Con nota prot. 21795 del 30/09/2019 il MIUR ha comunicato alle scuole l’assegnazione delle risorse finanziarie per il funzionamento amministrativo-didattico del periodo settembre-dicembre 2019 e, in via preventiva, quelle per il periodo gennaio-agosto 2020. La tempistica è stata dettata dalla Legge 107/2015, che – a differenza di quanto avveniva prima – ha fissato date certe e vincolanti sia per il MIUR (comunicazione e assegnazione risorse) sia, di conseguenza, per le scuole (predisposizione e approvazione programma annuale).
Dal 2015 il MIUR rispetta la scadenza fissata per legge (30 settembre) e le scuole devono pertanto rispettare quelle per loro previste (30 novembre e 31 dicembre). La correlazione è solo apparentemente semplice e automatica, perché, come è noto, tra il dire e il fare si intrufolano imprevisti e accidenti vari.
Per il 2019 l’adozione dei nuovi schemi di bilancio, resi disponibili dalla metà di gennaio 2019, avevano fatto slittare l’approvazione del Programma annuale al 15 marzo; per il 2020 sembra profilarsi l’auspicio che ci possa essere una nuova proroga, dato che il BIS – Bilancio Integrato Scuole gestito in SIDI, messo a disposizione dallo scorso 8 ottobre, sembra dare – nei primi momenti della sua applicazione – qualche fastidio tecnico che rende complicate le operazioni preliminari alla stesura del Programma annuale.
Cosa prevede la norma?
Non è superfluo partire dalla Legge 107/2015 (meglio conosciuta come La Buona Scuola), che all’art. 1 dà disposizioni precise, alcune delle quali – come possiamo vedere – hanno ricadute dirette sulla predisposizione del Programma annuale:
11. A decorrere dall’anno scolastico 2015/2016, il Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca provvede, entro il mese di settembre, alla tempestiva erogazione a ciascuna istituzione scolastica autonoma del fondo di funzionamento in relazione alla quota corrispondente al periodo compreso tra il mese di settembre e il mese di dicembre dell’anno scolastico di riferimento. Contestualmente il Ministero comunica in via preventiva l’ulteriore risorsa finanziaria [...] relativa al periodo compreso tra il mese di gennaio ed il mese di agosto dell’anno scolastico di riferimento [...]: le scuole conosceranno pertanto l’assegnazione dei fondi per il funzionamento MIUR in tempi certi e adeguati ad una programmazione finanziaria ordinaria che eviti la gestione provvisoria.
12. Le istituzioni scolastiche predispongono, entro il mese di ottobre dell’anno scolastico precedente al triennio di riferimento, il piano triennale dell’offerta formativa [...] Il piano può essere rivisto annualmente entro il mese di ottobre: il PTOF, documento di pianificazione didattica che il programma annuale traduce in termini finanziari, è approvato all’inizio dell’anno scolastico.
[...]
136. È istituito il Portale unico dei dati della scuola: al link https://dati.istruzione.it/opendata/ si trova questo strumento che il MIUR mette a disposizione dei cittadini per dare concreta attuazione al principio della trasparenza, garantendo il libero accesso alle informazioni e ai dati della scuola.
[...]
142. Al fine di fornire un supporto tempestivo alle istituzioni scolastiche ed educative nella risoluzione di problemi connessi alla gestione amministrativa e contabile, attraverso la creazione di un canale permanente di comunicazione con gli uffici competenti del Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca e valorizzando la condivisione di buone pratiche tra le istituzioni scolastiche medesime, a decorrere dall’anno scolastico successivo a quello in corso alla data di entrata in vigore della presente legge è avviato un progetto sperimentale per la realizzazione di un servizio di assistenza: è da tempo operativo, nell’area riservata SIDI, l’HDAC- Help Desk Amministrativo Contabile che contiene documentazione, FAQ, forum e assistenza diretta alle scuole.
