Con riferimento alla predisposizione del modulo di iscrizione, on-line o cartaceo ove previsto (scuole dell’infanzia), le istituzioni scolastiche devono osservare scrupolosamente le disposizioni del Codice, con particolare riferimento agli artt. 2-sexies e 2-octies, e del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27/04/2016 sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e, in particolare, gli artt. 9 e 10 relativi al trattamento di particolari categorie di dati personali effettuato nell’ambito delle predette operazioni.
In tale quadro, anche alla luce delle indicazioni rese dal Garante per la protezione dei dati personali con parere del 12/12/2013, n. 563, con la circolare annuale sulle iscrizioni il M.I. ha fornito istruzioni alle scuole che, nell’ambito della propria autonomia didattica, intendano integrare e adeguare il modulo di iscrizione per fornire ad alunni e a studenti ulteriori servizi in base al proprio PTOF e alle risorse disponibili.
Richiesta di ulteriori dati
In particolare, il Ministero sottolinea che le ulteriori informazioni raccolte devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono trattate, valutando che i dati raccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità dell’iscrizione scolastica e se tale finalità possa essere validamente raggiunta con l’esclusivo uso dei dati personali già raccolti dalla scuola.
A tale proposito, con nota 2773 dell’1/04/2015, lo stesso Ministero rammenta che sono qualificati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità delle iscrizioni i dati riferiti al titolo di studio e alla professione dei genitori e degli esercenti la responsabilità genitoriale di alunni/studenti.
Pertanto, le richieste di informazioni finalizzate all’accoglimento delle domande di iscrizione, o per l’attribuzione di precedenze o punteggi nelle graduatorie/liste di attesa, dovranno essere definite con delibera del Consiglio di istituto che evidenzi in maniera puntuale i motivi che rendono indispensabile la raccolta di informazioni ulteriori.
Informativa privacy
Le scuole forniscono l’informativa di cui all’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, con particolare riferimento ai diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679, secondo le seguenti modalità:
- per le iscrizioni on-line, la pagina contenente l’informativa deve essere visualizzata prima dell’accesso alle pagine del modello di iscrizione da compilare e un flagne deve registrare la presa visione per le scuole statali ovvero l’accettazione per le scuole paritarie o i centri di formazione professionale regionale;
- per le iscrizioni che non vengono effettuate on-line (ad esempio, per le istituzioni scolastiche paritarie che non aderiscono al sistema Iscrizioni Online), l’informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizione cartacea.
Le Istituzioni scolastiche possono utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell’informativa sul trattamento dei dati personali di alunni/studenti, quali, ad esempio, la pubblicazione del testo dell’informativa sul sito web della scuola.
La scuola è obbligata a rendere l’informativa?
Sì. Tutte le scuole, sia quelle pubbliche, sia quelle private, hanno l’obbligo di far conoscere agli interessati (studenti, famiglie, professori ecc.) come vengono trattati i loro dati personali. Devono cioè rendere noto – attraverso un’adeguata informativa con le modalità ritenute più opportune, eventualmente anche on-line – quali dati raccolgono, come li utilizzano e a quale fine.
Conservazione dei moduli dei non iscritti
Al termine della procedura di iscrizione le scuole possono conservare, con modalità che consentono l’identificazione degli interessati e solo per le finalità espressamente previste dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a tali fini strettamente necessario (cfr. art. 5, par. 1, lett. e) del Regolamento (UE) 2016/679), i moduli di iscrizione relativi ad alunni/studenti che, pur avendo presentato la domanda, non si sono per qualsiasi ragione iscritti.
