La disciplina relativa alla gestione patrimoniale dei beni delle Istituzioni scolastiche è stata ridefinita nel Titolo III – “Gestione patrimoniale – Beni e inventari” (artt. 29-39) – del D.I. 129/2018 al fine di assicurare uniformità di comportamento e di procedimento in materia, semplificare e rendere omogenee le risultanze inventariali e, in ultima analisi, rendere efficaci ed efficienti le attività di vigilanza e di controllo sulle modalità di amministrazione dei beni stessi.
Agli inizi del 2021 il Ministero dell’Istruzione, continuando la sua azione di orientamento e indirizzo delle Istituzioni scolastiche, in attuazione di quanto previsto dall’art. 29, comma 3 del D.I. 129/2018, con nota prot. n. 4083 ha predisposto delle istruzioni operative (di seguito “Linee guida”), con l’obiettivo di favorire comportamenti uniformi e comuni nella gestione del patrimonio ivi inclusi gli aspetti relativi ai beni non inventariabili e agli inventari.
Le Linee guida sostituiscono le indicazioni impartite in occasione del precedente rinnovo inventariale, ossia le note 8910/2011 e 2233/2012, e si applicano a tutte le Istituzioni scolastiche ed educative statali (ivi inclusi i Convitti annessi) dotate di personalità giuridica e autonomia tranne quelle delle Regioni Sicilia e Valle d’Aosta, delle Provincie di Trento e Bolzano, e ai Convitti ed Educandati.
A corredo delle Linee guida è stata predisposta una serie di documenti utile a supportare operativamente le scuole nelle attività inerenti appunto alla gestione del patrimonio. Alcuni di questi documenti sono stati utilizzati dalle stesse nel corso delle recenti attività di rinnovo inventariale, che possiamo definire “straordinarie” in quanto si svolgono con cadenza decennale.
Gli altri documenti appartenenti alla serie che correda le Linee guida costituiscono un valido supporto nello svolgimento dell’ordinaria gestione dei beni costituenti il loro patrimonio.
I titolari della gestione del patrimonio
Figure preminenti nella gestione del patrimonio sono il Consegnatario, il Sostituto Consegnatario e i Sub-consegnatari. La norma che disciplina le funzioni svolte da tali figure è contenuta nell’art. 30 del D.I. 129/2018.
Consegnatario è il DSGA che, nel rispetto delle competenze del Dirigente scolastico, è incaricato di:
- conservare e gestire i beni dell’Istituto;
- distribuire gli oggetti di cancelleria, gli stampati e altro materiale di facile consumo;
- curare la manutenzione dei beni mobili e degli arredi di ufficio;
- curare il livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
- vigilare sul regolare e corretto uso dei beni affidati agli utilizzatori finali, che fruiscono del bene o consumano il materiale;
- vigilare, verificare e riscontrare il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi.
Il Consegnatario, in caso di assenza o impedimento temporaneo, è sostituito da uno o più impiegati nominati dal Dirigente scolastico. Inoltre, nelle Istituzioni scolastiche particolarmente complesse è possibile individuare uno o più Sub-consegnatari, anch’essi incaricati con provvedimento del Dirigente scolastico, che affianchino il Consegnatario nella gestione del patrimonio. In particolare i Sub-consegnatari rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al Consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto (art. 30, comma 3 del D.I. 129/2018).
Entro sessanta giorni dalla cessazione dal proprio ufficio il DSGA è tenuto ad effettuare il passaggio di consegne che avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il Consegnatario subentrante, alla presenza del Dirigente scolastico e del presidente del Consiglio di Istituto. Lo svolgimento di tale operazione deve risultare da apposito verbale.
Il patrimonio delle Istituzioni scolastiche
Il patrimonio si compone di beni mobili, beni mobili registrati e beni immobili. Per le considerazioni generali sui beni si rimanda agli artt. 826 e 828 del codice civile.
Per la disciplina dei beni concessi in uso alle scuole dallo Stato e dagli Enti locali occorre far riferimento alle disposizioni del codice civile e a quelle impartite dagli Enti medesimi.
Per la gestione del patrimonio e degli inventari ogni Istituzione scolastica deve approvare con delibera del Consiglio di Istituto un proprio regolamento che rispetti quanto previsto dal D.I. 129/2018 e dalle norme generali in materia. È nel regolamento di istituto che è definita la disciplina per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione in inventario. Tale regolamento deve essere trasmesso all’USR competente per territorio.
