Come riorganizzare i servizi di segreteria dopo l'emergenza Covid-19

La situazione in cui attualmente siamo immersi, la pandemia da Covid-19, ci ha costretti a metterci alla prova su modalità diverse di vivere il quotidiano e il nostro lavoro.

In questa sede vorrei approfondire le modalità di lavoro nelle segreterie scolastiche (e non solo) prima, durante e dopo l’emergenza Covid-19, con l’aiuto delle nuove disposizioni impartite e della normativa comunque vigente.

Prima dell’emergenza

L’organizzazione dei servizi generali, amministrativi e tecnici è sempre stata abbastanza rigida:

• i collaboratori scolastici si occupano di pulizie, accoglienza e sorveglianza;
• gli assistenti amministrativi delle pratiche collegate al funzionamento della scuola e della gestione del personale docente, ATA, degli alunni e delle famiglie;
• il personale tecnico, presente solo nelle scuole secondarie di secondo grado, delle attività di preparazione e di supporto alle lezioni nei vari laboratori per esercitazioni pratiche e della piccola manutenzione collegata.

Tutto questo personale è coordinato dal Direttore SGA che, su direttive del Dirigente scolastico ma anche con competenze e responsabilità dirette (soprattutto per quanto riguarda la gestione amministrativo-contabile), definisce un piano delle attività del personale ATA ai sensi dei precedenti e del vigente CCNL del 19/04/2018.

L’orario di servizio del personale ATA è di norma mattutino, ma varia a seconda dell’organizzazione dell’orario scolastico e delle varie attività effettuate dalla scuola e presenti nel PTOF.

Con l’introduzione dell’autonomia scolastica è stata possibile una maggiore flessibilità nell’organizzazione dei servizi ATA, sempre legata a una maggiore diversificazione della prestazione didattica. Oggi ad esempio molte scuole attuano l’orario distribuito in cinque giorni con rientri pomeridiani degli alunni, e anche gli uffici, i laboratori e i servizi generali sono organizzati durante tutto l’arco della giornata.

L’avvento dell’informatica e della digitalizzazione ha interessato tutte le scuole, portando un miglioramento, una velocizzazione e una maggiore sicurezza negli adempimenti burocratici; ma ciò è avvenuto soprattutto in quelle scuole con maggiori mezzi finanziari e di personale, perché è stato necessario investire in attrezzature, potenziamento delle infrastrutture e in formazione specifica.

Naturalmente l’introduzione dell’informatica ha toccato tutte le scuole, anche le primarie e secondarie di primo grado, dove le aule e i laboratori di informatica sono stati allestiti prima con grande sacrificio – con impegni diretti dal bilancio – e successivamente con le disponibilità dei fondi europei messi a disposizione dai progetti approvati e finanziati. In questi ordini di scuole però non sono mai stati previsti in organico Assistenti Tecnici del laboratorio di informatica, che avrebbero supportato docenti e ATA nel migliorare le conoscenze personali e le modalità di trasmissione dei saperi ad alunni e colleghi. Spesso, purtroppo per diverse carenze, le strutture adibite a Istituti scolastici non sono adeguate al lavoro che bisogna svolgere, obbligando il personale a prestare la propria attività in locali sovraffollati dove mancano la tranquillità e riservatezza necessarie per l’evasione del 90% delle pratiche.

Quante volte gli operatori degli uffici di segreteria – dove, nonostante gli orari di apertura al pubblico, arriva sempre qualcuno che ha bisogno di qualcosa immediatamente e il telefono squilla in continuazione – si sono chiesti: “ma questo lavoro non si farebbe meglio a casa? Sarebbe sicuramente più produttivo”.

Quante volte gli Assistenti Amministrativi hanno portato pratiche delicate a casa per evaderle con maggior concentrazione e tranquillità.

Lo abbiamo fatto spesso, tutti. Chi scrive, per esempio, ha stilato tutti i Bilanci Preventivi a casa in weekend particolarmente produttivi.

Emergenza Covid-19

Alla fine di febbraio è successo l’imprevedibile, è arrivato il virus che ha cambiato tutto! Il contagio su scala esponenziale e l’elevato numero di decessi hanno imposto come prima misura la sospensione delle lezioni nelle sedi scolastiche.

