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Mercoledì, 17 agosto 2022

     
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05 Ago 2022

Procedure di acquisto delle scuole: raccolta di FAQ

Proponiamo una raccolta di FAQ riguardante le procedure di acquisizione di beni, servizi e forniture.

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In particolare, le FAQ riguardano i seguenti argomenti:

Acquisti: il certificato di liquidazione

In cosa consiste e a chi compete? Quali responsabilità? Fac-simile in formato Word di atto di liquidazione.

Affidamento diretto e scambio di lettere secondo gli usi del commercio

Qual è la corretta applicazione dell'art. 32 D.Lgs. n. 50/2016?

Affidamento diretto: bisogna richiedere il DGUE?

Sto procedendo ad effettuare i controlli per un affidamento diretto (importo superiore a 8.000 euro) ad unico operatore, previa comparazione informale. Occorre che chieda DGUE al fornitore o è sufficiente autodichiarazione ex att. 80 e 83 Codice degli appalti?

Controllo sul possesso dei requisiti dei partecipanti alle gare

Come avviene? In cosa consiste?

Manifestazione di interesse per forniture di beni

Recentemente ho acquisito alcune manifestazioni di interesse per la fornitura di 3 categorie di prodotti: “Materiale igienico-sanitario”, “Materiale didattico e cancelleria” e “Apparecchiature hardware e software”, stabilendo per ciascuna categoria l’importo di circa € 7.000.

Successivamente, tra le istanze pervenute, ho individuato 3 ditte alle quali inviare, in base alle esigenze del momento, la R.d.O. finalizzata alla fornitura dei beni necessari.

Circa 2 mesi fa il M.I. ha accreditato, in più riprese, contributi finanziari per oltre € 30.000.

Tanto premesso, si chiede di sapere:

  1. Il contributo di € 30.000 può essere utilizzato ricorrendo alle ditte individuate recentemente con la suddetta procedura di manifestazione d’interesse? Oppure è necessario esperire una procedura ex-novo analoga alla precedente?
  2. L’importo che viene indicato in una manifestazione di interesse è vincolante per la stazione appaltante? Oppure l’istituzione scolastica, una volta conclusa la procedura, può spendere una somma notevolmente inferiore a quella originaria?
  3. È lecito esperire una procedura per acquisire manifestazioni di interesse senza indicazione dell’importo di spesa?

Principio di rotazione nel caso di servizio di particolare complessità

Per la gestione degli alunni, registri on line, gestione protocollo e sito e altri servizi simili si utilizza una piattaforma il cui costo supera i 2.000 euro annui e un contratto con il venditore di durata triennale ormai in scadenza.

Per un servizio come quello sopra descritto, risulta davvero complesso affidarlo ad un nuovo operatore, in quanto ciò comporterebbe un cambio di piattaforma con conseguente necessità di apprendere il nuovo software da parte di tutto il personale amministrativo che ne fa uso e il travaso di tutti i dati dalla piattaforma dell'operatore uscente alla piattaforma dell'operatore subentrante.

Come ci si comporta dinanzi ad un tale affidamento dal punto di vista del principio di rotazione degli operatori economici?

Collaudo dei beni acquistati in caso di ditta fornitrice in altra regione

Una scuola della provincia XXX ha acquistato i monitor touch con le risorse del PON Digital Board. L’acquisto è stato effettuato tramite MEPA da una ditta con sede nella provincia YYY. Per effettuare il collaudo non è possibile avere in presenza, a scuola, né il legale rappresentante della ditta né un suo rappresentante. È possibile effettuare il collaudo senza un rappresentante della Ditta? Il verbale di collaudo può essere firmato solo da personale della scuola? In questi casi, qual è la procedura più corretta da seguire in base alla normativa vigente?

Commissione di gara in caso di RDO telematica

Durante lo svolgimento della R.D.O. sviluppata telematicamente, va comunque nominata la commissione di gara e redatti i relativi verbali (da tenere agli atti)?

Trattativa diretta per l’acquisto di PC per la scuola

Normalmente, dovendo effettuare una trattativa diretta per una fornitura di pc mod. “ASUS I5 XYZ”, agisco nel modo seguente: effettuo la ricerca su portale MePa di tale prodotto e stampo la tabella comparativa con gli importi e i relativi operatori economici. Dopodiché, procedo ad intavolare la suddetta trattativa con la ditta che ha offerto il prodotto al prezzo più basso. Ho sentito da più parti che, in fase di trattativa diretta, vengono richiesti prima tre/cinque preventivi e poi intavolano la trattativa con l’operatore che ha presentato l’offerta più bassa. Ma questa tipologia di procedura non va fatta direttamente con un unico operatore economico senza richiedere preventivi? È effettivamente possibile richiedere prima i preventivi per poi espletare la trattativa diretta sul portale MePa?

Gare: aggiudicazione provvisoria e aggiudicazione definitiva

Aggiudicazione provvisoria e aggiudicazione definitiva: sono ancora in essere le due procedure oppure va effettuata solo "l'aggiudicazione"?

Segretezza dell'offerta economica nelle procedure di aggiudicazione

In merito all'invio delle offerte economiche dei distributori automatici, come si garantisce la segretezza dell'offerta economica nelle procedure di aggiudicazione con uso della PEC?

Trattativa diretta per acquisti sotto soglia

Per importi inferiori a € 40.000, dovendo acquistare un bene informatico (monitor interattivi) offerto da numerosi fornitori presenti sul MEPA, è possibile utilizzare lo strumento della trattativa diretta tra i vari operatori come mezzo per avere i preventivi? È necessario individuare un criterio di aggiudicazione? In questo caso il prezzo più basso.

