Il collaudo potrebbe essere classificato come quel potere che la norma riconosce alla Istituzione scolastica per garantire l’oculato impiego delle proprie risorse, preservandola da situazioni che potrebbero in qualche modo nuocere al suo funzionamento e alla correttezza delle procedure seguite.
Il collaudo quindi è lo strumento attraverso il quale la stazione appaltante accerta che l’opera sia stata eseguita in conformità ai patti contrattuali e a regola d’arte.
L’azione del collaudo è determinante per la liquidazione e il pagamento delle fatture relative a lavori e all’acquisto di attrezzature e servizi per la scuola: come tale era normato, all’interno dello specifico regolamento amministrativo-contabile, dall’art. 36 del D.I. 44/2001. Il nuovo Regolamento di contabilità, D.I. 129/2018, non ne fa menzione nell’articolato e, pertanto, si deve fare riferimento all’art. 102 del D.Lgs. 50/2016, come ricordato dal MIUR con la C.M. n. 74 del 5/01/2018 che così recita:
Si specifica che la disciplina delle verifiche finali sull’esecuzione dei contratti, precedentemente oggetto di regolamentazione specifica per le istituzioni scolastiche (v. articolo 36 del D.I. 44/2001), è oggi da rinvenirsi nella normativa generale, e dunque nell’articolo 102 del D.Lgs. 50/2016 e nelle previsioni ivi richiamate.
Pertanto come stabilito dall’art. 102, comma 2 del D.Lgs. 50/2016:
2. I contratti pubblici sono soggetti a collaudo per i lavori e a verifica di conformità per i servizi e per le forniture, per certificare che l’oggetto del contratto in termini di prestazioni, obiettivi e caratteristiche tecniche, economiche e qualitative sia stato realizzato ed eseguito nel rispetto delle previsioni e delle pattuizioni contrattuali.
Certificato di regolare esecuzione
Anche il certificato di regolare esecuzione è regolato e previsto dallo stesso comma ed è applicabile – soltanto in alcuni casi – come atto sostitutivo del collaudo. Nei casi in cui è consentito il certificato di regolare esecuzione non si applica quanto disposto dall’art. 102, comma 7, lettera d del D.Lgs. 50/2016, che stabilisce la totale incompatibilità tra la nomina di collaudatore e l’incarico di direzione lavori in quanto tale certificato è redatto e sottoscritto proprio dal direttore dei lavori.
Il secondo correttivo del D.Lgs. 50/2016 ha introdotto il nuovo ambito entro il quale è possibile sostituire il certificato di collaudo con il certificato di regolare esecuzione, prevedendo le seguenti fattispecie:
- per i contratti di lavori di importo inferiore a 1.000.000 di euro e per le forniture e servizi inferiori alle soglie di cui all’art. 35 del D.Lgs. 50/2016, è sempre facoltà della stazione appaltante sostituire il certificato di collaudo o il certificato di verifica di conformità con il certificato di regolare esecuzione (rilasciato per i lavori dal direttore dei lavori e per le forniture e servizi dal responsabile unico del procedimento);
- per i contratti di lavori di importo superiore a 1.000.000 di euro e inferiore alla soglia di cui all’art. 35 del D.Lgs. 50/2016, solo nei casi che saranno individuati dal decreto ancora da emanare, il certificato di collaudo può essere sostituito dal certificato di regolare esecuzione.
Per conoscere i casi in cui, per i lavori di importo compreso tra 1.000.000 e la soglia di cui all’art. 35 del D.Lgs. 50/2016 è possibile predisporre il certificato di regolare esecuzione, si dovrà attendere l’emanazione del decreto MIT sul collaudo, che specificherà tali condizioni oltre a tutte le altre prescrizioni relative a tale fase delle attività e alla conseguente abrogazione degli articoli dal 215 al 238 del D.P.R. 207/2010, che al momento regolano la funzione del collaudo.
Come nel caso del collaudo, le finalità del certificato di regolare esecuzione restano:
- verifica della conformità delle opere realizzate rispetto al progetto;
- rispondenza dei lavori eseguiti rispetto alla tempistica contrattuale;
- congruenza della contabilità con le liquidazioni effettuate;
- conformità delle lavorazioni eseguite con la normativa;
- esiti delle prove, verifiche e controlli di qualità dei materiali e delle lavorazioni.
- verifica della corretta applicazione dei Criteri Ambientali Minimi.
Per quanto riguarda i tempi di emissione, l’art. 102, comma 3 del D.Lgs. 50/2016, stabilisce che il certificato di regolare esecuzione deve essere emesso entro tre mesi dalla data di ultimazione dei lavori o dei servizi e forniture. Per i lavori di importo inferiore a 40.000 euro il certificato di regolare esecuzione può essere sostituito con l’apposizione del visto del direttore dei lavori sulle fatture di spesa, ai sensi dell’art. 15, comma 3 del D.M. 49/2018:
3. Per i lavori di importo inferiore a 40.000 euro è consentita la tenuta di una contabilità semplificata, previa verifica da parte del direttore dei lavori della corrispondenza del lavoro svolto con quanto fatturato, tenendo conto dei lavori effettivamente eseguiti. Il certificato di regolare esecuzione può essere sostituito con l’apposizione del visto del direttore dei lavori sulle fatture di spesa.
