Sinergie di Scuola

L’Agenzia Nazionale comunica all’Ente di aver ricevuto il grant, la sovvenzione, attraverso una lettera e la trasmissione della scheda di valutazione.

Nella lettera, l’Agenzia comunica la userid e la password per entrare nella piattaforma dei servizi, dalla quale l’Ente potrà scaricare la Convenzione con tutti gli allegati.

La Convenzione, in formato PDF, deve essere compilata a video, firmata digitalmente nel consueto formato p7m e inviata, sempre per posta certificata, all’Agenzia Nazionale.

È importante che tutte le comunicazioni siano gestite attraverso una casella di posta certificata.

Com’è strutturata la Convenzione

Il primo dato richiesto è il CUP (Codice Unico Progetto). La richiesta e il successivo utilizzo del CUP sono sempre obbligatori nel caso di progetti e attività finanziati con fondi comunitari.

Il CUP deve essere richiesto direttamente al CIPE da tutti i soggetti pubblici beneficiari di un finanziamento Erasmus+.

Qui di seguito è possibile accedere alla procedura per richiedere il CUP: Manuale Utente CUP.

Poi occorre compilare i dati dell’Ente, come in figura 1.

La convenzione tra l’Agenzia Nazionale e il beneficiario riporta un indice nel quale sono elencati tutti i punti dell’accordo.

In particolare, nella convenzione è riportato il codice e il titolo del progetto, che dovranno essere riportati in ogni comunicazione.

La convenzione contiene anche l’indicazione del periodo in cui si realizzerà il progetto, ossia le date entro le quali devono essere espletate tutte le attività, che poi saranno realizzate utilizzando la sovvenzione. Viene indicato anche l’importo totale della sovvenzione, con le specifiche relative all’acconto e al saldo (in genere l’80% della sovvenzione viene erogata entro 30 giorni dalla firma della convenzione da parte delle parti; il saldo del 20% è erogato entro un mese dalla valutazione del report finale).

C’è poi una parte dedicata alla gestione del budget di progetto:

  1. Per il progetto KA1 di formazione, sono dettati i criteri per assegnare il grant (figura 2).
  2. Per la gestione del budget rispetto ai partenariati per lo scambio di buone prassi, per l’innovazione, per gli scambi tra scuole, sono specificate tutte le regole finanziarie e fiscali.

L’Agenzia richiede il numero di conto corrente sul quale effettuare i versamenti (figura 3).

Mobility Tool e piattaforma di disseminazione dei risultati

Particolare enfasi viene data al Mobility Tool (guida) e alla piattaforma di disseminazione dei risultati Erasmus+ (guida): l’Agenzia inserisce i dati del progetto e richiede di compilare parti e di pubblicare risultati che dimostrino l’avvenuta realizzazione del progetto.

Queste piattaforme sono molto importanti, perché permettono ai valutatori di esprimere un parere che sarà vincolante per la concessione del saldo, al termine del progetto, ma anche per permettere ad altri Enti di accedere ai risultati progettuali per poterli valorizzare e migliorare.

Loghi europei, pec e firma digitale

Nella convenzione si dettano anche le regole per l’uso dei loghi europei, importanti sia per la comunicazione, sia per la disseminazione e, per la corretta gestione della casella pec, obbligatoria per le comunicazioni con l’Agenzia. Obbligatoria è anche la firma del documento in formato digitale (p7m). La convenzione, difatti, dovrà essere firmata digitalmente e spedita via mail, attraverso la posta certificata.

Tutta questa parte è ben dettagliata nell’Allegato 1 alla Convenzione.

Gli allegati

Allegati alla convenzione si trovano i seguenti documenti:

Allegato I

Contiene tutte le disposizioni giuridico-amministrative e un glossario dei termini che si incontrano nella Convenzione, elencate nella Parte A.

Poi vengono specificati gli obblighi generali e i ruoli dei beneficiari: questa parte potrebbe essere inserita nell’accordo che si instaura nel caso di un progetto consorziato o di una partnership, perché regola le relazioni, le responsabilità e gli obblighi tra i partner.

