Nel proseguire il discorso già avviato nel num. 108 – Aprile 2021 di Sinergie di Scuola (v. “La gestione del patrimonio e l’eliminazione dei beni dall’inventario”), prenderemo in esame le figure e gli organi direttamente coinvolti, relativamente alle specifiche competenze che impattano sul comportamento, attivo od omissivo, eventualmente in contrasto con la norma e passibile di sanzione.
Ci occuperemo, in particolare, di delineare in maniera schematica i compiti spettanti a:
- Dirigente scolastico,
- Direttore SGA,
- Sub Consegnatari,
- Affidatari,
- Consiglio di Istituto,
- Revisori dei Conti.
Il Dirigente scolastico
In materia patrimoniale, il Dirigente scolastico, in base a quanto previsto dal nuovo Regolamento di contabilità, D.I. 129/2018, e dalle Linee Guida del M.I. per la gestione del patrimonio e degli inventari delle Istituzioni scolastiche:
- propone al Consiglio di Istituto di deliberare un Regolamento interno della Scuola sulla gestione dei beni ed inventari e successivamente, approvato, lo trasmette all’USR competente;
- nomina sostituti consegnatari per la temporanea assenza del DSGA e sub-consegnatari in situazioni di scuole particolarmente complesse e dislocate su più plessi;
- presenzia al passaggio delle consegne tra Direttore uscente e Direttore subentrante;
- attiva la procedura di ricognizione dei beni almeno ogni 5 anni e ogni 10 anni il rinnovo degli inventari e la rivalutazione dei beni;
- adotta i provvedimenti di eliminazione dei beni dall’inventario in caso di materiale mancante per furto e/o per causa di forza maggiore, provvedimenti di eliminazione dall’inventario dei beni fuori uso e inutilizzabili per obsolescenza e non funzionalità;
- indica al Direttore SGA gli affidatari (docenti e/o assistenti tecnici) dei beni dei laboratori tecnici e scientifici, delle aule speciali, dei reparti di lavorazione e della palestra;
- nomina i componenti la Commissione per il rinnovo inventariale e la Commissione Tecnica art. 34, comma 1 del D.I. 129/2018 per l’individuazione dei beni da scaricare dall’inventario e per la valutazione dei beni non riconducibili a documenti che ne indichino con precisione il valore;
- fa parte obbligatoriamente della Commissione per il rinnovo inventariale ma può anche delegare tale funzione ad altro personale;
- provvede agli adempimenti per il riconoscimento del diritto d’autore dell’istituto scolastico sulle opere dell’ingegno e sulla proprietà industriale;
- propone al Consiglio di Istituto l’utilizzazione ai fini economici di tali opere;
- attiva la procedura per la vendita di materiali obsoleti e non più utilizzabili dalla Scuola;
- emette i provvedimenti di messa in mora accertate le responsabilità di eventuali furti e mancanze di beni del patrimonio;
- può procedere all’affidamento di interventi di manutenzione indifferibili su delega o meno dell’Ente locale preposto;
- sigla il regolamento approvato dal Consiglio di Istituto sull’utilizzo di locali e attrezzature da parte di terzi;
- stipula contratti per l’utilizzo di locali, attrezzature e personale da parte di terzi.
Il DSGA
Il Direttore, consegnatario dei beni, ha invece le seguenti competenze:
- gestione fisica dei beni dell’Istituzione scolastica in entrata e in uscita, nonché dell’eventuale movimentazione, mediante l’apposita registrazione negli inventari;
- conservazione e gestione dei beni allocati all’interno dei locali scolastici e nei magazzini dell’istituzione stessa;
- vigilanza circa il corretto e il regolare uso dei beni mobili e arredi d’ufficio, nonché manutenzione degli stessi;
- gestione della distribuzione e delle richieste di approvvigionamento del materiale di cancelleria, stampati e altro materiale di facile consumo, nonché vigilanza circa il corretto utilizzo dello stesso;
- coordinamento con gli eventuali sub-consegnatari, nonché soggetti affidatari, coinvolti nella gestione dei beni;
- predisposizione delle proposte di dismissione dei beni;
- svolgimento delle attività propedeutiche relative all’utilizzo e al periodico aggiornamento dei sistemi messi a disposizione per la gestione dei beni delle Istituzioni scolastiche;
- cura del livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
- vigilanza, verifica e riscontro del regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
- verifica periodica, nonché a fine mandato, della regolare tenuta delle scritture contabili, dei registri e degli inventari, nonché della consistenza dei beni e della loro corrispondenza con le risultanze contabili.
