Il nuovo Erasmus+ 2021-2027 è stato lanciato il 25 marzo dalla Commissione europea, che ha adottato il primo programma di lavoro annuale. L’invito a presentare i progetti riporta tutte le scadenze da rispettare.
I termini iniziali sono vicini (11 e 20 maggio 2021), per cui si propongono di seguito una serie di consigli utili per poter approntare una proposta efficace.
Il team di lavoro
Prima di tutto, organizzate un team di lavoro a scuola, coinvolgendo le figure nevralgiche del sistema (Dirigente scolastico, DSGA, le figure di riferimento della formazione, delle lingue, chi si occupa del RAV e del Piano di miglioramento), perché questo gruppo dovrà essere di supporto nella stesura e gestione dei progetti e dovrà essere ben descritto nel formulario.
Sarà importante anche definire ruoli e responsabilità al suo interno, ossia chi fa e che cosa fa.
Per poter lavorare sui webform, reperibili sul sito di Erasmus+, la scuola deve essere registrata sul portale ORS (Erasmus+ and EuropeanSolidarityCorps) e avere un OID (Organization ID).
L’analisi dei bisogni
Per cominciare bene occorre saper descrivere al meglio la propria scuola, effettuando un’analisi SWOT.
È importante infatti definire i punti di forza e di debolezza interni alla scuola, le opportunità e le “minacce” esterne.
Poi occorre studiare con attenzione quali sono i bisogni e i problemi, partendo da un’attenta analisi dei documenti in possesso, dai quali si potranno reperire anche dati certi (numeri, percentuali ecc.) che dovranno costituire il punto di avvio. Occorre far riferimento a questi documenti, che sono il Rapporto di autovalutazione, il Piano di miglioramento, il Bilancio sociale, i risultati delle Prove Invalsi, ma anche le normative cogenti.
È utile anche riferirsi a documenti e a dati statistici europei per fornire un quadro più ampio del contesto di riferimento.
La definizione degli obiettivi
Definiti i bisogni e i problemi della scuola, occorre trasformare tutte le “negatività” in “positività”, costruendo un albero degli obiettivi.
Gli obiettivi non devono essere dei sogni, ma devono essere SMART, vale a dire: Specifici, Misurabili, Realizzabili (dall’inglese Achievable), Realistici, programmati nel Tempo.
Ciò significa che occorre porsi pochi obiettivi, ma chiari, ben descritti, che possano essere collegati ai bisogni e alle necessità della scuola.
Quando si definiscono gli obiettivi, occorre renderli coerenti e rilevanti a quelli del Programma e dell’Azione di riferimento, alle priorità scelte all’interno del formulario.
Scansione delle attività
Ogni obiettivo dovrà poi essere declinato in attività, ossia è necessario spiegare bene con quale attività si intende raggiungerlo.
Attività previste per l’Azione KA1
Per le Azioni KA1 avranno importanza le attività di formazione che si intendono scegliere rispetto alle aree di miglioramento individuate:
- per lo staff, ossia per il personale docente e ATA che si intende coinvolgere (corsi di formazione, job shadowing, teaching assignment);
- per gli studenti, in modo da permettere loro di effettuare mobilità all’estero.
La novità del programma Erasmus+ 2021-2027 è proprio questa: l’inserimento delle mobilità studenti all’interno dell’Azione KA1, riservata in precedenza al solo personale della scuola.
Le scuole non accreditate possono presentare la domanda per le mobilità a breve termine, altrimenti possono partecipare ad altre tipologie di mobilità solo se sono all’interno di un Consorzio, oppure se intendono ospitare studenti o personale proveniente dall’estero.
Le scuole accreditate possono richiedere:
- mobilità a breve termine (da 10 a 29 giorni);
- mobilità di gruppo (da 2 a 30 giorni);
- mobilità a lungo termine (da 30 a 365 giorni).
Le altre attività ammissibili sono:
- ospitare docenti in formazione stranieri, neodiplomati;
- invitare esperti stranieri;
- visite preparatorie.
La domanda di accreditamento KA1 si può presentare entro il 19 ottobre 2021, ore 12 di Bruxelles.
