Gli adempimenti della Segreteria al termine dell’anno scolastico sono molteplici e differenziati a seconda dell’organizzazione che ogni scuola si è data e del piano delle attività che il DSGA ha stilato.
Proveremo a sintetizzare tali adempimenti, elencando i più significativi e indicando le competenze delle varie articolazioni in cui generalmente i servizi amministrativi si differenziano, ovvero:
- Ufficio Didattica
- Ufficio Personale
- Ufficio Amministrativo-contabile
- Ufficio Magazzino
L’anno in corso è sicuramente anomalo, perché la pandemia da Coronavirus ha obbligato il mondo della scuola a gestire l’attività didattica e di supporto in maniera alternativa, anche molto complessa, e sicuramente nuova: dal secondo conflitto mondiale non si erano più verificati eventi così drammatici da costringere a chiudere le scuole ai primi di marzo e farle riaprire, con i dovuti accorgimenti, a settembre.
I primi di marzo, per l’esattezza, le scuole italiane come sappiamo non sono state chiuse, ma si è realizzata la sola sospensione dell’attività didattica in presenza. Il personale ATA ha continuato la propria attività da casa e a scuola anche in assenza di alunni e docenti.
Il primo intervento in cui si è parlato di lavoro agile anche per il personale ATA è contenuto nella nota del Ministero dell’Istruzione prot. n. 278 del 6/03/2020, in cui si affermava che «in regime di sospensione delle attività didattiche, per il personale amministrativo, tecnico e ausiliario delle istituzioni scolastiche» si poteva valutare la possibilità «di concedere il lavoro agile al personale ATA che dovesse farne richiesta, ferma restando la necessità di assicurare il regolare funzionamento dell’istituzione scolastica».
La successiva nota prot. n. 323 del 10/03/2020 affermava che ciascun Dirigente scolastico poteva concedere il lavoro agile al personale amministrativo, tecnico e ausiliario delle Istituzioni scolastiche, comunque da disporsi a seguito dell’adozione di misure volte a garantire il mantenimento dell’attività essenziale, adottando ogni forma di gestione flessibile del lavoro.
Il 17 marzo 2020 viene emanato il Decreto Legge n. 18 (Decreto “Cura Italia”), che all’art. 87 stabilisce che fino alla data di cessazione dello stato di emergenza il lavoro agile è la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2 del D.Lgs. 165/2001, scuola compresa. Il 15 maggio scorso la nota M.I. n. 682 conferma che la modalità del lavoro agile a scuola prosegue sino ad ulteriore avviso.
Pertanto tuttora, nelle segreterie scolastiche, il personale ATA rientra in servizio in presenza a rotazione in alcuni giorni stabiliti dalla Dirigenza scolastica. Negli altri giorni il lavoro viene svolto a casa.
Il presente lavoro, che non può essere esaustivo per ovvi motivi di spazio, prenderà in esame alcune fra le incombenze tipiche della fine dell’anno nelle scuole dei vari ordini.
Scrutini ed esami finali
Le attività legate a scrutini ed esami interessano l’Ufficio Didattica e l’Ufficio Personale in base alle rispettive competenze riferite ad alunni e docenti.
In proposito, il 16 maggio sono state pubblicate le Ordinanze su Esami di Stato del primo e del secondo ciclo e sulla valutazione finale delle studentesse e degli studenti, OO.MM. nn. 9, 10, 11 del 16/05/2020.
Le tre Ordinanze tengono conto di quanto previsto dal decreto scuola (D.L. 22/2020), approvato in Consiglio dei Ministri ad aprile, e dell’emergenza Coronavirus. Sono state firmate dopo essere state sottoposte al parere del Consiglio superiore della Pubblica Istruzione, organo consultivo del Ministero, come previsto dalla normativa vigente.
Gli esami del secondo ciclo saranno il primo momento di ritorno nelle aule. Il Comitato tecnico-scientifico ha fornito misure di sicurezza tali da poterli svolgere in presenza.
Valutazione finale e recupero degli apprendimenti
L’Ordinanza sulla valutazione punta a valorizzare al meglio il percorso delle studentesse e degli studenti, tenendo conto della particolarità di questo anno scolastico e guardando anche al prossimo, con apposite misure di recupero degli apprendimenti. Molta attenzione viene posta agli alunni con bisogni educativi speciali, in particolare a quelli con disabilità.
