Sinergie di Scuola

Già nel Piano e-Gov 2012 era previsto, all’interno dell’obiettivo strategico 20 – Dematerializzazione, il progetto “Pagamenti on-line verso la pubblica amministrazione”.

Nell’ambito di tale progetto è stato predisposto il sistema cui è stato affidato il compito di diffondere, tra i cittadini, l’utilizzo di strumenti di pagamento elettronici, in particolare quelli relativi ai pagamenti verso la P.A.

Il sistema, che è nazionale ed è definito anche come “Dominio dei Pagamenti della Pubblica Amministrazione”, ha assunto a partire dalla fine dell’anno 2014, con la registrazione del correlato marchio, la denominazione di Sistema PagoPA.

Il Sistema pagoPA è stato realizzato da AgID in attuazione dell’art. 5 del C.A.D. e del D.L. 179/2012, convertito con modificazioni dalla Legge 17/12/2012, n. 221.

Ai sensi di tale articolo di legge, AgID ha messo a disposizione, attraverso il Sistema pubblico di connettività, una piattaforma tecnologica per l’interconnessione e l’interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni e i prestatori di servizi di pagamento abilitati, al fine di assicurare, attraverso gli strumenti di cui all’art. 64 del C.A.D., l’autenticazione dei soggetti interessati all’operazione in tutta la gestione del processo di pagamento.

Attori del processo di pagamento sono: l’Utilizzatore finale, l’Ente creditore e il Prestatore di servizi di pagamento.

L’Utilizzatore finale è il soggetto, privato cittadino, impresa, professionista, che effettua pagamenti a favore della Pubblica amministrazione con modalità elettronica. L’Ente creditore è il soggetto a cui l’utilizzatore finale richiede il servizio. Il Prestatore di servizi di pagamento (PSP) è il soggetto, abilitato dalle norme vigenti in materia, ad eseguire le richieste di pagamento e a restituire la ricevuta elettronica di avvenuto pagamento/incasso.

AgID, di concerto con la Banca d’Italia, ha definito le linee guida per l’effettuazione dei pagamenti elettronici.

Fondamento logico del sistema è l’Identificativo Unico di Pagamento (IUV). Si tratta di un codice, determinato in modo univoco da un algoritmo, che consente ai soggetti che utilizzano il Nodo dei Pagamenti SPC di scambiarsi i dati – delle richieste di pagamento e delle relative ricevute associate – per instradare correttamente le procedure di pagamento e per poter effettuare a posteriori ogni possibile verifica.

La struttura e le modalità di composizione del codice IUV sono definite, per tutte le P.A., da AgID in apposite Linee Guida.

Le ricevute di pagamento rilasciate dai PSP che aderiscono al nodo dei pagamenti SPC rivestono potere liberatorio per il pagatore.

La sottoscrizione di accordi di servizio tra AgID, i Prestatori di servizi di pagamento, le P.A. ed eventualmente i gestori di pubblici servizi costituisce la base organizzativa per la partecipazione al sistema.

Ogni amministrazione pubblica può aderire al sistema sia in veste di utilizzatore diretto che in veste di intermediario tecnologico per altre amministrazioni che ad essa afferiscono.

Adesione delle scuole al Sistema PagoPA

L’adesione delle Istituzioni scolastiche italiane al Sistema PagoPA si è realizzata tramite il MIUR, che ha svolto il ruolo di intermediario tecnologico con il nodo dei pagamenti mediante una specifica piattaforma applicativa denominata “PagoInRete” che colloquia, appunto, con PagoPA.

Il progetto è stato realizzato nell’ambito del Piano Nazionale Scuola Digitale, Azione #11 – Digitalizzazione amministrativa della scuola.

Ciò ha consentito a tutte le scuole di assolvere entro il 31 dicembre 2015 all’obbligo di aderire al Sistema PagoPA, esimendole dall’onere di doversi interfacciare singolarmente con AgID. Si è trattato dunque di una importante azione di semplificazione oltre che di digitalizzazione dell’amministrazione scolastica.

PagoInRete consente alle famiglie di effettuare via web i pagamenti degli avvisi emessi dalle scuole per i diversi servizi erogati (mensa, trasporti, visite guidate ecc.) e all’Amministrazione centrale di incassare i contributi richiesti al cittadino, come ad esempio i diritti di segreteria per la partecipazione ai concorsi.

Snellisce l’attività amministrativa delle segreterie scolastiche fornendo un valido strumento per monitorare con efficacia il flusso dei pagamenti, consentendo quindi di risparmiare tempo e risorse.

PagoInRete colloquia con PagoPA, che si occupa della comunicazione e dello scambio dei dati con i Prestatori di servizi di pagamento (Istituti di credito, Poste, Ricevitorie) aderenti al servizio.

I servizi di pagamento e incasso

Il sistema PagoInRete è stato progettato con due interfacce, una per le segreterie scolastiche e una per le famiglie.