Il D.I. 129/2018 (nuovo Regolamento di contabilità) interviene poi in modo più specifico:
Art. 4
1. La gestione finanziaria delle istituzioni scolastiche si svolge in base al programma annuale redatto in termini di competenza e in coerenza con le previsioni del P.T.O.F.
[...]
Art. 5
[...]
8. Il programma annuale è predisposto dal Dirigente scolastico con la collaborazione del D.S.G.A. per la parte economico-finanziaria ed è proposto dalla Giunta esecutiva, unitamente alla relazione illustrativa, entro il 30 novembre dell’anno precedente a quello di riferimento al Consiglio d’istituto per l’approvazione. Entro la stessa data del 30 novembre dell’anno precedente a quello di riferimento, il programma annuale e la relazione illustrativa sono sottoposti ai revisori dei conti per il parere di regolarità contabile. I revisori dei conti rendono di regola il suddetto parere, che può essere acquisito anche con modalità telematiche ed essere verbalizzato successivamente, nella prima visita utile, entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento.
9. La delibera di approvazione del programma annuale è adottata dal Consiglio d’istituto entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento, anche nel caso di mancata acquisizione del predetto parere dei revisori dei conti entro la data fissata per la deliberazione stessa.
[...]
11. Il programma annuale è pubblicato entro quindici giorni dall’approvazione, ai sensi dell’articolo 1, commi 17 e 136, della legge n. 107 del 2015, nel Portale unico dei dati della scuola, nonché nel sito internet di ciascuna istituzione scolastica, sezione amministrazione trasparente.
È evidente una stretta correlazione tra le due principali normative di riferimento, che assieme forniscono un quadro integrato e puntuale del percorso necessario (vedi tabella 1).
Parere dei Revisori
Trattandosi di una previsione il cui requisito essenziale è, oltre al pareggio, la coerenza con il PTOF, il parere dei Revisori può essere reso anche con modalità telematiche ed essere verbalizzato nella prima visita utile successiva.
Ma cosa succede se i Revisori non rendono il loro parere entro il 31 dicembre, oppure se il parere non è favorevole “per rilevata mancanza di regolarità contabile”? (N.B. altri motivi non sono previsti, considerato che i Revisori non possono entrare nel merito delle scelte della scuola).
Con o senza questo parere, il Consiglio di Istituto deve comunque approvare il Programma entro la scadenza del 31 dicembre; ma se il parere, anche reso dopo l’approvazione, è negativo, il Consiglio ha due opzioni:
- tener conto delle osservazioni formulate e recepirle, adeguando il Programma ai rilievi dei Revisori;
- non tener conto delle osservazioni e discostarsene, dando “adeguata motivazione”.
Approvazione da parte del CdI
E se il Consiglio non approva il Programma annuale entro il 31 dicembre?
Il termine è perentorio, poiché il Regolamento prevede espressamente e in tempi strettissimi la comunicazione da parte del DS all’Ufficio Scolastico Regionale di avvio della gestione provvisoria per garantire il funzionamento didattico e amministrativo, utilizzando a tal fine le risorse pari a 1/12 degli stanziamenti di spesa definitivi del PA approvato dell’anno precedente.
La tempistica prevista, che consente di concludere in tempi molto stretti la gestione provvisoria, può essere considerata una norma di salvaguardia per la gestione e implementazione del PTOF, poiché i vincoli e i ritardi imposti da una gestione parziale e ingessata come quella provvisoria saranno limitati al minimo (tabella 2).
Quali sono i passaggi necessari?
La “bussola” che deve orientare le scelte è il PTOF; sulla “mappa” di riferimento il punto di partenza è collocato nell’esame della situazione finanziaria esistente e i “concorrenti” (nel senso letterale del termine, coloro che corrono assieme verso la meta, cioè DS e DSGA) devono utilizzare tutti gli strumenti che hanno a disposizione, a partire da modulistica, nuovo piano dei conti e nuovi schemi di bilancio, come previsti dalla nota 25674 del 20/12/2018.