La valutazione avverrà sulla base di quanto effettivamente svolto nel corso dell’anno, in presenza e a distanza. Gli alunni potranno essere ammessi alla classe successiva anche con voti inferiori a 6 decimi, in una o più discipline; ma, per chi è ammesso con insufficienze o, comunque, con livelli di apprendimento non pienamente raggiunti, sarà predisposto dai docenti un piano individualizzato per recuperare quanto non è stato appreso. L’integrazione degli apprendimenti partirà da settembre e potrà proseguire, se necessario, durante tutto l’a.s. 2020/2021.
La possibilità di non ammettere all’anno successivo è prevista solo in casi molto specifici, individuati dall’Ordinanza.
Esami del primo ciclo
L’esame di Stato delle studentesse e degli studenti coincide, quest’anno, con la valutazione finale da parte del Consiglio di classe e terrà conto anche di un elaborato prodotto dall’alunno, su un argomento concordato con gli insegnanti.
L’elaborato è uno strumento per valorizzare il percorso degli studenti: sarà consegnato e poi discusso, per via telematica, prima dello scrutinio finale. Per lo svolgimento di tutte le operazioni (consegna, discussione, scrutini) ci sarà tempo fino al 30 giugno. La valutazione finale terrà conto di tutto il percorso fatto dallo studente. Sarà possibile conseguire la lode.
Esami del secondo ciclo
Gli esami del secondo ciclo avranno inizio il 17 giugno. Quest’anno si effettuerà il solo colloquio orale. I crediti e il voto finale si baseranno sul percorso realmente fatto dagli studenti.
Il credito del triennio finale è stato rivisto: potrà valere fino a 60 punti, anziché 40, come prima dell’emergenza. Al colloquio orale si potranno conseguire fino a 40 punti. Il voto massimo finale possibile resta, infatti, 100/100. Si potrà ottenere la lode.
La prova orale si svolgerà in presenza (a meno che le condizioni epidemiologiche non lo consentano e con specifiche deroghe per casi particolari) davanti a una commissione composta da sei membri interni e un Presidente esterno.
Ciascun candidato discuterà, in apertura di colloquio, un elaborato sulle discipline di indirizzo, trattando un argomento concordato che sarà assegnato dai docenti di quelle discipline a ogni studente entro il 1° giugno. Seguirà la discussione di un breve testo studiato durante l’ultimo anno nell’ambito dell’insegnamento di lingua e letteratura italiana. Saranno poi analizzati materiali, coerenti con il percorso fatto, assegnati dalla commissione. In chiusura, saranno esposte le esperienze svolte nell’ambito dei Percorsi per le competenze trasversali e l’orientamento e accertate le conoscenze relative a “Cittadinanza e Costituzione” secondo quanto effettivamente svolto dalla classe.
Una procedura particolare è prevista per chi deve sostenere l’Esame di Stato da privatista: in questo caso i privatisti svolgeranno gli esami preliminari in presenza al termine dell’emergenza epidemiologica (dal 10 luglio) e sosterranno l’esame di Stato conclusivo nel corso della sessione straordinaria, solitamente fissata a settembre.
Ruolo della segreteria
Il D.L. 22/2020 dello scorso aprile aveva previsto anche quanto segue per tutelare tutte le situazioni di svantaggio verificate durante la pandemia:
- misure a sostegno di quanti vivono in situazioni di gap tecnologico (fornitura di materiale informatico e estensione del servizio Piazza WiFi Italia, del Ministero dello Sviluppo Economico, a tutti i Comuni per permettere la connessione gratuita a una rete wifi libera e predisporre che gli operatori di telefonia mobile consentano l’estensione gratuita del consumo di Gb di traffico dati per famiglie con minori);
- impegno delle scuole di procedere celermente alla dotazione di materiale informatico agli alunni che non ne sono forniti, attraverso la distribuzione degli strumenti presenti nelle scuole e l’acquisto di nuovo materiale con le risorse ad hoc assegnate dal Ministero;
- obbligo per gli insegnanti di segnalare i casi di minori che non risultino “contattabili” a distanza;
- un’unica piattaforma per la didattica a distanza messa a disposizione delle scuole dal Ministero per facilitare l’accesso di docenti, alunni, genitori alle piattaforme digitali, come succede in altri paesi;
- misure per seguire i minori e le famiglie più a rischio.