Il Dirigente scolastico in caso di assenza o impedimento temporaneo del DSGA nomina uno o più sostituti del consegnatario. Tale funzione può essere svolta da un funzionario individuato nell’ambito del personale amministrativo o tecnico che non deve essere obbligatoriamente l’assistente amministrativo sostituto del DSGA.
Il DSGA inoltre:
- effettua il passaggio di consegne in caso di cessazione dall’ufficio di Direttore entro 60 giorni con la redazione di apposito verbale;
- cura l’istruttoria per la ricognizione dei beni almeno ogni 5 anni e almeno ogni 10 anni per il rinnovo degli inventari e della rivalutazione dei beni;
- fa parte, di diritto, della Commissione per il rinnovo inventariale;
- affida, su indicazione vincolante del Dirigente scolastico, la custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine ai rispettivi docenti e/o assistenti tecnici mediante elenchi descrittivi compilati e sottoscritti dal Direttore e dagli affidatari;
- sigla i documenti contabili e di gestione del patrimonio e a fine esercizio attesta il numero delle pagine di cui i documenti sono composti;
- riceve dagli affidatari che cessano dall’incarico il materiale avuto in custodia con apposita relazione;
- stila apposita relazione da allegare ai provvedimenti di eliminazione dei beni dall’inventario per furto o causa di forza maggiore, beni obsoleti e non più funzionali, di risulta e beni inutilizzabili.
I Sub-consegnatari
Nel caso di particolare complessità, come gli Istituti superiori e di dislocazione dell’Istituzione scolastica su più plessi come gli Istituti comprensivi, viene riconosciuta al Dirigente scolastico la possibilità di nominare, con proprio provvedimento formale e vincolante, uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto (art. 30, comma 3 del Regolamento).
Il sub-consegnatario, pertanto, può essere considerato quale un agente secondario che opera alle dipendenze di un agente principale, ovvero il consegnatario, in coordinamento funzionale.
In particolare, tra i compiti spettati al sub-consegnatario rientrano, i seguenti:
- conservazione dei beni custoditi sotto il suo controllo;
- richiesta al consegnatario di eventuali interventi di manutenzione, riparazione, sostituzione dei beni deteriorati o danneggiati;
- denuncia al consegnatario di eventi fortuiti o involontari;
- comunicazione al consegnatario delle variazioni intervenute circa la consistenza dei beni, nonché delle eventuali proposte di approvvigionamento e dismissione dei beni.
Nello svolgimento delle sue funzioni, il sub-consegnatario deve tenere le opportune scritture sussidiarie (ovvero anche le c.d. “scritture di comodo”), aggiuntive ai registri obbligatori previsti e tenuti dal Direttore.
Si precisa comunque che, anche in presenza di sub-consegnatari, la gestione dei beni resta incentrata in capo al DSGA. Infatti, la nomina di uno o più sub-consegnatari, è espressione di una formula organizzativa finalizzata a migliorare la gestione, nel rispetto della disciplina in materia ed è limitata a specifiche e particolari ipotesi.
Si ribadisce, inoltre, l’applicabilità, ai sensi dell’art. 30, comma 4 del Regolamento, del divieto di delegare, in tutto o in parte, le funzioni ad altri soggetti, anche per quanto riguarda i sub-consegnatari.
Gli affidatari
L’art. 35, comma 1 del Regolamento stabilisce:
1. La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata dal DSGA, su indicazione vincolante del Dirigente scolastico, ai docenti utilizzatori o ad insegnanti di laboratorio, ovvero al personale tecnico, che operano in osservanza di quanto stabilito in materia nel regolamento dell’Istituzione scolastica di cui all’art. 29.
Risultano essere soggetti affidatari i docenti, gli insegnanti di laboratorio, il personale tecnico, ovvero il personale cui sono attribuiti dei beni che risultano necessari per lo svolgimento delle specifiche mansioni/attività lavorative, nonché di tutte le attività strettamente correlate.
Oggetto dell’affidamento potrebbero essere, ad esempio, macchine, attrezzature e arredi di un laboratorio, aula speciale, officina, reparto di lavorazione e palestra.