Pubblicazione degli atti sul sito del MIMS (ex MIT)

Facendo seguito a quanto riportato nella piattaforma PON GPU in riferimento alla pubblicazione degli atti sul sito del MIMS (ex MIT), si chiede:

  1. A parte i PON le scuole sono tenute a registrarsi sul sito MIMS (ex MIT) e se obbligate gli atti da pubblicare riguardano tutte le procedure di affidamento e per qualsiasi importo, sotto o sopra soglia?
  2. Se la scuola si registra è poi obbligata a pubblicare avvisi, bandi ecc., oppure la registrazione non comporta nessun successivo obbligo di pubblicazione e la scuola può eventualmente valutare quali avvisi pubblicare esempio quelli relativi ai PON, considerato l'invito a "farlo"?

Le garanzie nelle procedure di acquisizione di beni e servizi

(A) In quali casi di acquisto pubblico di beni e servizi il rilascio della garanzia provvisoria è obbligatorio nell’ambito delle procedure inferiori alla soglia comunitaria? In quali casi è previsto un esonero?

(B) Per le MPMI (micro, piccole e medie imprese)sono previste semplificazioni per quanto concerne il regime delle garanzie da produrre in fase di partecipazione alle procedure di affidamento?

(C) Quali sono le condizioni richieste per procedere all’esonero della garanzia definitiva nelle casistiche previste dall’art. 103, comma 11, D.Lgs. 50/2016?

(D) È possibile avere alcuni esempi casistici per l’esenzione della garanzia definitiva?

(E) Quale iter è opportuno adottare in caso di mancata richiesta della garanzia definitiva?

Imposta di bollo sulle istanze di partecipazione a gare

La domanda di partecipazione a gare con procedura negoziata sia soggetta all'imposta di bollo?

SmartCIG annullato e obblighi ANAC

La scuola, a causa dell’emergenza sanitaria dovuta a COVID-19, ha annullato uno SmartCIG relativo ad un viaggio di istruzione che avrebbe dovuto svolgersi a maggio 2020.

Ora, dovendo adempiere all’obbligo relativo alla L.109/2012 entro il 31/01/2021, si chiede se il CIG annullato debba o meno essere incluso nel file della comunicazione relativa alle gare dell’anno 2020. Si precisa che il CIG annullato e generato a novembre 2019 (data di inizio gara), era incluso nel file xml dei CIG trasmessi all’ANAC per l’anno 2019 con importo Somme Liquidate “0”.

Bandi e pubblicità legale in caso di concessione sotto i 500mila euro

La scuola deve a breve provvedere a redigere un bando per la concessione del punto di ristoro interno; il valore della concessione sarà sotto i 500.000 €. La pubblicazione del bando (procedura aperta e/o negoziata) potrà essere fatta solo sul sito della stazione appaltante e sul sito ANAC oppure dovrà essere pubblicata sulla G.U. e/o avere altre forme di pubblicità?

Acquisto di attrezzature informatiche e altro materiale: possibile unico ordine?

Per l'acquisto di libri/DVD/eDigital box/dizionari e vocabolari con affidamento diretto da un'unica ditta, visto che eDigital box è un software, si deve provvedere all'affidamento diretto su Mepa anche mediante trattativa diretta o se si può procedere con buono d'ordine cartaceo?

Nell'inserire la fornitura, GPU dà solo 2 possibilità: materiale informatico acquisto su Mepa / libri DVD CD Kit didattici acquisto fuori Mepa.

Il nostro acquisto è misto libri/DVD/Vocabolari/Dizionari/eDigital box.

È stata individuata con indagine di mercato una ditta che ci fornirebbe tutto il materiale di cui abbiamo bisogno, ma eDigital box è materiale informatico: possiamo fare l'acquisto su Mepa mediante trattativa diretta e su GPU inserire la fornitura come beni informatici anche se di materiale informatico c'è solo eDigital box, mentre il resto del materiale sono libri, DVD, vocabolari e dizionari? Il MI accetterà comunque la rendicontazione?

Procedura di gara e normativa sulle pari opportunità

L’articolo 47 del Decreto Sostegni bis (Pari opportunità, generazionali e di genere, nei contratti pubblici PNRR e PNC) subordina la possibilità di partecipare a una procedura di appalto alla dimostrazione di essere in regola con la normativa sulle pari opportunità.

Il Dispositivo praticamente vincola:

  • gli operatori economici con meno di 15 dipendenti a presentare un’autodichiarazione di non essere soggetto agli obblighi previsti dal predetto articolo 47;
  • gli operatori economici aventi tra 15 e 50 dipendenti a presentare un’autodichiarazione di impegno a produrre entro sei mesi dalla conclusione dell’appalto una relazione in merito alla situazione occupazionale (maschi/femmine – giovani/adulti – pensionamenti/assunzioni ecc.);
  • gli operatori economici con oltre 50 dipendenti, invece, ad allegare il rapporto completo redatto e trasmesso alle rappresentanze sindacali e ai consiglieri di pari opportunità ai sensi dell’articolo 46 del DL 11 aprile 2006 n. 198.

Si chiede se la scuola deve richiedere l'autodichiarazione e quanto ne consegue (a seconda delle casistiche), per tutte le procedure di affidamento e al di là della soglia e a tutti gli operatori economici, oppure in quali casi è necessaria.

Controlli della stazione appaltante prima della stipula di un contratto

A seguito di un controllo effettuato presso l'Agenzia delle Entrate sono risultate delle violazioni accertate a carico di una ditta a cui dobbiamo pagare il saldo di un servizio effettuato (importo superiore a 7.000 euro). Si chiede se questo Istituto può comunque pagare la fattura, oppure deve versare all'Agenzia delle Entrate gli importi dovuti, al fine di estinguere il debito come avviene quando il DURC non è in regola.

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