In tutte queste situazioni sia i servizi amministrativi sia gli assistenti tecnici, dove presenti, e soprattutto gli assistenti di laboratorio di informatica sono stati e sono presenti per sostenere e migliorare, con il reperimento e la distribuzione di attrezzature informatiche, le situazioni degli alunni con maggiori problematiche.
Pertanto, affinché scrutini ed esami si svolgano con tranquillità e nel rispetto delle norme emanate in una situazione di difficoltà come l’emergenza da Coronavirus, le segreterie scolastiche per quanto riguarda gli scrutini e gli esami del primo ciclo saranno a supporto dei Consigli di classe nelle sessioni di valutazione e successivamente effettueranno gli obblighi di pubblicazione e comunicazione dei risultati. Per quanto riguarda gli esami di Stato la segreteria didattica dovrà recepire il “Documento del 15 maggio”, che quest’anno viene posticipato al 30 maggio.
Successivamente, dai primi di giugno le segreterie scolastiche saranno impegnate in una serie di attività elencate in una ordinanza di prossima emanazione, che ogni anno si occupa di tutti gli adempimenti di comunicazione al sistema SIDI dei dati delle Commissioni, dei candidati, dell’esito degli esami per ottenere come adempimenti finali:
- produzione dell’attestato per le prove differenziate;
- produzione del diploma;
- produzione del supplemento Europass al Certificato.
Naturalmente anche per gli esami del secondo ciclo le segreterie sono impegnate, oltre che con il sostegno a qualsiasi necessità evidenziata dalle commissioni di esame, anche con gli obblighi di pubblicazione e comunicazione dei risultati.
Adempimenti di carattere amministrativo-contabile
Di seguito riepiloghiamo le principali attività da svolgere entro la fine dell’anno scolastico:
Dichiarazione attività svolte (Ufficio Amministrativo)
Ai fini del pagamento delle attività aggiuntive effettuate fino al 30 giugno, il personale docente e ATA è tenuto alla compilazione della dichiarazione delle attività svolte, avendo cura di compilare un modello che tutte le Istituzioni scolastiche mettono a disposizione, in base alla propria autonoma organizzazione e predisposizione, e a sottoscriverlo in ogni sua parte.
Si ricorda che ai sensi del D.P.R. 445/2000 le dichiarazioni non veritiere, di formazioni o usi di atti falsi sono soggette a sanzioni penali.
Queste in genere le informazioni richieste:
- le attività e le ore contrattate con le RSU;
- le ore effettivamente svolte, avendo cura di verificare i registri e i verbali in possesso del responsabile di progetto, coordinatore di commissione, docente funzione strumentale;
- un timesheet (elenco delle giornate e ore effettuate per i vari progetti/attività) compilato in ogni sua parte;
- tutti gli eventuali documenti giustificativi non già in possesso dell’ufficio segreteria (considerando, per esempio, che le nomine sono tutte già in possesso della segreteria).
Docenti referenti e funzioni strumentali (Ufficio Amministrativo e del Personale)
I docenti referenti e le funzioni strumentali devono consegnare al DSGA, in genere delegato dal Dirigente scolastico, i registri e i verbali con allegata una relazione delle attività svolte che riporti un prospetto riepilogativo, da loro firmato, con indicati i nomi dei colleghi e le ore effettuate da ciascuno nei vari progetti/attività.
Le funzioni strumentali dovranno consegnare al Dirigente scolastico la personale relazione delle attività svolte e degli ambiti ricoperti in qualità di funzione strumentale.
Inoltre, i docenti interessati dovranno consegnare, al DSGA o alla Segreteria amministrativa nella persona dell’Assistente Amministrativo incaricato, il registro delle ore eccedenti prestate in sostituzione dei colleghi assenti.
Ancora, i docenti interessati dovranno consegnare i registri con le presenze degli alunni e le attività prestate per attività aggiuntive e progetti di Educazione Motoria.