La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata, dal DSGA, su indicazione vincolante del Dirigente, ai docenti utilizzatori e/o agli assistenti tecnici, mediante elenchi descrittivi compilati in doppio esemplare, sottoscritti dal Direttore e dall’affidatario interessato, che risponde della conservazione del materiale affidatogli. L’operazione dovrà risultare da apposito verbale.
Gli affidatari individuati dal Dirigente scolastico, ai quali il DSGA affida i beni dei laboratori in cui si effettuano attività didattiche, dovranno svolgere le seguenti funzioni:
- verificare la funzionalità dei materiali e delle attrezzature assegnate avendo l’accortezza di segnalare l’eventuale esigenza di reintegro dei materiali di consumo e di ripristino delle condizioni ottimali di utilizzo delle attrezzature eventualmente danneggiate attraverso interventi di manutenzione specifica;
- segnalare la necessità di esecuzione di piccoli lavori di manutenzione da esperire con risorse interne della scuola;
- verificare il corretto utilizzo del laboratorio da parte dei docenti che ne fanno richiesta in base a quanto stabilito nel regolamento di utilizzo dei laboratori approvato dal Consiglio di istituto;
- indicare eventuali spostamenti dei beni del gabinetto, laboratorio, officina, aula speciale dalla destinazione indicata in inventario;
- partecipare alle riunioni indette dal Dirigente scolastico per l’organizzazione e il funzionamento dei laboratori;
- riconsegnare materiali e attrezzature avuti in affido dal DSGA al termine dell’incarico, segnalando eventuali carenze di attrezzature e proponendo l’acquisto di nuove adeguando il laboratorio alle tecniche didattiche innovative;
- collaborare con la Commissione tecnica art. 34 D.I. 129/2018 e con la Commissione costituita per la ricognizione e il rinnovo inventariale.
L’affidatario dovrà inoltre:
- elaborare la procedura corretta per l’utilizzo di macchine e attrezzature speciali;
- tenere l’agenda di laboratorio in cui annotare le richieste di utilizzo dei locali da parte dei docenti nelle diverse giornate. Tale operazione è molto importante per una maggiore funzionalità del laboratorio o anche per risalire ad eventuali responsabili di danni e/o furti;
- segnalare con cartelli, recinzioni e avvisi la necessità di non utilizzare alcuni spazi, arredi, e attrezzature perché temporaneamente fuori uso o sottoposti a manutenzione (tali segnalazioni dovranno essere comunicate al responsabile per i servizi di prevenzione e protezione);
- verificare che gli interventi di manutenzione segnalati siano stati effettuati.
Il Consiglio d’Istituto
Su proposta della Giunta Esecutiva, il Consiglio di Istituto:
- approva il regolamento interno sulla gestione dei beni e inventari della Scuola;
- delibera l’utilizzazione economica delle opere dell’ingegno e di quelle afferenti alla proprietà industriale;
- approva il regolamento sull’utilizzo da parte di terzi di locali e attrezzature della scuola;
- delibera di accettare o rifiutare le donazioni di attrezzature e materiali.
Al Consiglio d’Istituto vengono comunicate le varie operazioni di dismissioni di beni e relativa vendita che saranno poi oggetto di analisi nella programmazione annuale.
I Revisori dei conti
Con visite periodiche, anche individuali o attraverso l’uso di strumenti informatici che consentono di effettuare controlli a distanza, i Revisori dei conti procedono alle seguenti operazioni:
- verifica della regolarità e della corretta tenuta dei libri obbligatori e delle scritture contabili;
- verifica della coerenza nell’impiego delle risorse in funzione degli obiettivi individuati nel PTOF, nel Programma annuale e nelle relative variazioni;
- riscontro dei dati presenti nelle scritture contabili con quelli riportati nei documenti contabili di programmazione e rendicontazione, verificando la correttezza dei risultati finanziari, economici e patrimoniali della gestione e l’esattezza e la chiarezza dei dati contabili presentati nei prospetti di bilancio e nei relativi allegati;
- verifica della attendibilità delle valutazioni di stima del Programma annuale e della corretta esposizione dei dati contabili nel programma medesimo e nel Conto consuntivo;
- riscontro, almeno semestrale, sulla consistenza di cassa, dei depositi e dei titoli di proprietà;
- analisi finanziaria, patrimoniale ed economica della gestione, per individuare informazioni circa stabilità, sostenibilità o criticità dell’equilibrio di bilancio;
- controllo sulla compatibilità dei costi della contrattazione collettiva integrativa di sede con le risorse all’uopo assegnate all’Istituzione scolastica, con i vincoli di bilancio e quelli derivanti dall’applicazione delle norme di legge, con particolare riferimento alle disposizioni inderogabili che incidono sulla misura e sulla corresponsione dei trattamenti accessori.
