Sinergie di Scuola

Una serie di faq pubblicate sul sito www.acquistinretepa.it consente di riepilogare i principali aspetti riguardanti il Mercato elettronico per la pubblica amministrazione (MePA) e di esaminare alcuni casi specifici.

Innanzitutto, cos’è il MePA? In sostanza, è uno strumento telematico attraverso cui le Amministrazioni abilitate possono acquistare, per valori inferiori alla soglia comunitaria, i beni e servizi offerti da fornitori abilitati a presentare i propri cataloghi sul sistema.

Consip definisce con appositi bandi le tipologie di beni e servizi e le condizioni generali di fornitura, gestisce l’abilitazione dei fornitori e la pubblicazione e l’aggiornamento dei cataloghi. Accedendo alla Vetrina del Mercato Elettronico o navigando sul catalogo prodotti, le Amministrazioni possono verificare l’offerta di beni e/o servizi e, una volta abilitate, effettuare acquisti on-line, confrontando le proposte dei diversi fornitori e scegliendo quella più rispondente alle proprie esigenze.

Le procedure di acquisto saranno scelte di volta in volta dal Punto Ordinante (PO), nel rispetto della normativa vigente di riferimento. Tramite il Mercato Elettronico i PO possono effettuare acquisti di beni e servizi sotto soglia:

  • in applicazione delle procedure di acquisto in economia:
    • Cottimo fiduciario – per il quale lo strumento telematico a disposizione sul MePA è la RDO (richiesta d’ordine)
    • Affidamenti diretti – realizzabili sul MePA mediante Ordine Diretto o RDO con un unico fornitore
  • attraverso un confronto concorrenziale delle offerte, realizzabile sul MePA mediante RDO rivolta ai fornitori abilitati.

I vincoli di ricorso al MePA si applicano a tutti gli acquisti sotto soglia indipendentemente dal loro importo, in quanto la norma nel disciplinare l’accesso al MePA non prevede ulteriori limiti. D’altro canto però l’acquisto sul MePA è possibile solo nel rispetto dell’Importo Minimo di Consegna regolamentato all’interno di ogni Bando. L’importo minimo di consegna è la soglia che vincola il fornitore ad accettare un Ordine Diretto per i beni/servizi da lui offerti a catalogo e ad effettuarne la consegna, alle condizioni tecnico ed economiche di volta in volta previste (ad es. spese di trasporto sempre incluse, installazione ecc.). Al di sotto di detto importo quindi, per il fornitore non c’è obbligo ma facoltà di accettare l’ordine diretto.

La soglia comunitaria

Il limite d’importo per l’ordine diretto tramite ODA – o RDO con un unico fornitore sul MePA è di 40.000 euro.

I limiti di importo applicabili per gli acquisti effettuati sul MePA sono quelli relativi alle procedure di volta in volta scelte dal PO, e per acquisti di beni e servizi sotto soglia potranno essere, come visto sopra, acquisti in economia tramite cottimo fiduciario e affidamento diretto, oppure attraverso un confronto concorrenziale delle offerte.

Non sussistono neanche limiti di acquisto per anno solare relativamente ad una categoria merceologica. Resta dunque valido quanto previsto dagli artt. 28 e 29 D.Lgs. 163/2006. In particolare quest’ultimo, nel disciplinare i metodi di calcolo del valore stimato dei contratti, dispone che nessun affidamento possa essere frazionato al fine di aggirare le norme che invece troverebbero applicazione se il frazionamento non vi fosse stato (comma 4). Spetta dunque alle singole Amministrazioni verificare il rispetto di tale normativa.


Prodotto/servizio non presente sul MePA 

Qualora la tipologia di bene/servizio sia prevista nel Capitolato Tecnico di uno dei Bandi del Mercato Elettronico, ma manchino a catalogo offerte relative da parte dei fornitori (ad es. nel Bando Office è prevista la tipologia “stampanti a getto d’inchiostro” ma non ci sono offerte a catalogo), si può procedere effettuando una Richiesta di Offerta per il bene/servizio di interesse ai fornitori abilitati allo specifico Bando. Nel caso di un’Amministrazione obbligata (vedi “Tabella obbligo/facoltà”), si ritiene che occorra previamente verificare la disponibilità del bene da acquisire attraverso la RdO ai fornitori abilitati al bando. Qualora i fornitori invitati non presentino offerta, si potrà espletare un’autonoma procedura di gara.

Se, invece, la tipologia di bene/servizio non è prevista in nessuno dei Bandi del Mercato Elettronico, il bene/servizio di interesse non è negoziabile in alcun modo sul MePA. L’acquisto quindi non può avere luogo tramite il MePA.