Dopo alcuni giorni di smarrimento e di speranza di ripresa delle lezioni si è capito che l’emergenza sarebbe durata a lungo, e si è iniziato un processo importante e innovativo di didattica a distanza, prima estremamente artigianale, e poi via via sempre più specifico e razionalizzato, sostenuto con iniziative importanti anche dall’Amministrazione.

Le scuole italiane non sono state chiuse ma si è realizzata la sola sospensione dell’attività didattica. Il personale ATA ha continuato la propria attività a scuola anche in assenza di alunni e docenti. Eppure la normativa che poteva consentire il lavoro agile, c’era. Ed è quella che abbiamo imparato a conoscere in queste settimane di emergenza, ossia la Legge 22/05/2017, n. 81 che ha introdotto nelle aziende, ma anche nella PA, lo smart working.

Il MIUR nel suo sito ricorda che «il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività». Il primo intervento in questo senso anche per il personale ATA è stato con la nota M.I. n. 278 del 6/03/2020, dove si affermava che: «In regime di sospensione delle attività didattiche, per il personale amministrativo, tecnico e ausiliario delle istituzioni scolastiche, e per analogia i docenti inidonei» si poteva valutare la possibilità «di concedere il lavoro agile al personale ATA che dovesse farne richiesta, ferma restando la necessità di assicurare il regolare funzionamento dell’ istituzione scolastica». Quindi la richiesta di lavoro agile era subordinata all’istanza prodotta dall’ATA. E per concederlo andavano rispettati una serie di criteri.

La successiva nota n. 323 del 10/03/2020 affermava che «Ferma restando la necessità di assicurare il regolare funzionamento dell’istituzione scolastica, nella condizione di sospensione delle attività didattiche in presenza, ciascun Dirigente scolastico concede il lavoro agile al personale amministrativo, tecnico e ausiliario (ove possibile rispetto alle mansioni) delle istituzioni scolastiche e, in analogia, ai docenti utilizzati nelle mansioni del personale amministrativo perché inidonei all’insegnamento. È comunque da disporsi l’adozione di misure volte a garantire il mantenimento dell’attività essenziale delle istituzioni scolastiche, adottando ogni forma di gestione flessibile del lavoro».

«Solo dopo che il Dirigente scolastico abbia verificato che periodi di ferie non goduti da consumarsi entro il mese di aprile possano sopperire alla mancata prestazione lavorativa, può farsi ricorso alla fattispecie della obbligazione divenuta temporaneamente impossibile (art. 1256, c. 2, c.c.). La norma di cui all’art. 1256, c. 2, c.c. entra in rilievo in tutti i casi in cui la prestazione lavorativa non sia possibile in modalità di lavoro agile, sempre che sia garantito il livello essenziale del servizio».

Il 17 marzo 2020 viene emanato il Decreto-Legge n. 18 chiamato Decreto “Cura Italia”, che all’art. 87 afferma che fino alla data di cessazione dello stato di emergenza, il lavoro agile è la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle PA di cui all’art. 1, comma 2 del D.Lgs. 165/2001. In particolare, l’art. 87 prevede che le PA:

1. limitino la presenza del personale negli uffici per assicurare esclusivamente le attività che ritengono indifferibili e che richiedono necessariamente la presenza sul luogo di lavoro, anche in ragione della gestione dell’emergenza;
2. prescindano dagli accordi individuali e dagli obblighi informativi previsti dagli artt. 18-23 della Legge 81/2017.

La prestazione lavorativa può essere svolta anche attraverso strumenti informatici nella disponibilità del dipendente qualora non siano forniti dall’amministrazione e, in tali casi, l’art. 18, comma 2 della Legge 81/2017 non trova applicazione.

La ratio del legislatore è quella di offrire alle amministrazioni un ventaglio di strumenti – ferie pregresse, congedo, rotazione, nel rispetto della contrattazione collettiva – modulabili, a seconda delle necessità organizzative proprie di ciascun ufficio, e riferibili all’intero assetto organizzativo e non al singolo dipendente.

