Con riferimento alla predisposizione del modulo di iscrizione per l’a.s. 2020/2021 (modulo on-line o cartaceo ove previsto), le Istituzioni scolastiche devono rispettare le disposizioni del Codice, con particolare riferimento agli artt. 2-sexies e 2-octies, e del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27/04/2016 sulla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali; ma non solo: devono porre attenzione anche alla libera circolazione di tali dati e, in particolare, gli artt. 9 e 10 relativi al trattamento di particolari categorie di dati personali (ex dati sensibili) e dei dati relativi a condanne penali e reati, effettuato nell’ambito delle predette operazioni. Ciò, soprattutto in considerazione del fatto che i dati personali raccolti e successivamente trattati si riferiscono prevalentemente a soggetti minori di età.
Queste sono le avvertenze contenute nella circolare sulle iscrizioni all’a.s. 2020/2021, al paragrafo 2.4.
In tale quadro, anche alla luce delle indicazioni rese dal Garante per la protezione dei dati personali con parere del 12/12/2013, n. 563, il MIUR fornisce istruzioni alle scuole che, nell’ambito della propria autonomia didattica, intendano integrare e adeguare il modulo di iscrizione per fornire ad alunni e studenti ulteriori servizi in base al proprio Piano triennale dell’offerta formativa e alle risorse disponibili.
I principi applicabili al trattamento di dati personali sono quelli previsti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679. In particolare, le ulteriori informazioni raccolte dalle scuole attraverso l’integrazione e l’adeguamento del modulo di iscrizione, devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto a ciascuno specifico obiettivo che si intende perseguire e che sia inserito nel Piano triennale dell’offerta formativa.
La valutazione della pertinenza e non eccedenza delle informazioni può essere condotta verificando rispettivamente se i dati raccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità considerata e se la stessa, tenuto anche conto del bagaglio informativo già a disposizione della scuola, possa essere comunque validamente raggiunta con l’esclusivo uso dei dati personali già raccolti dalla scuola e selettivamente individuati.
A tale proposito, la nota prot. n. 2773/2015 ricorda che sono qualificati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità delle iscrizioni i dati riferiti al titolo di studio e alla professione dei genitori di alunni/studenti.
Le richieste di informazioni finalizzate all’accoglimento delle domande di iscrizione, ovvero per l’attribuzione di precedenze o punteggi nelle graduatorie/liste di attesa, sono definite con delibera del Consiglio di istituto che evidenzi in maniera puntuale i criteri sottesi, in modo da rendere comprensibile l’indispensabilità delle informazioni raccolte rispetto a ciascuna finalità perseguita.
Informativa alle famiglie
Le scuole forniscono l’informativa di cui all’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, con particolare riferimento ai diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679, secondo le seguenti modalità:
- per le iscrizioni on-line, la pagina contenente l’informativa deve essere visualizzata prima dell’accesso alle pagine del modello di iscrizione da compilare e un flag ne deve registrare la presa visione per le scuole statali ovvero l’accettazione per le scuole paritarie o i centri di formazione professionale regionale;
- per le iscrizioni che non vengono effettuate on-line (ad esempio, per le istituzioni scolastiche paritarie che non aderiscono al sistema “Iscrizioni Online”), l’informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizione cartacea.
Le istituzioni scolastiche possono utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell’informativa sul trattamento dei dati personali di alunni/studenti, quali, ad esempio, la pubblicazione del testo dell’informativa sul sito web della scuola.
Al termine della procedura di iscrizione le scuole possono conservare, con modalità che consentono l’identificazione degli interessati, i moduli di iscrizione relativi ad alunni/studenti che, pur avendo presentato la domanda, non si sono per qualsiasi ragione iscritti, solo per le finalità espressamente previste dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a tali fini strettamente necessario (cfr. art. 5, par. 1, lett. e del Regolamento (UE) 2016/679).