L’inventario dei beni che costituiscono il patrimonio dell’Istituto si compone dei seguenti registri:
- beni mobili;
- beni di valore storico-artistico;
- libri e materiale bibliografico;
- valori mobiliari;
- veicoli e natanti;
- beni immobili.
I beni mobili
Parte rilevantissima del patrimonio è costituita dai beni mobili. Essi si inventariano nel momento in cui entrano a far parte del patrimonio della scuola a seguito di acquisto, donazione o altra operazione di trasferimento, e sono oggetto di cancellazione dall’inventario nel momento in cui cessano di far parte del patrimonio per vendita, per distruzione, per furto o per perdita.
Tali beni si iscrivono in inventario in ordine cronologico, con numerazione progressiva e ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che valgano a stabilirne la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità o il numero, lo stato di conservazione, il valore e l’eventuale rendita.
I beni mobili che si iscrivono in inventario possono appartenere alle categorie elencate in tabella 1.
Come emerge dalla tabella, i beni appartenenti alle categorie II e V pur essendo beni mobili devono essere inseriti in appositi inventari ad essi dedicati. Tutte le altre categorie di beni confluiscono nell’inventario dei beni mobili. Qualora in fase di inserimento di un bene in inventario sorgano dei dubbi riguardo alla categoria di appartenenza dello stesso occorre far ricorso al principio della strumentalità, ossia il bene si colloca nella categoria attinente all’uso che dello stesso si fa nell’ambito dell’Istituzione scolastica.
A titolo di esempio, una postazione informatica acquistata ad uso amministrativo è inserita nella categoria I, mentre è ascritta alla categoria III se è destinata ad uso didattico.
Non si iscrivono in inventario i beni di facile consumo, ossia tutti quei beni che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente e i beni mobili di valore pari o inferiore a 200 euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a predetto importo, IVA compresa.
Il servizio SIDI Inventario
Il Ministero, così come già fatto per le disposizioni che disciplinano la gestione del patrimonio, ha ritenuto più utile, anziché aggiornare il servizio già esistente, predisporne uno nuovo che meglio rispondesse alle disposizioni introdotte dal D.I. 129/2018 e alle Linee guida del 2021.
L’applicativo SIDI prevede un processo di gestione dell’inventario che segue il seguente ciclo operativo:
- importazione dei dati dei beni per le scuole che utilizzavano la precedente applicazione di inventario;
- inserimento e gestione dei beni di inventario;
- attività di ricognizione periodica dei beni;
- discarico dei beni;
- rivalutazione annuale dei beni;
- rinnovo dell’inventario;
- emissione modello K e inventario generale;
- chiusura e apertura nuovo anno;
- gestione degli incarichi di custodia dei beni agli affidatari.
Nel prosieguo del presente approfondimento andremo ad analizzare e illustrare le principali funzioni del servizio innovato.
Home Page
All’avvio del servizio si apre la homepage che contiene un riepilogo delle informazioni sui dati e sulle attività che possono svolgersi con l’applicazione, cui si accompagna sulla sinistra un menu verticale che elenca tutte le possibili funzioni del programma, come in figura 1.
Notifiche
Durante l’utilizzo dell’applicazione il sistema raccoglie delle informazioni dettagliate che rende disponibili per l’utente nell’area Notifiche. La lista di tali notifiche può essere scaricata in formato pdf.
Gestione dei Parametri
In questa sezione sono indicati i parametri di configurazione e operativi indispensabili al funzionamento dell’applicativo Inventario. I parametri presenti in questa sezione si riferiscono all’anno di esercizio, il cui record [termine tecnico per indicare una registrazione, ndr] è aggiunto automaticamente al primo accesso e ad ogni chiusura di esercizio.
Alcuni parametri sono definiti dall’utente, come ad esempio l’attivazione del collegamento tra l’Inventario e il BIS – Bilancio Scuole. L’attivazione di tale collegamento consente lo scambio di informazioni tra le due procedure quali, tra gli altri, i dati dei creditori, i mandati di pagamento, i dati necessari per la compilazione del modello K.