In genere, queste caratteristiche vengono inserite all’interno della fase progettuale, e dunque dovrebbero essere già chiare ai partner nella fase di predisposizione del progetto.

Una parte dell’Allegato I è dedicata alla Comunicazione, e una serie di articoli trattano diversi casi di risoluzione e sospensione della Convenzione stessa.

La Parte B riguarda le disposizioni finanziarie, con particolare riferimento ai costi ammissibili e a quelli non ammissibili, con tutte le regole per la tracciabilità delle pezze giustificative.

Allegato II

Declina il budget di progetto, suddiviso per beneficiario e per tipologia assegnata (nel caso di KA1, ad esempio, per supporto organizzativo, viaggio, spese di soggiorno, spese per il corso).

Allegato III

Dettaglia nei particolari tutte le regole da seguire per la gestione del budget, per ogni tipologia di costi.

Allegato IV

Riporta tutte le tariffe europee.

Allegato V

È lo schema di contratto da stipulare tra l’Ente e il personale che si recherà all’estero in mobilità (nel caso del KA1). Tale adempimento è obbligatorio.

L’Ente può decidere di predisporre anche una lettera di incarico e di richiedere l’Europass per il personale in mobilità. La procedura per richiedere Europass è reperibile al seguente link.

Gestione dei documenti

Quanto l’Ente riceve la notifica e conclude l’iter procedurale per la gestione dei documenti che l’Agenzia ha inviato, è opportuno:

  • stampare tutti i documenti e conservarli in un faldone in maniera ordinata e in ordine cronologico, inserendo delle cartellette suddivise per tipologia e caratteristica:
    1. Cartella madre: DOCUMENTI INDIRE
    2. Sottocartelle: CONVENZIONE E ALLEGATI
  • salvare tutti i documenti in formato digitale, magari strutturando una cartella su Google Drive o su un altro spazio cloud a piacere, organizzato in questo modo (figura 4):
    • Comunicazioni: in questa cartella vanno inserite tutte le comunicazioni interne ed esterne;
    • Consorziato CLIL: in questo caso, il progetto è un KA1 consorziato e nella cartella si inseriscono tutti i documenti ufficiali, di progetto e dell’Agenzia;
    • Disseminazione: si inserisce il piano di disseminazione e tutti i materiali relativi;
    • Documenti per report: è importante raccogliere tutti i verbali delle riunioni e la reportistica di chi viaggia nelle mobilità;
    • Gestione delle mobilità: qui va raccolto il piano delle mobilità con la gestione del budget relativo;
    • Impatto: è importante tenere traccia dell’impatto e della misurazione, valutazione di questo processo;
    • Supporto organizzativo: va inserito il piano per la gestione del supporto organizzativo e tutto ciò che riguarda questa voce, comprese le lettere di incarico al personale.

La stessa struttura può essere utilizzata nel caso della gestione di un progetto KA2, dedicando una cartella ai risultati didattici.

Operazioni successive

Subito dopo occorre effettuare questi passaggi:

  1. comunicare agli Organi Collegiali l’avvenuta concessione del grant (Collegio dei Docenti, Giunta e C.d.I.);
  2. organizzare subito una riunione con lo staff di progetto (Dirigente scolastico, persona di contatto, DSGA, un amministrativo e le altre persone del team) per definire tutti i passaggi per la gestione del progetto.
    Nei Consorzi è indispensabile creare un gruppo di progetto, formato dalle tre persone chiave individuate in ogni partner, per la gestione condivisa del progetto. Il team così individuato deve rileggere attentamente il progetto e lavorare per garantire che tutti gli obiettivi e i risultati siano raggiunti, attraverso le attività programmate. Alcune variazioni sono ammesse, purché giustificate all’interno del report e purché garantiscano l’unicità del progetto stesso;
  3. definire una matrice delle responsabilità all’interno del progetto: chi fa, che cosa fa, quando, dove, come, con quali strumenti.