La domanda per ottenere una mobilità KA1 per le scuole non accreditate e per le mobilità brevi è l’11 maggio 2021, ore 12 di Bruxelles.
Attività previste per l’Azione KA2
L’Azione KA2 riguarda i partenariati. Il nuovo Programma ha sostanzialmente inserito le mobilità degli alunni all’interno dell’Azione KA1, in un’ottica non di scambio. Per questo motivo, nell’Azione KA2 le mobilità degli studenti non costituiscono più il focus delle attività: se sarà prevista un’attività del genere, dovrà essere molto ben motivata e circostanziata, dimostrando che porta valore aggiunto al progetto.
Le attività previste per questa azione sono divise in due aree:
- Azione KA2 Small Scale: è dedicata ai newcomers, cioè a quelle scuole che non hanno esperienza in Erasmus+ e che si approcciano per la prima volta alla progettazione di un’azione europea. La scadenza per questa azione è il 20 maggio 2021. È prevista una ulteriore scadenza per il 3 novembre 2021.
- Azione KA2 delle Cooperative Partnership: i KA2 prevedono progetti che possono contenere prodotti di ingegno ed eventi moltiplicatori, oppure scambi di buone prassi. La scadenza per questa azione è il 20 maggio 2021.
A parte le attività caratteristiche del progetto (preparazione, implementazione, monitoraggio e controllo, valutazione e disseminazione), le altre previste possono essere:
- Incontri transnazionali;
- Attività formative;
- Seminari, workshop, tutte le attività flessibili internazionali e nazionali necessarie per la realizzazione del progetto.
Per la costruzione delle attività è necessario utilizzare lo schema delle 5 W + How, ossia:
- Why: a quale obiettivo corrisponde l’attività;
- Who: chi è responsabile dell’attività;
- What: cosa si fa durante l’attività;
- Where: dove si svolge l’attività;
- When: quando di svolge l’attività;
- How: come si svolgerà l’attività, quale sarà la metodologia.
Questo permette di creare anche un Gantt di progetto che servirà anche per la futura gestione di tutte le attività e per il loro controllo.
Io aggiungo anche Whom: a chi è rivolta l’attività.
Alcuni suggerimenti
- Leggere bene la guida al Programma.
- Leggere bene anche i criteri di valutazione che saranno utilizzati dai valutatori per la selezione delle proposte.
- Soffermarsi molto bene sulla parte dedicata al follow up(impatto e disseminazione) per due motivi:
- L’impatto, ossia il valore aggiunto che il progetto porta ai diversi livelli, deve essere dimostrato anche con l’utilizzo di indicatori e di soglie di riferimento specifiche, comparabili anche con la situazione iniziale. Questo servirà anche per calibrare il miglioramento atteso. I diversi livelli di impatto riguardano il target di riferimento, ma anche la scuola stessa nella sua organizzazione, il territorio ed una visione più ampia geografica.
- La disseminazione è un processo importante perché valorizza i risultati del progetto e crea un circolo virtuoso con altre scuole e con altre organizzazioni.
- Definire con chiarezza il processo di comunicazione interna ed esterna.
- Predisporre un piano di valutazione supportato da un cruscotto di indicatori di impatto, di risultato e di soddisfazione dell’utenza.
- Consultare il sito Erasmus+ per avere un’idea delle proposte progettuali presentate negli anni precedenti e per consultare i risultati dei progetti (una proposta può essere complementare ad un’altra).
Quello che è importante per presentare una buona proposta è creare un fil rouge tra i bisogni/problemi rilevati, gli obiettivi da raggiungere e le diverse attività, dimostrando che il tutto è collegato ad un impianto efficace di gestione, di monitoraggio e di controllo, supportato da un processo di valutazione che permetterà di realizzare un altrettanto efficace piano di disseminazione.
Se quindi si dimostrerà che l’impatto sarà alto ai diversi livelli, sarà semplice dimostrare la sostenibilità del progetto anche dopo la fine del suo ciclo di vita.
Per gli approfondimenti, si consiglia di consultare il sito dell’Agenzia Nazionale Erasmus+, sezione “Partecipa”, dove sono reperibili pdf esplicativi e slides per analizzare ogni azione.