Per le istituzioni scolastiche – enti creditori – PagoInRete è accessibile tramite il portale SIDI ove è stato predisposto l’apposito servizio “Pagamenti telematici”; per i genitori degli alunni, per gli studenti stessi e anche per il personale – utilizzatori finali – è stato predisposto un apposito portale dedicato ai servizi di pagamento chiamato appunto PagoInRete.

Gli utilizzatori finali possono accedere a PagoInRete tramite pc, tablet, smartphone e possono procedere immediatamente al pagamento on-line utilizzando strumenti quali la carta di credito, l’addebito in conto (o altri metodi di pagamento), oppure possono decidere di eseguire il versamento in seguito recandosi presso le tabaccherie, gli sportelli bancari autorizzati, gli uffici postali o altri PSP. In quest’ultimo caso l’utente che effettuerà il versamento è tenuto a scaricare dalla sezione del portale PagoInRete dedicata al servizio il documento di pagamento prodotto dal sistema, che riporta QR-Code e Bollettino Postale PA.

PagoInRete fornisce sempre agli utilizzatori finali le ricevute telematiche e gli attestati validi ai fini fiscali per tutti i pagamenti telematici effettuati.

Le Istituzioni scolastiche incassano i versamenti loro spettanti tramite l’istituto bancario che gestisce il loro servizio di cassa.

I pagamenti elettronici incassati dai vari PSP infatti, nei tempi definiti da AgID, vengono riversati nel conto corrente bancario che ogni Istituzione scolastica ha censito nel portale SIDI nella sezione Rete Scolastica > Patrimonio Immobiliare Scolastico (figura 1).

I riversamenti transitano nel bilancio dell’Istituzione scolastica mediante flusso OIL.

In altri termini i riversamenti, così come qualsiasi altro accreditamento a favore dell’Istituzione scolastica, sono contenuti nel file (xml) che contiene il giornale di cassa in formato elettronico. Sono facilmente riconoscibili tra i vari sospesi da incassare in quanto la causale di ogni riversamento contiene sicuramente le seguenti informazioni:

/ PUR / LGPE-RIVERSAMENTO / URI /

Si tratta di una serie di informazioni definite da AgID che a primo acchito sono incomprensibili. Per tradurli in informazioni chiare per le Istituzioni scolastiche è necessario procedere con la loro riconciliazione.

La procedura di riconciliazione SIDI

La riconciliazione è il processo tramite il quale i riversamenti giunti nel conto corrente bancario dell’Istituzione scolastica vengono elaborati e trasformati in sospesi PagoInRete da regolarizzare mediante reversale.

PagoinRete mette a disposizione delle scuole che utilizzano il Bilancio Integrato Scuole (BIS) un servizio che consente di effettuare la riconciliazione automatica dei riversamenti.

Nel prosieguo dell’articolo ci concentreremo proprio su questo processo, mostrando in che modo i due applicativi, PagoInRete e BIS, interagiscono tra di loro.

Esaminiamo la procedura partendo dal momento in cui il giornale di cassa viene caricato nel bilancio.

In BIS il caricamento del file elettronico del giornale di cassa avviene nell’ambito dei servizi inerenti la Gestione del bilancio (figura 2).

Per importare il giornale di cassa in BIS occorre individuare il file .xml tramite la funzione “Scegli File” e successivamente bisogna selezionare il tasto “Carica”.

Al termine dell’operazione, se è andata a buon fine, l’utente riceve dal sistema un messaggio di caricamento avvenuto con successo e contemporaneamente visualizza il giornale di cassa nello stato “Caricato” (figura 3).

Non appena lo stato del giornale di cassa muta in “Elaborato” l’utente può proseguire nel processo di riconciliazione, innanzitutto andando a verificare tra i sospesi la presenza di eventuali riversamenti.

La funzione “Sospesi” prevista nell’ambito delle funzioni di gestione di BIS, consente la lavorazione sia dei sospesi che possiamo definire “comuni”, sia dei sospesi PagoInRete (figura 4).

Innanzitutto i riversamenti, se presenti, appaiono con la loro causale incomprensibile, il cui contenuto è definito secondo i protocolli concordati con AgID, nella Sezione “Sospesi” (figura 5).

A questo punto, affinché i riversamenti possano essere tradotti in sospesi da regolarizzare con reversali è necessario utilizzare alcune funzioni presenti nel servizio “Pagamenti telematici”, PagoInRete che consentono a quest’ultimo di dialogare con BIS.

