 31 dicembre 2020. In particolare, in detto periodo sono stati esonerati dal versamento del contributo:

1. le stazioni appaltanti di cui all’art. 3, comma 1, lett. o del D.Lgs. 50/2016 s.m.i.;
2. gli operatori economici, di cui all’art. 3, comma 1, lett. p del D.Lgs. 50/2016 s.m.i. che intendevano partecipare a procedure di scelta del contraente attivate dai soggetti di cui alla lett. sub-a.

Per le gare già avviate alla data del 18 maggio 2020 la contribuzione era comunque dovuta.

A decorrere dal 1° gennaio 2021 gli operatori economici e le stazioni appaltanti sono nuovamente tenuti al versamento dei contributi dovuti all’Autorità per tutte le procedure di scelta del contraente secondo le disposizioni contenute nella delibera ANAC 18/12/2019 n. 1197, che per comodità si riportano in queste pagine.

Nella Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 64 del 17/03/2022 viene ribadito il testo di tale Delibera ANAC e reiterato il versamento del contributo previsto per il 2022.

Conclusioni

Quanto approfondito è di grande attualità per l’azione corretta e la procedura regolare di esecuzione di pratiche molto importanti per le scuole: gli acquisti di beni e servizi.

Tale azione è determinante per l’attuazione del PTOF e la gestione del Programma annuale.

Con gli acquisti la scuola entra in possesso di materiali, attrezzature, beni e servizi necessari al processo di miglioramento individuato nel PTOF e perseguito come obiettivo primario dell’azione educativa e organizzativa di ogni comunità educante.