Dal quadro normativo si evince una forte spinta verso l’attivazione quanto più possibile estesa del lavoro agile, fermo restando il ricorso agli istituti alternativi che le PA possono applicare qualora non vi siano le condizioni per il ricorso al lavoro agile.

Dopo aver valutato la praticabilità dei predetti istituti, le amministrazioni possono motivatamente esentare il personale dipendente dal servizio, fermo restando che il periodo di esenzione dal servizio costituisce servizio prestato a tutti gli effetti di legge.

La presenza del personale negli uffici deve essere limitata ai soli casi in cui la presenza fisica sia indispensabile per lo svolgimento delle attività indifferibili, come pagamenti stipendi e altre indennità ed esigenze di manutenzione di locali e attrezzature, adottando forme di rotazione dei dipendenti per garantire un contingente minimo di personale da porre a presidio di ciascun ufficio.

Nell’ambito della propria autonomia, ogni amministrazione può comunque disporre la presenza in sede, anche a rotazione, di personale che svolge la prestazione lavorativa in modalità ordinariamente agile, ove si determinino specifiche situazioni che rendano indispensabile tale presenza.

Con i provvedimenti normativi e applicativi sopra evidenziati finalmente si introduce il lavoro agile anche per le segreterie scolastiche e il personale ATA, tutto, sperimentando un’altra modalità di prestazione lavorativa, motivata da un’emergenza sanitaria ma in grado sicuramente di rispondere ad un’esigenza evidenziata anche in assenza di tale emergenza.

Cosa fare dopo l’emergenza da Covid-19

La riflessione su quanto è successo e quanto questo influenzerà il lavoro futuro è necessaria perché questa triste esperienza possa avere un impatto positivo sul lavoro quotidiano.

Anche nelle indagini realizzate da agenzie specializzate, il lavoro agile ha fatto rilevare che gli operatori, non vessati da orari rigidi, dal pensiero della lontananza da casa e dalle problematiche familiari e da una maggiore tranquillità, hanno prodotto di più e meglio facendo spostare l’attenzione, ai fini della qualità della prestazione, sul raggiungimento degli obiettivi e non sulla quantità di ore di presenza.

Tuttavia, relativamente al lavoro agile del personale ATA, vanno rilevate alcune esigenze indifferibili messe in evidenza dalle note sopra citate e cioè:

1. il computer a casa deve avere un collegamento ad internet;
2. si deve essere in possesso non solo di pc e internet, ma di tutta una serie di software e programmi che possono permettere al lavoro agile di essere misurabile e quantificabile;
3. per garantire la reperibilità telefonica durante l’orario di servizio sono necessarie delle forme di collegamento, tipo Skype.

Questi punti denotano l’apertura di argomenti importanti: il possesso di strumenti, la preparazione e la formazione del personale.

Per il personale ATA non è prevista la figura dell’Animatore Digitale (AD – presente invece per la didattica) che aiuterebbe ad adeguarsi alle tematiche poste dall’utilizzo del digitale. L’AD a disposizione della segreteria per esempio potrebbe lavorare in remoto e formare il personale sull’utilizzo dei software, dei tools, sull’archiviazione, il GDPR, connessioni sicure, protocollo, decreti ecc.

Gli attuali software non sempre sono adatti all’archivio digitale, non sono predisposti per un cloud condiviso o condivisibile, e soprattutto sicuro.

Molta della documentazione con cui lavora la segreteria è tutta cartacea. Abbiamo bisogno di risorse che permettano un graduale passaggio dalla carta al digitale. Significa investire in risorse umane e nelle loro competenze.

Le soluzioni sono numerose e alcune sicuramente possibili anche a breve:

1. si potrebbe pensare ad individuare un AD per le segreterie, così come avviene per i docenti;
2. si potrebbero dotare anche gli ATA di una carta simile a quella del docente con la quale acquistare strumenti e/o la formazione necessari;
3. si dovrebbero inserire negli organici delle scuole primarie e secondarie di primo grado Assistenti Tecnici in grado di supportare docenti, alunni e ATA nella didattica e nel lavoro, sia in modalità normale che agile, così come è avvenuto eccezionalmente nel periodo di emergenza.

