Ogni qual volta in una scuola avviene il cambio di Direttore è necessario che a questo fatto consegua un formale passaggio di consegne. Infatti, il passaggio di profilo — avvenuto nel 2000 per gran parte dei Direttori — da Responsabili a Direttori SGA comporta rinnovate responsabilità che hanno reso più pregnante tale adempimento rispetto alla vecchia qualifica, quando tale procedura era poco più di una formalità.
In questo senso, il passaggio della responsabilità di consegnatario dei beni dal dirigente al direttore, ad esempio, ha posto in capo a questa figura professionale tutte le incombenze sulla gestione dei beni che riverberano proprio al momento del passaggio delle consegne.
Ma anche la responsabilità diretta e quasi esclusiva, in capo al direttore, sulla predisposizione degli atti contabili e i conseguenti adempimenti fiscali, impongono, in sede di passaggio di consegne, la registrazione precisa della situazione esistente alla data del passaggio al fine di separare nettamente le responsabilità tra direttore uscente e direttore entrante.
Chiarimenti dalla Ragioneria Generale dello Stato
Recentemente l’U.S.R. per la Lombardia ha emanato la circolare prot. n. MIUR AOODRLO R.U. 3090 del 21 marzo 2011, con la quale ha trasmesso i chiarimenti formali espressi dalla Ragioneria Generale dello Stato riguardo al procedimento per il passaggio di consegne tra direttori dei servizi amministrativi e generali cessante e subentrante delle istituzioni scolastiche all’inizio dell’anno scolastico, ovvero a ogni cambio di DSGA, anche in corso d’anno.
Il passaggio di consegne — ribadisce la circolare — è un procedimento obbligatorio, la cui mancata effettuazione rischia di compromettere il regolare funzionamento delle scuole. Il DSGA è “consegnatario” dell’istituzione scolastica ed è tenuto al rispetto della specifica regolamentazione in materia.
In via generale la RGS ha precisato che la gestione dei beni mobili di proprietà dello Stato e la gestione dei beni appartenenti alle istituzioni scolastiche sono disciplinate da fonti normative distinte.
In particolare, la RGS ha chiarito che l’art. 26 del DPR 254/2002, che disciplina l’avvicendamento dei consegnatari e prevede la presenza di un funzionario in rappresentanza del competente ufficio riscontrante al momento del passaggio di consegne, non è applicabile alle istituzioni scolastiche, perché la vigilanza sul patrimonio in dotazione alle istituzioni scolastiche rientra nei compiti istituzionali dei revisori dei conti; pertanto, l’operazione di passaggio di consegne all’interno della scuola è previsto dall’art. 24, comma 8, del decreto interministeriale 1° febbraio 2001, n. 44, il quale prevede che:
«Quando il direttore cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del dirigente e del presidente del consiglio di istituto. L’operazione deve risultare da apposito verbale».
A tale proposito, l’art. 58 del citato D.I. n. 44/2011 disciplina i compiti dei revisori dei conti, tra i quali anche la vigilanza sulla legittimità, regolarità e correttezza dell’azione amministrativa.
Analogo discorso vale per il passaggio di consegne “con riserva” previsto dal comma 2 dell’art. 26 del DPR 254/2002, che testualmente recita:
«Il passaggio può avvenire, in situazioni eccezionali da motivare, con la clausola della riserva; in tal caso essa deve essere sciolta, una volta effettuata da parte del nuovo consegnatario la ricognizione dei beni, entro un periodo di tempo non superiore a tre mesi. Qualora circostanze eccezionali lo richiedano, tale termine può essere prorogato non oltre due mesi dal dirigente dell’ufficio da cui il consegnatario dipende».
Quindi, la disciplina contenuta nell’articolo 26 del DPR 254/2002, che prevede la presenza di un funzionario in rappresentanza dell’ufficio riscontrante competente al momento dell’avvicendamento tra consegnatari, non è applicabile alle scuole perché la vigilanza sul patrimonio in dotazione alle istituzioni scolastiche rientra nei compiti istituzionali dei revisori dei conti (articolo 58 del decreto interministeriale 1 febbraio 2001, n. 44 e circolare del 18 settembre 2008, n. 26/RGS).
Il verbale
La mancata formalizzazione del passaggio di consegne tra il consegnatario uscente e quello subentrante può dar luogo, tra l’altro, ad ipotesi di responsabilità amministrativa e contabile (Circolare RGS 18 settembre 2008, n. 26, “Aspetti concernenti la gestione dei beni delle Istituzioni scolastiche”).
A tal fine, si propone uno schema di verbale per il passaggio di consegne; in detto schema saranno presi in esame i dati relativi a:
- Convenzione di cassa (Banca, conto, scadenza...);
- Bilancio (cassa, entrate, spese, minute spese, ccp...);
- Stipendi (pagamenti supplenze e compensi accessori, ritenute, contributi...);
- Stato giuridico (ricostruzioni, cessazioni, contratti...);
- Patrimonio (Beni in consegna, subconsegne, rivalutazioni, ricognizioni...);
- Regolamenti in essere (di istituto, del Consiglio, attività negoziale...);
- Organismi di appartenenza (appartenenza a reti, associazioni, consorzi...);
- Assicurazioni (qualità e quantità delle polizze – relative scadenze...);
- Organizzazione dei servizi (organigramma, incarichi, deleghe...);
- Login e password istituzionali (rete, internet, statistiche, entratel...);
- Revisori (nominativi, reperibilità, verbali, eventuali rilievi...);
- Allegati (Situazione finanziaria, P.O.F., contratto R.S.U, subconsegnatari...);
- Contratti di leasing con scadenze;
- Contratti di manutenzione con scadenze;
- Eventuali cooperative o imprese per la pulizia;
- Contratti di noleggio con scadenze;
- Abbonamenti con scadenze o indicazione della situazione nell’istituto.
All’interno dello schema le eventuali note con rimando a piè di pagina costituiscono esplicitazioni al paragrafo considerato.