Nell’esame del Conto consuntivo della gestione annuale, i Revisori dei conti:
- riferiscono sulla regolarità della gestione finanziaria e patrimoniale, secondo gli elementi tratti dagli atti esaminati e dalle verifiche periodiche effettuate nel corso dell’esercizio;
- rilevano e analizzano il livello percentuale di utilizzo della dotazione finanziaria e delle dotazioni annuali di ciascun progetto d’istituto;
- evidenziano i risultati della gestione finanziaria e patrimoniale;
- esprimono parere sul conto, con particolare riguardo alla concordanza dei risultati esposti con le scritture contabili;
- corredano la relazione con tabelle di rilevazione dei costi inerenti alle attività e ai progetti realizzati dall’Istituzione scolastica, finalizzate all’analisi costi/benefici da parte dell’amministrazione scolastica, nonché con altre notizie e dati richiesti dall’amministrazione vigilante.
Riscontri contabili
I Revisori confrontano la corrispondenza delle risultanze delle variazioni complessivamente annotate in ciascuno degli inventari, a seguito delle operazioni di rinnovo, con i risultati delle medesime variazioni esposti nei modelli di cui alle Istruzioni emanate con le suddette Linee guida, compilati dalla Commissione per il rinnovo degli inventari.
Una volta appurata la corretta annotazione delle variazioni, in modo analogo si dovrà procedere al riscontro dei valori aggiornati dei beni, avendo cura, in particolare, di verificare l’esatta indicazione del totale dei valori stessi nella pertinente voce del conto del patrimonio.
Riscontri di contenuto materiale
Vanno effettuati, seppure in modo occasionale e con metodologia a campione, riscontri puntuali tra le risultanze inventariali e l’effettiva esistenza dei beni mobili, dei libri e materiale bibliografico dei beni di valore storico-artistico, dei veicoli e natanti, appurandone la corretta registrazione (classificazione, valore ecc.) e l’esatta identificazione (apposizione del numero d’inventario).
Ulteriori riscontri
Per quanto riguarda i beni immobili, in genere, il riscontro sulla corretta inventariazione di tali cespiti sarà esclusivamente di tipo documentale, richiedendo all’Istituzione scolastica statale – solamente in casi eccezionali – una visura ipocatastale aggiornata.
Sostanzialmente documentale sarà pure il riscontro delle scritture afferenti ai valori mobiliari, considerato tra l’altro, che potrebbe trattarsi anche di valori dematerializzati.
Tali attività di riscontro vanno programmate ed espletate ordinariamente, al di là della specifica circostanza rappresentata dal rinnovo degli inventari.
L’introduzione del nuovo Regolamento di contabilità, D.I. 129/2018, e delle Linee guida per la gestione del patrimonio e degli inventari delle istituzioni scolastiche emanate dal M.I. il 23/02/2021 in occasione del rinnovo inventariale per il 2022, confermano il ruolo di controllo e verifica che i Revisori dei conti hanno nelle operazioni inventariali delle scuole.
I risultati di questa operazione importante avranno riflessi determinanti nel Mod. K del Conto consuntivo: infatti i Revisori, in occasione della verifica del Conto consuntivo, analizzeranno nel Mod. K il conto del patrimonio della scuola.
Conclusioni
Dopo questo excursus sulle competenze del personale scolastico e non solo, è doveroso ricordare, in materia patrimoniale e di gestione dei beni, che il 2021 è l’anno della ricognizione inventariale per pervenire al decennale rinnovo inventariale da effettuare entro il 31 dicembre 2021. Una complessa serie di operazioni che vede DS e DSGA molto impegnati nel raggiungimento dell’obiettivo di aprire l’anno 2022 con l’inventario dei beni nuovamente valorizzati e numerati.
Un augurio quindi di buon lavoro per portare a termine tutte le operazioni con la raccomandazione di utilizzare al meglio le nuove Linee guida del Ministero.