Tutti gli istituti di ogni ordine e grado – sia quelli che aderiscono al sistema di iscrizioni on-line predisposto dal Ministero sia quelli che utilizzano moduli cartacei – ma anche gli enti locali eventualmente competenti devono prestare particolare attenzione alle informazioni che richiedono per consentire l’iscrizione scolastica.
I moduli base, ad esempio, possono essere adattati per fornire agli alunni ulteriori servizi secondo il proprio POF, ma non possono includere la richiesta di informazioni personali eccedenti e non rilevanti (ad esempio lo stato di salute dei nonni o la professione dei genitori) per il perseguimento di tale finalità. Particolare attenzione deve essere prestata inoltre all’eventuale raccolta di dati sensibili. Il trattamento di questi dati, oltre a dover essere espressamente previsto dalla normativa, richiede infatti speciali cautele e può essere effettuato solo se i dati sensibili sono indispensabili per l’attività istituzionale svolta.
Secondo la circolare relativa alle iscrizioni all’a.s. 2018/2019, le eccezionali, motivate richieste di ulteriori informazioni da parte delle scuole devono essere effettuate nel rispetto, tra l’altro, del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 30/06/2003, n. 196, di seguito Codice) e del “Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero della pubblica istruzione, in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante Codice in materia di protezione dei dati personali” (D.M. 7/12/2006, n. 305), in conformità al parere del Garante per la protezione dei dati personali del 26/07/2006. Ciò, soprattutto in considerazione del fatto che i dati personali raccolti e successivamente trattati si riferiscono prevalentemente a soggetti minori di età.
In tale quadro, le ulteriori informazioni raccolte devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto a ciascuno specifico obiettivo che si intende perseguire e che sia inserito nel piano triennale dell’offerta formativa (cfr. art. 11 del Codice). La valutazione della pertinenza e non eccedenza delle informazioni può essere condotta verificando rispettivamente se i dati raccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità considerata e se la stessa, tenuto anche conto del bagaglio informativo già a disposizione della scuola, possa essere comunque validamente raggiunta con l’esclusivo uso dei dati personali già raccolti dalla scuola e selettivamente individuati (cfr. art. 3 del Codice).
A tale proposito, con la nota del 1/04/2015, prot. n. 2773, il MIUR ha ricordato che sono qualificati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità delle iscrizioni i dati riferiti al titolo di studio e alla professione dei genitori di alunni/studenti.
Le richieste di informazioni finalizzate all’accoglimento delle domande di iscrizione, ovvero per l’attribuzione di precedenze o punteggi nelle graduatorie/liste di attesa, sono definite con delibera del Consiglio di istituto che evidenzi in maniera puntuale i criteri sottesi, in modo da rendere comprensibile l’indispensabilità delle informazioni raccolte rispetto a ciascuna finalità perseguita.
Le scuole forniscono l’informativa di cui all’art. 13 del Codice, con particolare riferimento ai diritti di cui all’art. 7 dello stesso, secondo le seguenti modalità:
- per le iscrizioni on-line, la pagina contenente l’informativa deve essere visualizzata prima dell’accesso alle pagine del modello di iscrizione da compilare, e un flag ne deve registrare la presa visione;
- per le iscrizioni che non vengono effettuate on-line, l’informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizione cartacea.
Le istituzioni scolastiche possono utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell’informativa sul trattamento dei dati personali di alunni/studenti, quali, a esempio, la pubblicazione del testo sul sito web della scuola.
Al termine della procedura di iscrizione le scuole possono conservare, con modalità che consentono l’identificazione degli interessati, i moduli di iscrizione relativi ad alunni/studenti che, pur avendo presentato la domanda, non si sono per qualsiasi ragione iscritti, solo per le finalità espressamente previste dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a tali fini strettamente necessario (cfr. art. 11 del Codice).