È quindi importante definire prima i processi:

  • Gestione e amministrazione/contabilità
  • Monitoraggio
  • Tutoraggio
  • Valutazione
  • Disseminazione

Una volta attribuita a ciascuno o a più persone la responsabilità dei processi, si potrà:

  1. Definire la mappatura delle mobilità: deve essere predisposta una lista di docenti selezionati, ordinati in ordine cronologico rispetto alle partenze e alle destinazioni.
  2. Predisporre una scheda individuale per la corresponsione del grant e per le attività ad esso correlate.
  3. Definire, con il DSGA, come organizzare le mobilità, rispetto alle scelte individuate nell’Allegato V, che sarà redatto per ogni tipologia di personale, in triplice copia, sia in italiano, sia in inglese (es. acquisto dei biglietti aerei, pagamento del corso ecc.).
  4. Iscrivere il personale ai corsi, informandosi per l’eventuale pre-registrazione e se il corso sarà erogato o meno. Nel caso di eventuali non erogazioni dei corsi, è necessario scegliere un’altra destinazione, avente come corso le stesse caratteristiche (obiettivi e contenuti) e la stessa fascia chilometrica rispetto al Paese scelto.
  5. Definire come distribuire il supporto organizzativo, rispetto alle spese di personale e ad altre spese previste dal grant.
  6. Comunicare alle RSU l’attribuzione delle ore in più al personale e dei compensi previsti.
  7. Iniziare l’attività di disseminazione, comunicando, attraverso la stampa locale, l’avvenuto accesso al grant.
  8. Predisporre un sito internet, un blog o un altro strumento di visualizzazione del progetto per la disseminazione costante dei risultati.
  9. Costruire un Erasmus corner a scuola, nel quale pubblicizzare le attività durante tutto il progetto.
  10. Predisporre un piano di monitoraggio, tutoraggio e valutazione delle attività.

Una volta definita la mappatura dei partecipanti, occorre:

  • invitarli a iscriversi a eTwinning o a Epale;
  • creare il gruppo connesso al progetto KA1;
  • richiedere il libretto Europass per ciascun partecipante (nel caso di un Consorzio, ogni Ente provvederà ad effettuare questa richiesta).

Prima di ogni mobilità è necessario formare il personale che parteciperà, attraverso una riunione, nella quale saranno affrontati i seguenti argomenti:

  • Informazioni sul Paese di accoglienza e sul provider
  • Preparazione culturale rispetto ai contenuti del corso
  • Preparazione linguistica, se necessaria
  • Fornire una presentazione del sistema educativo italiano per eventuali presentazioni richieste
  • Consigliare la struttura di una presentazione individuale per presentarsi al provider e ai colleghi stranieri
  • Dare informazioni sulle incombenze durante la formazione (realizzazione di un report giornaliero, creazione di contatti con i colleghi, raccolta del materiale in eTwinning)
  • Dare informazioni sui compiti da realizzare al rientro dalla mobilità, in particolare sull’impatto:
    • nella propria classe
    • nel Consiglio di Classe
    • nel dipartimento di materia
    • negli Organi Collegiali (collegio dei docenti e C.d.I.)
  • Dare informazioni sulle attività di disseminazione che si intendono realizzare, in base al piano costruito
  • Fornire il cruscotto degli indicatori per la valutazione dell’efficacia del progetto, a breve, a medio e a lungo termine
  • Consegnare la lettera di incarico e l’allegato V e fornire tutte le indicazioni per la gestione del budget assegnato

Attività ex post

Le attività ex post riguardano principalmente la disseminazione dei risultati del progetto e la valutazione dell’impatto.

Quindi occorre, dopo ogni mobilità, controllare se è stato redatto il report individuale e se sono stati compilati il questionario di soddisfazione e il report individuale di valutazione.

