Il Ministero dell’Istruzione ha pubblicato una serie di strumenti utili per le scuole per la gestione dei propri documenti. Nello specifico si tratta di:
- Linee guida per la gestione documentale
- Format di Manuale per la gestione dei flussi documentali
- Titolario di classificazione
- Massimario di conservazione e scarto
- Strumenti della firma elettronica avanzata
Gestione documentale
Con la nota 3868 del 10/12/2021 il M.I. ha illustrato i nuovi strumenti a supporto delle scuole.
Linee guida
Le Linee guida forniscono una prima illustrazione dei meccanismi organizzativi di tenuta e conservazione della documentazione scolastica, delle responsabilità, oltre ad una descrizione sintetica dei principali strumenti da utilizzare.
Format di Manuale per la gestione dei flussi
Il format rappresenta uno schema di riferimento per la redazione, da parte di ogni scuola, del Manuale di gestione documentale.
Tale documento organizzativo rappresenta un adempimento obbligatorio in capo a tutte le P.A.
Il format:
- è stato predisposto in condivisione con il Ministero della cultura e con le Soprintendenze archivistiche, con le quali ciascuna Istituzione scolastica è opportuno si rapporti in fase di adozione del Manuale;
- descrive il sistema di produzione e gestione dei documenti e contiene istruzioni di dettaglio per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
- rappresenta un modello standard, che deve essere adattato rispetto alle caratteristiche, esigenze e necessità del singolo Istituto.
Titolario unico di classificazione
Il Titolario supporta le Istituzioni scolastiche nella classificazione dei documenti, nonché nella corretta formazione e gestione degli archivi.
È articolato su due livelli: il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo.
Tale strumento deve essere adottato da tutte le scuole, senza la possibilità di apporre modifiche allo stesso.
Massimario di conservazione e scarto
Il Massimario supporta le scuole nello svolgimento delle operazioni di scarto. Descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, la selezione e lo scarto della documentazione archiviata.
Al fine di agevolare le operazioni di registrazione, ciascuna tipologia documentaria, oltre ad essere associata al relativo tempo di conservazione, è stata collegata al titolo e alla classe corrispondente nel Titolario di classificazione.
La struttura dei primi tre livelli del Massimario, che corrispondono ai titoli e alle classi del Titolario e alle tipologie documentarie, non è soggetta a modifiche da parte delle Istituzioni scolastiche. Tuttavia, è previsto un quarto livello “libero”, in cui è concesso alle scuole di dettagliare ulteriormente le tipologie documentarie.
Firma elettronica avanzata
Il servizio di Firma elettronica avanzata prevede l’utilizzo di due applicativi: “Sigillo” e “Sigillo-Gestione”.
Sigillo consente in ogni momento di apporre delle firme su documenti prodotti dalle scuole, senza la necessità di utilizzare un certificato di firma digitale emesso da una Certification Authority. Garantisce l’immodificabilità del documento dopo l’apposizione della firma e abbina indissolubilmente l’oggetto della sottoscrizione con il processo di autenticazione SPID e, dunque, con l’identità del firmatario.
Le funzionalità sono:
- firma da remoto di un documento caricato dalle scuole;
- verifica dello stato della firma di un documento;
- possibilità di scaricare un documento firmato;
- notifica tramite email del caricamento del documento;
- ricerca dei documenti.
I soggetti in possesso di un’identità digitale SPID di livello 2 possono accedere a Sigillo attraverso una delle seguenti modalità: dall’area riservata del portale del Ministero dell’Istruzione; tramite email inviata al firmatario dopo il caricamento del documento; tramite applicativo esterno che accede a Sigillo mediante URL diretta.
Per maggiori informazioni: Manuale utente FEA e nota 3935 del 15/12/2021.
Sigillo-Gestione, invece, è un applicativo del SIDI che permette a Dirigenti scolastici, Direttori SGA e agli utenti delle segreterie scolastiche da loro accreditati di utilizzare il servizio di Firma elettronica avanzata Sigillo.
Sigillo-Gestione permette di monitorare e caricare due diverse tipologie di documenti:
- a firma singola, per i quali sarà possibile richiedere la firma ad un solo firmatario;
- a firma multipla, per i quali sarà possibile richiedere la firma a più firmatari.
Per entrambe le tipologie, una volta completato il processo di firma, verrà inviata una email di notifica a tutti i firmatari e alla scuola che ne ha predisposto il caricamento.
Per maggiori informazioni: Manuale utente FEA – Gestione.
Sono inoltre disponibili i seguenti video tutorial:
- Introduzione alla Firma elettronica avanzata
- Le funzioni FEA
- Sigillo Gestione
- La firma singola
- La firma multipla
Figure responsabili
Per assicurare un trattamento uniforme dei documenti, una puntuale applicazione delle disposizioni e un periodico monitoraggio delle modalità d’uso degli strumenti di gestione documentale, la scuola deve prevedere al suo interno le seguenti figure:
- il Responsabile della gestione documentale e il suo vicario, soggetti in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, preposti al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, che producono il pacchetto di versamento ed effettuano il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione; anche nell’ipotesi in cui il Responsabile della gestione documentale venga individuato in una figura diversa dal Dirigente scolastico, alcuni compiti e responsabilità restano in capo allo stesso Dirigente;
- il Responsabile della conservazione, soggetto in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater del D.Lgs. 82/2005;
- il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, al quale può essere presentata l’istanza di accesso civico, qualora la stessa abbia ad oggetto dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi del D.Lgs. 33/2013;
- il Responsabile della protezione dei dati, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016, che ha il compito di sorvegliare sull’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati personali;
- in aggiunta alle figure sopra elencate, è inoltre importante individuare il Referente per l’indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA), soggetto a cui il Dirigente scolastico affida il compito, sia organizzativo che operativo, di interagire con il gestore dell’iPA per l’inserimento e la modifica dei dati dell’Istituzione scolastica, nonché per ogni altra questione riguardante la presenza della stessa presso l’iPA.
Cosa fare dal 1° gennaio 2022
Le Istituzioni scolastiche dovranno adottare il Titolario di classificazione e il Massimario di conservazione e scarto dal 1° gennaio 2022.
Per assicurare la coerente adozione del nuovo modello di gestione documentale e agevolare la diffusione degli strumenti sopra descritti, è prevista la realizzazione da parte del M.I. di iniziative info-formative, i cui dettagli verranno forniti in seguito.
Inoltre, all’interno del servizio HDAC verrà attivata un’apposita sezione dedicata alla gestione documentale.
Tramite tale servizio è inoltre possibile consultare le FAQ e i documenti messi a disposizione dal Ministero, nonché usufruire di appositi oggetti multimediali su diverse tematiche d’interesse.
Il servizio HDAC è accessibile al seguente percorso: SIDI > Applicazioni SIDI > Gestione Finanziario Contabile > Help Desk Amministrativo Contabile.