Soggetti preposti al collaudo
Per l’effettuazione dell’attività di collaudo di opere pubbliche, le stazioni appaltanti possono nominare da uno a tre dipendenti, anche appartenenti ad altre amministrazioni pubbliche, che siano in possesso di adeguati titoli e iscritti all’albo dei collaudatori secondo modalità da contenersi in un decreto del Ministro delle infrastrutture, ancora non emanato.
La norma chiarisce che l’incarico di effettuare il collaudo non può essere affidato a: magistrati ordinari, amministrativi e contabili, nonché agli avvocati dello Stato in attività di servizio ovvero, per quelli in quiescenza, limitatamente agli appalti superiori alla soglia comunitaria di cui all’art. 35 del codice, nelle regioni dove hanno svolto il servizio.
La nuova disciplina, pertanto, ha inteso escludere dall’incarico di collaudo di opere pubbliche alcune categorie di soggetti al fine di evitare possibili situazioni di conflitto, garantendo la terzietà del collaudatore e quindi la massima trasparenza nell’effettuazione di un’attività particolarmente importante.
Collaudo di beni di valore storico e artistico
Per i beni del patrimonio culturale, all’art. 102, comma 9 del D.Lgs. 50/2016, il nuovo Codice prescrive che, al termine del lavoro, vengano redatti dal Direttore dei lavori: una relazione di carattere tecnico-scientifico, l’aggiornamento del piano di manutenzione e un verbale particolareggiato per i risultati raggiunti. Tali prescrizioni rispondono all’esigenza di garantire grande tutela per gli immobili di pregio storico e/o artistico.
Stessa prescrizione è necessaria per effettuare il collaudo in corso per i lavori eseguiti su beni della stessa tipologia (art. 150 del nuovo Codice).
Termini per il collaudo di opere pubbliche
L’art. 102 del nuovo codice conferma quanto previsto nel D.Lgs. 163/2006: il collaudo delle opere pubbliche deve concludersi in sei mesi dall’ultimazione dei lavori salvo i casi di particolare complessità, da definirsi con decreto del Ministro delle infrastrutture, per i quali il termine viene elevato ad un anno.
Il certificato di collaudo, emesso in esito alle operazioni di verifica, ha carattere provvisorio e assume carattere definitivo quando sono decorsi due anni dalla sua emissione.
Se decorsi due anni e due mesi dall’emissione del certificato di collaudo provvisorio senza che sia intervenuto l’atto formale di approvazione con il collaudo definitivo, il legislatore ha configurato il silenzio-assenso, riconoscendo all’atto ogni effetto collegato.
Gli effetti giuridici che circoscrivono la responsabilità dell’impresa esecutrice sono distinti a seconda se sia intervenuto il solo collaudo provvisorio o il definitivo.
Collaudo per le scuole
In merito al collaudo per le scuole e a quanto sopra analizzato, la norma da seguire resta l’art. 102 del D.Lgs. 50/2016.
Il collaudo è un adempimento obbligatorio: deve essere comunque effettuato in quanto «il saldo del pagamento per lavori e forniture può essere disposto solo dopo l’emissione del certificato di collaudo o atto sostitutivo. Alla stessa data il dirigente può procedere allo svincolo delle garanzie eventualmente prestate».
Va aggiunto che il verbale di collaudo e/o il certificato di regolarità della fornitura sono parti talmente essenziali della documentazione che, o l’uno o l’altro, devono essere allegati al mandato di pagamento unitamente alla fattura, all’ordine, e a tutta la documentazione relativa all’acquisto.
È opportuno ricordare brevemente che:
- il fine del collaudo consiste nell’attestare che le caratteristiche e la qualità del bene o del servizio fornito corrispondano con quelle ordinate, siano esenti da difetti o vizi che possano pregiudicarne l’utilizzo;
- il collaudo ha anche lo scopo di accertare e certificare che i lavori sono stati eseguiti a regola d’arte e secondo le prescrizioni tecniche contrattuali e che, nella loro esecuzione, sono stati impiegati materiali idonei, siano state seguite le modalità specificatamente pattuite e tutte le normative in ordine alla sicurezza sul lavoro, alla tutela ambientale, alle tutele previdenziali e assistenziali degli operatori impiegati dal fornitore ecc.;
- delle verifiche effettuate o dei test, eseguiti per controllare la funzionalità del bene o per l’accertamento della corrispondenza dei lavori alle regole dell’arte, dovrà esserne fatta espressa menzione nel verbale di collaudo.
L’esito positivo del collaudo determina, da parte dell’Istituzione scolastica, l’accettazione della fornitura dei beni, dei servizi e/o dei lavori eseguiti con il contestuale diritto a ricevere la liquidazione del saldo da parte del contraente/fornitore.