Ecco gli step previsti:
- Il DSGA elabora la Situazione Amministrativa presunta (Modello C)strutturata in 3 sezioni:
- fondo cassa al 1° gennaio (desumibile dall’estratto conto dell’Istituto Cassiere) + il totale delle reversali di incasso – il totale dei mandati di pagamento (desumibili dal giornale di cassa) = fondo cassa al momento di predisposizione del PA.
- Situazione residui attivi (crediti) e passivi (debiti) dell’esercizio e degli esercizi precedenti – da verificare rispetto a quanto risulta dal modello L del conto consuntivo dell’anno precedente.
- Previsione di ulteriori riscossioni e ulteriori pagamenti + previsione di eventuali variazioni dei residui attivi e passivi fino a fine esercizio (31 dicembre) condotta sulla base di eventuali entrate previste entro fine anno, eventuali fatture attese o ricevute e non ancora liquidate, eventuali ordini/incarichi/contratti stipulati che dovranno essere liquidati.
- Calcolo Avanzo/Disavanzo di Amministrazione = Fondo cassa alla data ..... + residui attivi – residui passivi + riscossioni presunte fino a fine esercizio – pagamenti presunti fino a fine esercizio +/- eventuali modifiche dei residui attivi/passivi.
- Il DS e il DSGA determinano l’entità delle Entrate riportandole nella prima parte del Modello A:
01 – Avanzo di amministrazione presunto
Desunto dal Modello C (distinto in vincolato e non vincolato) che potrà essere impegnato solo dopo la realizzazione dell’effettiva disponibilità finanziaria, eccetto che per progetti in itinere (es. PON, Erasmus +) per i quali può essere disposto l’impegno anche prima dell’effettiva disponibilità, previa attestazione dell’ente finanziatore.
02 – Finanziamenti dall’Unione Europea
Tra cui PON e Erasmus+.
03 – Finanziamenti dallo Stato
Primi dei quali quelli comunicati con nota MIUR di settembre.
04 – Finanziamento dalla Regione
Eventuali per ampliamento offerta formativa...
05 – Finanziamenti da Enti locali o da altre istituzioni pubbliche
Come UTI, Comuni ecc.
06 – Contributi da privati
Tra cui quelli delle famiglie, vincolati (per mensa, visite istruzione, assicurazione...) o volontari.
07 – Proventi da gestioni economiche
Solo per scuole con aziende agrarie o speciali, convitti e attività per conto terzi.
08 – Rimborsi e restituzione somme
Non dovute oppure pagate in eccesso.
09 – Alienazione di beni materiali
Per vendita di beni presenti in inventario che si dismettono.
10 – Alienazione di beni immateriali
Come brevetti, opere di ingegno ecc.
11 – Sponsor e utilizzo locali
Previa delibera Consiglio di Istituto ai sensi dell’art. 45, comma 2, lett. b-c-d.
12 – Altre entrate
Quali gli interessi attivi.
13 – Mutui
E anticipazioni Istituto Cassiere, qualora si prevedesse di richiederli.
Utilizzando una percentuale non superiore al 10% dell’importo del contributo MIUR per il funzionamento, viene infine costituito il primo punto fermo delle spese – R98 Fondo di Riserva.
Una volta determinato il totale delle entrate, si passa alla loro redistribuzione nelle spese.
È evidente che tale operazione (forse più di tutte le altre) deve essere fatta a quattro mani, tenendo presente il PTOF e le schede POF, predisposte e sottoscritte dai responsabili dei vari progetti/attività, per i quali rilevare e destinare le risorse necessarie.
- Il DSGA compila le schede illustrative finanziarie (Modello B) dei Progetti/Attività individuati che saranno poi raccolti nei Piani delle Destinazioni, osservando anche le indicazioni fornite dalla circolare n. 74 del 5/01/2019 (tabella 3).
Qualora dal Modello C risultasse un Disavanzo di amministrazione presunto (D100), magari a seguito di accertamento della presenza di residui attivi non esigibili e quindi radiati, sarà cura del Consiglio di Istituto illustrare i criteri adottati per pervenire all’assorbimento del disavanzo (art. 7, comma 5 del D.I. 129/2018).