È anche evidente la necessità di passaggio dei software gestionali dalla modalità locale alla modalità cloud. Dal 1° aprile 2019 le PA possono acquisire servizi cloud qualificati da AGID presenti nel catalogo. La piattaforma alla quale riferirsi è il Cloud Market place di AGID. Le Scuole potranno acquisire, su questo strumento, i software preferibilmente dalla stessa software house dei precedenti gestionali per non compromettere l’interconnettività: il Protocollo Informatico, Gestione Personale, Gestione Alunni, Gestione Bilancio, Gestione Magazzino, Gestione Inventario, Registro Elettronico, Gestione PCTO e altri a seconda delle attività effettuate.

Anche per quanto riguarda la connettività esistono tante proposte interessanti su MEPA, ma anche sui principali siti di ecommerce dove acquistare anche con carta di credito dei router wi-fi portatili, dotandoli di schede per la connessione.

Dotarsi di un centralino VoIP

Altra possibilità interessante per le scuole che non dispongono di centralino VoIP-IP è di acquistarne uno o farsene dotare dall’Ente locale competente.

Voice over IP (Voce tramite protocollo Internet), acronimo VoIP, è una tecnologia che rende possibile effettuare una conversazione telefonica sfruttando una connessione Internet o un’altra rete dedicata che utilizza il protocollo IP, anziché passare attraverso la rete telefonica tradizionale (PSTN). I vantaggi rispetto alla telefonia tradizionale sono essenzialmente:

• minore costo per chiamata;
• più funzionalità avanzate;
• l’implementazione di future opzioni non richiederà la sostituzione delle apparecchiature.

Vantaggi del VoIP

• Estremamente più facile da gestire poiché si utilizza un browser e si possono gestire tutte le funzioni da un’interfaccia semplicissima, senza alcun problema e senza alcuna competenza particolare.
• Notevoli risparmi grazie alla tecnologia VoIP. Le tariffe VoIP sono estremamente più vantaggiose, in Italia e a maggior ragione con l’estero.
• Un unico centralino per più sedi. Se ci sono più sedi un centralino, con enormi risparmi di costi.
• Unico cablaggio per i nuovi impianti. Si evita di dovere fare il cablaggio per la rete informatica e quello per la telefonia perché il cablaggio è unico per tutto.
• Segreteria telefonica via email: se il chiamato è assente il chiamante può lasciare un messaggio che sarà recapitato via email.
• Interni “volanti”. Un collaboratore deve lavorare da casa per un certo periodo? Il telefono che utilizza a casa diventa un interno della scuola, in maniera trasparente per il chiamante.
• Numero di interni illimitato. La configurazione standard può gestire senza problemi 15 interni, ma si possono configurare centralini su misura per ogni esigenza.
• Amministrazione via browser: il centralino viene gestito totalmente tramite un normalissimo browser.
• Casella Vocale: ogni utente ha a disposizione una segreteria telefonica personale consultabile via telefono oppure via browser dalla propria postazione o, se autorizzato, anche dall’esterno. I messaggi in segreteria possono anche essere inviati come allegati via posta elettronica.
• Gestione dell’orario o delle festività: il centralino può essere programmato per rispondere in modo diverso ed eseguire azioni differenti a seconda dell’orario (apertura o chiusura ufficio) del periodo (ferie estive) o del giorno della settimana.
• Gestione della rubrica aziendale: sempre tramite browser ogni utente avrà la possibilità di consultare la rubrica telefonica e di chiamare direttamente un collega.
• Conference Call, utilissime per tenere i rapporti tra gli operatori della segreteria. Penso soprattutto all’esigenza del DSGA di mettere al corrente nel più breve tempo possibile i colleghi sulle novità normative e le disposizioni impartite per evadere nel minor tempo possibile le pratiche da gestire. Penso anche alla competenza propria di profilo del DSGA che è quella di occuparsi direttamente della formazione e dell’addestramento del personale ATA sottordinato.

Quale modalità più performante di quella di collegarsi con il personale anche e soprattutto in periodi al di fuori dell’orario di lavoro per approfondire tematiche importanti per le quali non c’è tempo durante la prestazione in loco?