Tutto il personale in mobilità, al rientro, dovrà applicare le competenze acquisite e trasferirle, per cui la persona di contatto dovrà registrare e controllare che le azioni di impatto siano eseguite e garantirne la disseminazione costante, attraverso i canali indicati nel progetto:

  • pubblicità sul sito/blog dedicato al progetto;
  • visibilità sul sito della scuola;
  • visibilità all’interno della scuola (Erasmus corner, articoli sul giornalino di Istituto);
  • seminari, conferenze, workshop da proporre a livello locale, provinciale, regionale e nazionale, grazie anche al supporto degli AT, USR e MIUR, accanto ad altri stakeholders, come i Comuni, le Province, le Regioni (con particolare riferimento a Europe Direct);
  • realizzazione di canali digitali, anche con l’uso dei social, per la valorizzazione dei risultati.

Partenariati

Per ciò che riguarda la gestione dei partenariati, si suggerisce alla scuola coordinatrice che gestirà tutto il progetto, insieme ai partner, di seguire, in linea di massima, la struttura organizzativa consigliata per la gestione del progetto KA1.

Nel caso dei partenariati è molto importante sottolineare questi aspetti:

  1. Redigere un accordo tra i partner (Memorandum of understanding), nel quale si definiscono le regole base per l’organizzazione del progetto, con particolare riferimento ai meeting di progetto, delle mobilità, degli eventuali corsi programmati, della realizzazione degli I.O. (Intellectual Output, prodotti dell’ingegno). Ad esempio, è molto importante definire, quando si realizza una mobilità (di personale e/o di studenti), concordare esattamente le spese da sostenere da parte dell’organizzazione che invia e di quella che riceve.
  2. Definire bene quali costi sono ammissibili e quali no, specificando le regole per la conservazione delle pezze giustificative e dell’erogazione degli importi come anticipo e a saldo. Questo è molto importante soprattutto nel caso in cui il coordinatore debba gestire tutto il budget dell’intero partenariato.
  3. Deve essere gestito in maniera chiarissima il processo della raccolta dei risultati e della loro disseminazione, in particolare deve essere sottolineato come l’impatto avvenga all’interno dell’organizzazione e controllare in maniera capillare come le attività in itinere si svolgano e siano coerenti al progetto iniziale.
  4. Per le liquidazioni del personale impegnato nella gestione del progetto, devono essere predisposti dei timesheets, ossia delle tabelle, nelle quali siano evidenziate le ore spese per il progetto oppure per la realizzazione degli Intellectual Output, che saranno utilizzate a corredo dei report e vidimate dal rappresentante legale.

Nel partenariato tra sole scuole e che coinvolge la mobilità degli studenti – per intenderci, il KA229 – la gestione del budget è a carico di ogni singola scuola.

Nei partenariati KA201 e KA204 (Scuola e Adulti) è importantissimo il ruolo del coordinatore.

In quest’ultimo caso è opportuno predisporre un accordo, nel quale definire bene alcune questioni:

  • chiarire che tutti i beneficiari sono congiuntamente e in solido responsabili della realizzazione del progetto;
  • definire le regole della comunicazione tra coordinatore e beneficiari e viceversa;
  • definire le regole finanziarie, per la gestione contabile e per il trasferimento del budget, compresa l’assunzione della responsabilità del 20% del saldo, che i beneficiari dovranno anticipare;
  • definire bene la conservazione e la gestione delle pezze giustificative, necessarie per supportare le spese. Per questo, è molto utile l’Allegato III, nel quale sono elencate tutte le regole per la gestione del budget. È importante anche definire, in base a quanto descritto nella convenzione, il trasferimento di alcune somme da una voce all’altra, nei limiti del 20% dichiarato;
  • inserire le clausole per la privacy e per la sicurezza, evidenziando alcune procedure nei casi più eclatanti che potrebbero accadere.

I documenti che l’Agenzia invia per la gestione del progetto KA2, non contengono l’allegato V, che è solo per le mobilità KA1.

Attenzione

Tutta la documentazione indicata deve essere supportata dalla determina Dirigenziale, che costituirà il primo atto, dal quale poi discenderanno tutti gli altri documenti, ai quali saranno allegate le pezze giustificative, nei casi specifici previsti.

La documentazione deve essere conservata per 5 anni.

Per le mobilità degli studenti, si procede secondo le comuni procedure adottate dalle scuole per l’organizzazione dei viaggi e delle visite di studio (utile questo link).

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