Per supportare le scuole nelle delicate operazioni concernenti i contratti pubblici, il MIUR ha predisposto apposite Istruzioni operative, riguardanti l’affidamento e l’esecuzione di servizi di ristorazione mediante bar e distributori automatici.
Tali Istruzioni sono state predisposte in conformità alle previsioni del D.I. 129/2018 (nuovo Regolamento di contabilità).
In allegato, il MIUR mette anche a disposizione l’Appendice, contenente:
- Allegato 1 – “Format di atti di gara per l’affidamento, in concessione, del Servizio di ristorazione mediante bar e distributori automatici”;
- Allegato 2 – “Guida alla compilazione del Piano Economico Finanziario di massima”;
- Allegato 3 – “Guida alla compilazione della Matrice dei Rischi”.
I documenti sono stati elaborati sulla base del modello di procedura aperta (utilizzabile per le procedure sia sopra che sotto soglia comunitaria), al fine di favorire la costituzione di reti di scuole e in considerazione dei valori economici considerevoli che tali affidamenti possono avere, anche in ragione della possibile durata ultraquinquiennale delle concessioni e dunque dei servizi in questione, ai sensi dell’art. 168 del D.Lgs. 50/2016. Resta ovviamente ferma la possibilità per le Istituzioni medesime di affidare i servizi mediante anche procedura diversa dalla gara aperta, nel rispetto delle norme in materia di contratti pubblici.
Inoltre, qualora le singole Istituzioni scolastiche dovessero determinarsi ad espletare una procedura diversa dalla procedura aperta, i documenti di gara dovranno essere conseguentemente adeguati alla specificità della procedura prescelta.
I documenti prendono in considerazione l’affidamento congiunto dei servizi di ristorazione sia mediante bar (Lotto 1), sia mediante distributori automatici (Lotto 2). Nel caso in cui le singole Istituzioni scolastiche intendessero affidare solo uno dei suddetti servizi, i documenti di gara dovranno essere adeguati di conseguenza. Al fine di semplificare tali adeguamenti, nei documenti in questione, i profili relativi alla suddivisione in Lotti sono stati evidenziati in rosso, per poter essere più facilmente modificati e/o integrati e/o eliminati, a seconda delle necessità poste dallo specifico affidamento.
In ogni caso, se le scuole dovessero derogare alle indicazioni del MIUR, le stesse sono tenute a fornire, nella determinazione a contrarre, le motivazioni sottese a tale scelta.
Il MIUR ha introdotto nei format anche una serie di misure finalizzate ad abolire l’uso della plastica monouso nelle Scuole, tra cui:
- l’installazione degli erogatori di acqua potabile microfiltrata, naturale o frizzante, anche refrigerata;
- la sostituzione delle bottiglie di plastica con bottigliette di acqua naturale 100% biodegradabili e compostabili e con lattine di acqua frizzante, realizzate interamente in alluminio 100% rinnovabile;
- la sostituzione nei distributori di bevande calde dei bicchieri di plastica con quelli 100% biodegradabili e compostabili, e delle palette di plastica con quelle biodegradabili.
Contratto di affidamento
L’affidamento del Servizio di ristorazione mediante bar e distributori automatici ha natura giuridica di concessione di servizi, avendo ad oggetto la gestione economico-funzionale dei suddetti servizi, con assunzione del rischio operativo in capo al concessionario, che si sostanzia principalmente in:
- rischio di domanda;
- rischio di disponibilità;
- eventualmente rischio di costruzione.
I due servizi, sebbene siano entrambi servizi di ristorazione, fanno riferimento a mercati distinti, ragion per cui, qualora le Istituzioni Scolastiche intendano affidare tali servizi facendo ricorso ad una procedura di gara unica, quest’ultima dovrebbe essere suddivisa in lotti relativi a ciascun Servizio. La mancata suddivisione in lotti deve essere adeguatamente motivata, nel bando di gara o nella lettera di invito e nella relazione unica.
Criteri Ambientali Minimi
Nella predisposizione degli atti di gara, le scuole devono tener conto dei pertinenti Criteri Ambientali Minimi, con particolare riferimento al D.M. del 25/07/2011, con il quale il Ministero dell’Ambiente ha approvato apposite prescrizioni, volte alla tutela dell’ambiente, afferenti al “servizio di ristorazione collettiva” e alla fornitura di “derrate alimentari”.