Materialmente con gli strumenti di misurabilità del collegamento si potranno contabilizzare questi momenti proprio come servizio.

Programmi di videoconferenza

Permettono l’interazione contemporanea di video e audio con un’altra persona e anche videochiamate di gruppo.

Le piattaforme applicative più usate, soprattutto dai docenti in questo periodo per la didattica on-line, sono Zoom Meeting, Google Hangouts e Jitsi Meet.

Sono applicativi gratuiti e di semplice interazione, molto utili e adatti al lavoro quotidiano sia didattico che formativo.

Sicurezza

La sicurezza in materia di trattamento di dati personali quando si lavora in modalità agile deve essere sempre tenuta presente. Lo smart working per il personale ATA ha anche spinto AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) alla fine di marzo ad emanare le seguenti 11 raccomandazioni:

1. Segui prioritariamente le policy e le raccomandazioni dettate dalla tua Amministrazione.
2. Utilizza i sistemi operativi per i quali attualmente è garantito il supporto.
3. Effettua costantemente gli aggiornamenti di sicurezza del tuo sistema operativo.
4. Assicurati che i software di protezione del tuo sistema operativo (firewall, antivirus ecc.) siano abilitati e costantemente aggiornati.
5. Assicurati che gli accessi al sistema operativo siano protetti da una password sicura e comunque conforme alle password policy emanate dalla tua Amministrazione.
6. Non installare software proveniente da fonti/repository non ufficiali.
7. Blocca l’accesso al sistema e/o configura la modalità di blocco automatico quando ti allontani dalla postazione di lavoro.
8. Non cliccare su link o allegati contenuti in e-mail sospette.
9. Utilizza l’accesso a connessioni wi-fi adeguatamente protette.
10. Collegati a dispositivi mobili (pen-drive, hdd-esterno ecc.) di cui conosci la provenienza (nuovi, già utilizzati, forniti dalla tua Amministrazione).
11. Effettua sempre il logout dai servizi/portali utilizzati dopo che hai concluso la tua sessione lavorativa.

Bisogna inoltre avere conoscenza delle figure competenti: titolare del trattamento e DPO e anche del RTD (Responsabile trattamento dati) che per il Ministero dell’Istruzione è stato individuato nel Direttore Generale della Direzione per i Sistemi informativi e le statistiche.

Oltre a comunicare al lavoratore che da un certo momento in poi è abilitato a svolgere lavoro agile allegando l’informativa messa a disposizione dall’INAIL, bisognerà aggiornare a cura del titolare del trattamento la valutazione del rischio legato all’accesso a dati e applicazioni attraverso i dispositivi personali dei vari operatori.

Questa valutazione è determinante per verificare se le misure di sicurezza tecnologiche già implementate siano adeguate o abbiano la necessità di integrazione.

Anche il Dirigente scolastico, datore di lavoro, dovrà indicare ai dipendenti una serie di precauzioni e di prescrizioni da adottare per le attività lavorative secondo le nuove modalità operative.

Conclusioni

Una sfida importante dunque quella innescata dall’emergenza Covid-19.

Una modalità diversa di prestare il lavoro quotidiano, che però non inficia la qualità e le tempistiche. Tutto ciò che abbiamo cercato di esporre sarà comunque da verificare fuori dall’emergenza, con il bagaglio di esperienza vissuto in questo periodo.

Sarà necessario inoltre, se si percorrerà la strada del lavoro agile nella scuola anche per il personale ATA, modificare alcuni documenti importanti per la vita scolastica, come ad esempio il Regolamento di Istituto, il piano delle attività del personale ATA, i piani di formazione di tutto il personale, i regolamenti dei laboratori ecc.

La speranza è che si possa fare tutto ciò come ricerca di modalità operative più consone ai tempi e alla personalità umana e non come imposizione a causa di un evento distruttivo come il virus che stiamo combattendo.

Mentre sto chiudendo l’articolo la Ministra Azzolina ha comunicato che si tornerà a scuola a settembre! Dunque, quanto ho cercato di esporre in questo lavoro acquista una forma sempre più concreta. Auguri a tutto il mondo della scuola!