PagoInRete dedica infatti alcune funzioni alla riconciliazione. Tra queste, Report Riconciliazione Riversamenti che contiene l’elenco dei dati dei pagamenti effettuati tramite il sistema e lo stato di riconciliazione con i flussi di riversamento dei PSP; Riconciliazione manuale avvisi pagamento che consente di abbinare agli avvisi di pagamento emessi con PagoInRete con i versamenti effettuati fuori sistema, ad esempio con il tradizionale metodo del pagamento allo sportello bancario, o con bonifico bancario. E infine, Report riconciliazione tesoreria che contiene l’elenco degli avvisi di pagamento transitati nei flussi OIL del giornale di cassa sotto forma di riversamento.

L’elenco contiene una serie di informazioni utili per comprendere, ancor prima di visualizzarlo in BIS tra i sospesi PagoInRete, qual è il contenuto di ogni singolo riversamento presente nei flussi OIL (figura 6).

In particolare nella colonna “Id file OIL” è indicato il file di giornale di cassa che contiene il riversamento, che a sua volta può contenere uno o più avvisi pagati.

Nella tabella di Riconciliazione tesoreria il codice del riversamento corrisponde all’id sospeso.

In PagoInRete, tuttavia, la funzione più importante ai fini della riconciliazione dei riversamenti è contenuta nel servizio “Dati per reversali”.

Tramite questo servizio è possibile inviare al BIS i dati necessari per predisporre le reversali di incasso.

Nel prosieguo, seguendo passo dopo passo un sospeso indicheremo le operazioni da compiere per poter incassare tramite reversale i versamenti ricevuti mediante PagoInRete.

Ai nostri fini esamineremo il sospeso BIS n. 66 (figura 7).

Per ogni riversamento/sospeso riconciliato correttamente è possibile visualizzare in PagoInRete nella sezione “Dati per reversali” tutti gli avvisi di pagamento, in esso contenuti, incassati dal PSP per conto dell’Istituzione scolastica.

Nell’ambito di tale funzione per individuare singolarmente i sospesi bisogna utilizzare il comando “Cerca” (figura 8).

Il risultato della ricerca (figura 9), consente di individuare nel dettaglio qual è il contenuto del singolo riversamento presente nella sezione BIS “Sospesi”, nel nostro caso – come detto – il contenuto del sospeso contrassegnato con l’id n. 66.

Per inviare il contenuto del sospeso n. 66 alla sezione BIS > Gestione > Sospesi > Pagoinrete occorre selezionare il sospeso spuntando il quadratino posizionato ad inizio riga e cliccare sul tasto “Invia a Bilancio”.

L’utilizzo di questo servizio produce lo svuotamento della pagina: di conseguenza, qualora si abbia necessità di visualizzare nuovamente gli avvisi di pagamento già inviati al bilancio, occorre interrogare l’archivio reversali tramite l’apposita funzione “Interroga archivio reversali”.

I dati possono essere inviati a bilancio anche in modalità cumulativa spuntando il quadratino “Seleziona tutto”, posizionato nella pagina in alto a sinistra.

Una volta che è stato effettuato l’invio dei dati a bilancio si può tornare nella funzione di gestione dei sospesi di BIS per procedere con la predisposizione degli ordini di incasso.

I dati provenienti da PagoInRete si ritrovano nella corrispondente sezione dei sospesi BIS (figura 10).

Effettuato l’invio dei dati a bilancio, per poterli visualizzare correttamente in BIS occorre selezionare il comando “Aggiorna Elenco”.

L’aggiornamento della pagina consente di visualizzare tutti gli avvisi di pagamento contenuti nei singoli riversamenti (figura 11).

A questo punto si può procedere con la regolarizzazione degli avvisi che può avvenire in modalità automatica, manuale o manuale multipla.

La modalità automatica si può utilizzare solo per regolarizzare singoli sospesi. Per abilitare tale scelta, una volta selezionato il sospeso che interessa, occorre cliccare sul pulsante “Regolarizza automatico” (figura 12). Il sistema provvederà a generare, utilizzando i dati ereditati dall’applicativo PagoInRete la relativa reversale di incasso. Inoltre, inserirà e registrerà automaticamente in banca dati tutti gli elementi indispensabili ai fini di una corretta predisposizione del documento contabile, quali ad esempio il debitore, l’importo ecc.

L’operazione di regolarizzazione automatica deve essere confermata (figura 13).

Al termine l’utente riceve dal sistema un avviso che lo informa del completamento dell’operazione (figura 14).

Qualora si debba associare un sospeso da regolarizzare ad un residuo o ad un accertamento già registrati in bilancio occorre scegliere la modalità regolarizza manuale.

In questo caso è l’operatore che procede ad abbinare il sospeso selezionato al relativo residuo attivo o accertamento in conto competenza.

È possibile regolarizzare più sospesi con un’unica reversale. In tale ipotesi ovviamente, dopo aver selezionato i sospesi di proprio interesse occorre procedere con la funzione di regolarizzazione manuale multipla.

Le reversali emesse a riconciliazione dei sospesi PagoInRete si inviano all’istituto cassiere tramite distinta oil come accade per qualsiasi altro ordine contabile.

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