- DS e DSGA, sulla base dei dati relativi ai Totali delle Spese, calcolati all’interno dei Modelli B dei diversi progetti/attività gestiti, compilano la seconda parte – sezione Spese del Modello A.
Da questo punto in avanti un buon software gestionale elaborerà in automatico i seguenti passaggi successivi:
- Il DSGA compila il Modello D relativo all’Utilizzo dell’Avanzo di Amministrazione.
- Ultima operazione, il DSGA compila il Riepilogo per Tipologia di Spesa (Modello E) nel quale sono riassunte e raggruppate nei tre livelli del Piano dei Conti tutte le spese previste nei Modelli B (tabella 4).
Qualora vi fossero somme che non si ritiene di utilizzare, o accantonamenti prudenziali stabiliti in attesa di riscuotere finanziamenti MIUR ancora sospesi, si attiva lo Z – Z101 – Disponibilità finanziaria da programmare, che dovrà trovare puntuale spazio descrittivo nella relazione.
La relazione illustrativa
Una volta concluse le operazioni descritte, il Programma annuale è pronto per essere portato in Giunta, dove sarà elaborata la Relazione Illustrativa.
Nonostante il D.I. non sia molto esplicito al riguardo, è chiaro che la relazione non può essere preparata che dal DS e dal DSGA assieme, soggetti che di diritto sono presenti in Giunta, benché le funzioni di questo organo collegiale si siano di fatto molto sbiadite nel tempo. Ciascuno per la propria parte concorreranno a «descrivere dettagliatamente, nella relazione, gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse in coerenza con il P.T.O.F., esponendo inoltre sinteticamente i risultati della gestione in corso alla data di presentazione del programma medesimo [...] e quelli del precedente esercizio finanziario».
Particolare evidenza dovrà essere data, nella relazione, all’uso e alla destinazione delle risorse costituite dai contributi volontari delle famiglie, ancora oggetto di discussione e spesso di polemica, e dalle erogazioni liberali per le quali spetta un credito d’imposta pari al 50 per cento delle erogazioni effettuate (Legge 107/2015, art. 1, comma 145).
Un ulteriore punto di attenzione è riservato ai fondi reperiti mediante sistemi di raccolta fondi o di adesione a piattaforme di finanziamento collettivo: le operazioni di fund raising e crowdfunding (si veda in proposito “La scuola e il crowdfunding”, in Sinergie di Scuola num. 88 – Aprile 2019) sono inserite a pieno titolo quali fonti di finanziamento delle Istituzioni scolastiche, che possono attivare questi processi di autofinanziamento, tradizionali e in rete, finalizzati a reperire risorse aggiuntive per progetti specifici.
Ultime fasi
Gli ultimi passaggio del Programma annuale sono:
- l’invio ai Revisori per il prescritto parere (entro il 30 novembre);
- l’approvazione da parte del Consiglio di Istituto (entro il 31 dicembre);
- la pubblicazione sul sito della scuola – sezione Amministrazione trasparente – e sul Portale unico dei dati della scuola (entro 15 gg. successivi all’approvazione).
Contestualmente all’approvazione del Programma annuale, ma con apposita autonoma delibera, il Consiglio può deliberare infine la costituzione del fondo economale per le minute spese (art. 21 D.I. 129/2018), stabilendo la consistenza massima del fondo economale, nonché l’importo massimo di ogni spesa minuta, che oscilla di solito tra 50 e 150 euro.
La delibera di approvazione del Programma annuale da parte del Consiglio ha natura autorizzatoria della gestione, in quanto le previsioni di entrata costituiscono autorizzazione generale a riscuotere (previo accertamento da parte del DSGA), mentre le previsioni di spesa costituiscono limite all’assunzione di impegni da parte del DS che, ai sensi dell’art. 25 del D.Lgs. 165/2001, richiamato dall’art. 3, comma 1 del D.I. 129/2018, è responsabile della gestione delle risorse finanziarie e strumentali e dei relativi risultati.