Il fornitore rifiuta l’ordine

In alcuni casi è possibile che il fornitore rifiuti l’ordine della Pubblica Amministrazione.

Innanzitutto, la validità e l’efficacia degli ordini delle amministrazioni sono subordinati al rispetto delle condizioni contenute nel catalogo, tra cui, in particolare, il lotto minimo di beni/servizi che possono essere ordinati, l’importo minimo di consegna, l’area di consegna e l’eventuale disponibilità minima garantita di beni/servizi acquistabili sul Mercato Elettronico.

Inoltre, nel caso in cui l’ordine sia inviato da un punto ordinante di un soggetto aggiudicatore che sia inadempiente nei confronti del fornitore – relativamente ad obblighi di pagamento dovuti in forza di contratti precedentemente stipulati tra le medesime parti – il fornitore ha la facoltà di respingere l’ordine ricevuto entro il quarto giorno solare successivo al ricevimento dell’ordine, dandone apposita comunicazione al punto ordinante. Tale comunicazione dovrà avvenire a mezzo di documento elettronico sottoscritto con firma digitale dal fornitore e inviato al punto ordinante a mezzo di posta elettronica certificata. In tal caso nessun contratto si considererà stipulato tra le parti. Nel caso in cui, il fornitore non provveda a tale comunicazione secondo i termini e le modalità sopra indicati, il contratto sarà da ritenere regolarmente concluso ed efficace tra le parti.

Serve la marca da bollo?

L’Agenzia delle Entrate, con i pareri prot. nn. 954-80656/2012 del 21/06/2012 e 954-776/2012 del 19/06/2013, in risposta alle istanze di interpello formulate da Consip, con riferimento alla Richiesta di Offerta e all’Ordine Diretto d’acquisto effettuati sul Mercato Elettronico della P.A., ha precisato che:

  • il documento di accettazione dell’offerta inserita a sistema dai fornitori abilitati al MePA, firmato digitalmente dall’Amministrazione, perfeziona il rapporto contrattuale e, pertanto, deve essere assoggettato a imposta di bollo;
  • questo vale anche per le scritture private redatte per concludere contratti attraverso la procedura denominata “Ordine Diretto”;
  • nei rapporti con lo Stato l’imposta di bollo, quando dovuta, è a carico dell’altra parte, nonostante qualunque patto contrario. Pertanto, nel caso in cui il punto ordinante sia un’Amministrazione dello Stato, l’imposta di bollo è a carico esclusivamente dei fornitori;
  • l’imposta di bollo sui documenti di accettazione e di ordine diretto per l’approvvigionamento di beni e servizi scambiati tra enti e fornitori all’interno del MePA può essere assolta mediante versamento all’intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate che rilascia apposito contrassegno. In alternativa al pagamento per mezzo del contrassegno è possibile utilizzare le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici di cui all’art. 7 del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23/01/2004. Tali modalità sono illustrate nella circolare n. 36/2006.

RDO multiple e RDO unica

La piattaforma non impone un numero minimo di inviti da effettuare obbligatoriamente per le RDO. Infatti, poiché il MePA è uno strumento di acquisto – e non una procedura di scelta del contraente – il numero potrebbe variare a seconda della procedura che ciascun Soggetto Aggiudicatore decide di applicare, nel rispetto della normativa vigente di riferimento. Nulla osta all’invito anche di un solo fornitore, nel caso di RDO entro la soglia dell’affidamento diretto.

Nel caso ricorrano le condizioni per effettuare un affidamento diretto e non si voglia utilizzare l’ODA (ad es. condizioni offerte a catalogo non ritenute competitive), si può procedere con una RDO invitando il solo fornitore individuato e specificando le condizioni richieste. In questo caso, si suggerisce di effettuare le seguenti selezioni per le opzioni proposte dalla piattaforma:

  • al Passo 1 – “Denominazione e parametri”:
    • per il parametro “Invita tutti i fornitori” selezionare l’opzione “NO (definirò io gli inviti)”;
    • per il parametro “Criterio di aggiudicazione” selezionare l’opzione “Prezzo più basso”.
  • Al Passo 4 – “Invito dei fornitori”:
    • per il parametro “Fornitori invitati” utilizzare un criterio di ricerca per aggiungere il fornitore che intende invitare;
    • Attenzione: poiché il sistema in automatico propone il fornitore titolare dell’oggetto di fornitura inserito a carrello, è necessario aggiornare la selezione per invitare il fornitore desiderato.

Documenti non obbligatori

Nella RDO non è obbligatorio inserire il disciplinare di gara e/o capitolato tecnico. Naturalmente l’Amministrazione, come nel caso di una procedura cartacea, potrà allegare alla RDO eventuali documenti (quali ad es. disciplinare, capitolato d’oneri ecc.) ritenuti utili per una qualificazione puntuale dell’esigenza di acquisto. In assenza di specifiche indicazioni, valgono i termini e le condizioni definite nel Bando di abilitazione di riferimento.