A tal fine, le Istituzioni Scolastiche dovranno inserire nella documentazione di gara le prescrizioni che costituiscono i CAM di base. È consigliabile anche l’inserimento dei Criteri Ambientali Minimi premianti.
Remunerazione del servizio
La remunerazione del Servizio deriva dall’utenza che usufruisce del Servizio. Tale remunerazione consiste nei ricavi di gestione del concessionario provenienti dalla vendita dei prodotti offerti dal bar e dai distributori automatici.
Canone
Nell’ambito dei servizi di ristorazione è di norma previsto un canone, stimato di norma su base annua, per l’occupazione dello spazio pubblico in uso, per le utenze e per le altre spese eventualmente sostenute dalla stazione appaltante. Il pagamento da parte del concessionario delle spese relative alle utenze potrebbe avvenire, in via esemplificativa, secondo le seguenti modalità, tra loro alternative:
- “inclusione nel canone in via forfettaria”, sulla base di un piano tariffario (tariffa min/max);
- “pagamento in via diretta da parte del concessionario”, in caso di installazione di un contatore autonomo.
Modalità di affidamento in concessione
Nella individuazione dei criteri di selezione, le scuole dovranno tenere in considerazione le specificità del servizio nella determinazione dei requisiti di idoneità professionale e dei requisiti speciali relativi alla capacità economico-finanziaria e tecnico professionale.
In merito al criterio di aggiudicazione, le Istituzioni Scolastiche sono tenute ad affidare il Servizio sulla base del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo.
Piano economico finanziario e Matrice dei rischi
Il Piano Economico Finanziario (PEF) è il documento attraverso il quale l’operatore economico dimostra la fattibilità del proprio progetto e la sostenibilità economico-finanziaria.
L’operatore economico dovrà allegare all’offerta economica il Piano Economico Finanziario di copertura degli investimenti e della connessa gestione per tutto l’arco temporale.
Le Istituzioni Scolastiche nell’ambito della documentazione di gara potranno definire un PEF di massima.
Le Istituzioni svolgono inoltre l’analisi dei rischi connessi alla gestione del Servizio, e compilano il documento di “matrice dei rischi”, sulla base del modello riportato nelle Linee Guida ANAC n. 9, che dovrà essere allegato alla Lettera di Invito (o Disciplinare di Gara).
Valore e durata della concessione
Le Istituzioni Scolastiche stimano il valore della concessione, quale corrispettivo della gestione del Servizio, come fatturato totale del concessionario generato per tutta la durata del contratto e al netto dell’IVA. In particolare, esso comprenderà:
- l’importo totale pagabile del Servizio bar e/o nell’ambito del Servizio di distribuzione automatica;
- l’importo dell’eventuale contributo a carico della stazione appaltante.
Il valore stimato della concessione è calcolato secondo un metodo oggettivo specificato nei documenti di gara e che tenga conto degli elementi individuati al comma 4 dell’art. 167 del Codice.
Le Istituzioni Scolastiche, potranno individuare, quali singoli valori posti a base di gara:
- il canone mensile che il concessionario dovrà corrispondere alla scuola per l’utilizzo dei locali;
- i prezzi unitari relativi ai singoli prodotti offerti nell’ambito del Servizio bar e/o venduti nell’ambito del servizio di distribuzione automatica;
- eventuale contributo erogato dall’Istituzione Scolastica.
Le Istituzioni Scolastiche determinano la durata della concessione dei servizi commisurandola al valore e alla complessità organizzativa della concessione.
Ove l’Istituzione intenda prevedere una durata ultra quinquennale, dovrà effettuare una preventiva analisi del proprio PEF “di massima”, al fine di verificare il rispetto del comma 2 dell’art. 168 del Codice.
Penali
Le Istituzioni dovranno prevedere nello Schema di Contratto allegato alla Lettera di Invito (o Disciplinare di Gara) specifiche clausole penali, da applicare al concessionario in caso di mancato rispetto dei livelli minimi di servizio previsti nel Capitolato Tecnico.
Oltre alle penali, le Istituzioni prevedranno anche clausole risolutive espresse, il cui verificarsi determinerà l’automatica caducazione del contratto.