Altri parametri invece sono gestiti automaticamente dall’applicativo e non possono essere modificati dall’utente:
- Rivalutazione Automatica: indica se nell’anno è stata effettuata una rivalutazione automatica dei beni di inventario;
- Data ultima rivalutazione: data dell’ultima rivalutazione automatica effettuata nell’anno;
- Rinnovo inventariale: indica se nell’anno è stata effettuato un rinnovo inventariale dei beni di inventario;
- Data ultima rinnovo: data dell’ultima rinnovo inventariale effettuato nell’anno;
- Importazione da fornitori terzi: indica se nell’anno è stata effettuata una importazione dei beni, da applicativi di fornitori terzi;
- Data ultima importazione: data dell’ultima importazione da fornitori terzi effettuata nell’anno;
- Chiusura Inventario: indica se nell’anno è stata effettuata una chiusura dell’inventario;
- Data Chiusura: data alla quale è stata effettuata la chiusura di inventario nell’anno;
- Apertura nuovo esercizio: indica se nell’anno è stata effettuata una apertura di un nuovo esercizio;
- Data apertura: data alla quale è stata effettuata l’apertura di un nuovo esercizio nell’anno;
- Migrazione: indica se nell’anno è stata effettuata una migrazione dei dati di inventario;
- Data migrazione: data alla quale è stata effettuata la migrazione dei dati dei beni di inventario.
Anagrafiche
In questa sezione l’utente SIDI può censire come ubicazioni tutti gli spazi individuati per accogliere i beni inventariati. Per avere la lista completa delle ubicazioni censite è possibile utilizzare l’apposita funzione di ricerca. La ricerca effettuata senza filtri fornisce l’elenco completo delle ubicazioni esistenti, il cui elenco prodotto in formato pdf può essere scaricato e conservato dal’utente.
A differenza delle ubicazioni, le sedi sono acquisite automaticamente dall’anagrafica SIDI e vengono aggiornate costantemente e concadenza giornaliera. Le sedi non possono essere modificate dall’Istituzione scolastica.
Beni di Inventario
È la sezione dell’applicazione dedicata alla gestione dei beni di inventario. In questa sezione sono raccolti i dati anagrafici, amministrativi/contabili e caratteristici relativi ai beni che costituiscono il patrimonio dell’Istituto.
Le funzioni disponibili con riferimento alla sezione Beni di Inventario sono quelle illustrate in figura 2.
Inserimento
La funzione di inserimento si avvia scegliendo la tipologia di inventario cui appartiene il bene che si deve registrare (figura 3).
Si procede quindi, con la fase 1 di 4 che prevede l’inserimento dei dati anagrafici (figura 4) e dei dati amministrativi/contabili (figura 5).
Il processo di inserimento prosegue selezionando il comando Avanti. Eventuali errori bloccanti saranno comunicati dal sistema.
La fase 2 di 4 prevede l’inserimento dei dati relativi ai movimenti contabili associati al bene, ossia nell’impegno di spesa e nei relativi mandati di pagamento. I movimenti contabili sono comuni a tutte le tipologie di inventario. Possono essere inseriti anche in un momento successivo a quello della registrazione del bene in inventario utilizzando una delle due procedure previste: manuale o automatica di Aggiornamento dei dati contabili, che è una funzione del menu attività (figura 6).
La fase 3 di 4 consente di definire i Dati caratteristici beni mobili, indicandone innanzitutto lo stato di conservazione (figura 7). È in questa fase del processo che possono essere inserite note sulle caratteristiche del bene inventariato.
L’ultima fase, 4 di 4, contiene un riepilogo di tutti i dati inseriti con riferimento alle sezioni:
- Dati anagrafici
- Dati amministrativi/contabili
- Movimenti contabili
- Riepilogo dati caratteristici
La fase si conclude selezionando il comando Avanti. Il processo di inserimento del bene si conclude con un messaggio del sistema riguardo al corretto inserimento dello stesso (figura 8).
ATTENZIONE: L’eliminazione di un bene dall’inventario senza utilizzare la procedura di discarico – ad esempio perché si è voluto provare il funzionamento dell’applicazione caricando un bene fittizio e successivamente lo si è eliminato utilizzand o il comando “Cancella” – comporta la formazione di un buco non giustificato nella numerazione dei beni, che non risulterà quindi progressiva e ininterrotta.