Comunicazioni

Le comunicazioni relative al MePA avvengono all’interno dell’area “privata” di ciascun operatore (tutto quindi all’interno del sistema).

A tal fine, il fornitore e la PA, quando richiedono l’abilitazione al MePA, dichiarano e sottoscrivono:

  • che per la ricezione di ogni eventuale comunicazione e/o di richieste di chiarimento e/o integrazione della documentazione presentata, il Concorrente elegge domicilio presso l’Area comunicazioni del Sistema messo a disposizione da Consip, nonché – nel caso di comunicazioni fuori dal Sistema – all’indirizzo di posta elettronica certificata, al numero di fax e all’indirizzo indicati nella presente domanda;
  • che ogni eventuale comunicazione inerente la procedura e/o richieste di chiarimento e/o di integrazione della documentazione presentata, nonché qualsiasi comunicazione si rendesse necessaria, si intenderà validamente effettuata presso l’apposita Area comunicazioni del Sistema;
  • che si impegna ad accedere, verificare e tenere sotto controllo assiduamente, e comunque tutte le volte che si renderà necessario, la predetta Area comunicazioni del Sistema.

Valutazione delle offerte

Il Punto Ordinante può procedere direttamente a valutare le offerte delle RDO quando il criterio di aggiudicazione prescelto è quello del prezzo più basso. Si parla di commissione giudicatrice, ai sensi dell’articolo 84 del Codice, nel caso di aggiudicazione con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. In questo caso, la Commissione opererà sulla piattaforma “attraverso” il PO.

Offerta con firma digitale scaduta 

L’esclusione è dovuta nell’ipotesi in cui il certificato di firma digitale sia scaduto al momento in cui viene firmato digitalmente il documento. In questo caso i controlli sulla firma effettuati dal sistema rilasciano un esito negativo, rappresentato con un semaforo rosso in corrispondenza del documento. Su tutti i documenti per i quali è richiesta obbligatoriamente la Firma Digitale, il Sistema verifica una serie di parametri:

  • l’apposizione della firma;
  • la legittimità dell’Ente Certificatore che ha rilasciato la firma;
  • la data di scadenza della firma;
  • la completezza delle informazioni anagrafiche associate alla firma;
  • la corrispondenza tra il codice fiscale del Legale Rappresentante dell’impresa e il codice fiscale presente all’interno del certificato di firma;
  • la presenza del titolare della firma nelle Liste di Revoca (lista contenente l’elenco delle firme revocate e non più autorizzate).

Comunicazione dell’aggiudicazione definitiva

Ai sensi dell’art. 79 comma 5 lettera a del Codice dei contratti, l’Amministrazione deve comunicare l’aggiudicazione, tempestivamente e comunque entro un termine non superiore a cinque giorni, all’aggiudicatario, al concorrente che segue nella graduatoria, a tutti i candidati che hanno presentato un’offerta ammessa in gara, nonché a coloro la cui offerta sia stata esclusa, se hanno proposto impugnazione avverso l’esclusione, o sono in termini per presentare detta impugnazione.

Le comunicazioni di aggiudicazione definitiva vanno inviate tramite il sistema e, ai sensi dell’art. 79 comma 5-bis del Codice, anche «per iscritto, con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o mediante notificazione o mediante posta elettronica certificata ovvero mediante fax, se l’utilizzo di quest’ultimo mezzo è espressamente autorizzato dal concorrente, al domicilio eletto o all’indirizzo di posta elettronica o al numero di fax indicato dal destinatario in sede di candidatura o di offerta».

Verifiche dei requisiti

Il PO deve sempre procedere alle verifiche ex art. 38 del codice dei contratti sul vincitore della RDO.

Relativamente agli altri soggetti partecipanti alla RDO, l’onere di acquisizione delle dichiarazioni rilasciate è in capo alla Commissione di Abilitazione Consip e libera le Stazioni appaltanti dall’acquisizione delle predette dichiarazioni esclusivamente ai fini della partecipazione alla gara. Infatti, per essere abilitate al MePA le imprese devono rendere le dichiarazioni in ordine al possesso dei requisiti di cui all’art. 38 del Codice, nonché le dichiarazioni relative al possesso degli ulteriori requisiti di capacità professionale ed economico-finanziaria richiesti dal singolo Bando. Tali dichiarazioni sono rilasciate in fase di Abilitazione e rinnovate ogni 6 mesi, pena la disabilitazione e l’impossibilità a mantenere attivo il proprio catalogo e partecipare alle RDO.

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