Si potrebbe affermare che l’accettazione della fornitura non si manifesta con l’avvenuta consegna e/o esecuzione dei beni o del lavoro, ma è un atto di volontà della scuola con il quale accoglie l’erogazione della fornitura e, contestualmente, determina, per il fornitore, l’esonero dalla garanzia per vizi e difformità riconoscibili, ovviamente per quelli non riconoscibili o occulti sarà attiva la garanzia, almeno biennale, del fornitore.
Quindi è all’atto del collaudo che i collaudatori devono sollevare eventuali obiezioni o riserve in ordine a tutti gli aspetti sia tecnici che contabili.
Pertanto la norma attualmente vigente consente alla scuola due possibilità:
- il Dirigente scolastico nomina per il collaudo da uno a tre esperti interni o di altra amministrazione con la qualificazione rapportata alla tipologia e caratteristica del contratto, in possesso dei requisiti di moralità, competenza e professionalità iscritti all’albo dei collaudatori nazionale o regionale di pertinenza come previsto al comma 6 del più volte citato art. 102;
- per forniture al di sotto della soglia comunitaria e per lavori sotto al 1.000.000 di euro è facoltà della stazione appaltante sostituire il certificato di collaudo con il certificato di regolare esecuzione rilasciato per i lavori dal direttore dei lavori e per forniture e servizi dal Responsabile Unico del Procedimento (RUP).
Il RUP nella Scuola è il Dirigente scolastico che a sua volta può delegare il DSGA o altra figura professionalmente competente. Per i collaudi di forniture acquisite con fondi europei il RUP è sempre il Dirigente scolastico.
I collaudi devono essere sempre redatti in forma scritta. Non vi sono modelli prestabiliti e ogni scuola può approntarne dei propri, purché siano ricorrenti alcune informazioni basilari. Inoltre, le procedure per la contabilità informatica attualmente disponibili ne propongono ciascuna delle proprie. Talvolta la procedura del collaudo, data la particolarità del bene fornito o servizio erogato, può essere effettuata congiuntamente tra il personale della scuola e incaricati del fornitore. Ovviamente il fornitore chiederà al personale scolastico presente al collaudo la firma del superamento dello stesso. Nulla osta alla sottoscrizione purché le operazioni di collaudo abbiano dato un indubitabile esito favorevole. Infatti, con la firma l’Istituzione scolastica attesta che il bene è privo di vizi e pertanto dovrà provvedere alla liquidazione del titolo di spesa.
Per quanto riguarda la procedura di collaudo dei lavori, servizi e forniture acquisite con i fondi messi a disposizione dall’Unione Europea per progetti PON FSE o FESR la procedura è individuata dal Manuale di Gestione dell’Autorità di Gestione per i suddetti progetti (nota MIUR prot. 1498 del 9/02/2018).
Il Dirigente scolastico può incaricare, nelle scuole in cui è presente, l’Ufficio Tecnico per lo svolgimento delle attività di collaudo; in alternativa, il collaudatore deve essere individuato tramite un’apposita procedura di selezione e può essere una figura interna o esterna all’Istituzione scolastica.
Nel caso di personale interno, i costi relativi all’attività devono essere rapportati ai costi orari unitari, previsti dalle tabelle 5 e 6 allegate al CCNL, e possono riguardare soltanto attività prestate oltre il regolare orario di servizio. Le attività prestate in tale ambito da tutto il personale scolastico devono essere opportunamente registrate attraverso la documentazione che attesti l’impegno orario di ciascun soggetto.
Si sottolinea che la stessa risorsa non può vedersi assegnato l’incarico di progettista e quello di collaudatore anche se svolto a titolo gratuito. Allo stesso modo, i membri della commissione di gara, in ragione della mancanza di oggettività e obiettività, non possono assolutamente ricoprire anche il ruolo di progettista e di collaudatore. Infine, la fase di collaudo non può beneficiare dell’apporto di esperti, interni o esterni, che possano essere collegati a ditte e società interessate alla partecipazione di gare.
L’importanza del collaudo
A conclusione di attività negoziali della scuola è fondamentale eseguire il collaudo, poiché non è possibile procedere al pagamento delle fatture di acquisto se questa fase non viene espletata.
Non avere una procedura specifica per la scuola, come avveniva prima con il D.I. 44/2001, potrebbe sembrare più complicato: tuttavia il D.Lgs. 50/2016 permette una semplificazione perché, al di sotto delle soglie comunitarie di cui all’art. 35 dello stesso decreto, il collaudo di beni e servizi, che sono gli acquisti maggiormente effettuati dalla scuola, può essere effettuato dallo stesso Dirigente scolastico o da un suo delegato emettendo il certificato di regolare prestazione.
La procedura è un po’ più complessa quando dobbiamo collaudare attrezzature acquisite con fondi comunitari, perché bisogna procedere ad emanare un bando per la ricerca di un collaudatore interno o esterno. Le scuole tuttavia ormai sono sufficientemente esperte di queste procedure che utilizzano da alcuni anni attuando progetti PON FSE o FESR.