Rimborsi vari (Ufficio Amministrativo)
L’ufficio amministrativo quest’anno avrà l’ulteriore incombenza di occuparsi di un’attività strettamente legata all’emergenza Covid, ovvero i rimborsi a tutte le famiglie che avevano già versato anticipi o costi totali delle gite scolastiche e/o dei progetti europei e di scambio in programma nella seconda parte dell’anno.
Presentazione progetti (Ufficio Personale e Ufficio Amministrativo)
I docenti dovranno presentare i progetti, proposti per il nuovo anno scolastico, entro il mese di giugno. I progetti potranno essere presentati anche dai genitori (Associazioni o Rappresentanti dei Consigli di classe) e anche per ciò che riguarda esigenze varie per la riorganizzazione dei servizi dal DSGA.
In genere i progetti sono presentati compilando una scheda il cui modello varia da scuola a scuola. Ogni scheda di progetto sarà poi completata da una scheda finanziaria compilata dal DSGA in collaborazione con il docente responsabile del progetto.
La raccolta dei progetti e della documentazione relativa viene effettuata in base all’organizzazione di ogni scuola o dall’Ufficio del Personale o dall’Ufficio Amministrativo.
Organici e gestione pratiche del personale (Ufficio Personale)
L’Ufficio del Personale in chiusura d’anno è inoltre impegnato in una serie di attività legate alla costruzione dell’organico dell’anno scolastico successivo.
L’andamento degli scrutini interni e degli esami del primo ciclo ai fini delle iscrizioni alle prime classi dell’anno successivo impegnano gli uffici in una serie di operazioni coordinate da circolari ministeriali e regionali che permettono, con l’invio di numerosi dati, la costruzione degli organici del personale docente e ATA.
Quest’anno le operazioni saranno più semplici, poiché a seguito dell’emergenza Covid-19 gli alunni saranno ammessi tutti alle classi successive (salvo casi eclatanti) sanando eventuali debiti all’inizio del nuovo anno.
L’Ufficio del Personale dovrà gestire, inoltre, tutte le pratiche di richiesta ferie del personale docente e ATA. Soprattutto per il personale ATA la situazione è più complessa, perché nel periodo di quarantena sono state utilizzate anche ferie che in genere si utilizzano in estate.
L’Ufficio del Personale è inoltre impegnato, con diretto raccordo con la ragioneria provinciale dello Stato, nelle operazioni di gestione della documentazione necessaria al pagamento delle ferie dei supplenti. Da quest’anno in aggiunta dovrà occuparsi della predisposizione dei documenti necessari al personale in quiescenza dal settembre 2020, per ottenere la buonuscita e cioè il calcolo del TFS.
Consegna al DSGA della documentazione degli Affidatari
Ai sensi dell’art. 35 del D.I. 129/2018 (nuovo Regolamento di contabilità), il Dirigente scolastico individua docenti e/o assistenti tecnici (nelle scuole in cui è presente il profilo) per la consegna da parte del DSGA (consegnatario dei beni) di beni, attrezzature e materiali presenti nelle aule speciali, laboratori, officine e reparti di lavorazione.
Il DSGA consegna l’inventario dei vari reparti firmato in duplice copia, una delle quali rimane all’affidatario che controfirma il documento. Durante l’anno scolastico l’affidatario gestirà in modo corretto i beni custoditi e annoterà tutte le modifiche apportate nel patrimonio affidato (rotture, furti, guasti, necessità di manutenzione, esigenze nuovi acquisti ecc.).
Alla fine dell’anno o al termine della nomina di affido riconsegnerà al DSGA gli inventari di reparto con allegata una relazione che evidenzierà tutto quanto sopraddetto. Il provvedimento di affido che deve essere fatto in forma scritta prevede due fasi: la prima a cura del Dirigente scolastico che individua per il DSGA gli affidatari, la seconda a cura del DSGA che consegna agli affidatari i beni.
Ufficio Magazzino
Nelle scuole dove è presente, l’Ufficio Magazzino è molto importante come supporto alla gestione amministrativo-contabile, perché cura la tenuta e gestione di tutti i materiali presenti e attrezzature necessarie al funzionamento generale, amministrativo e didattico. Attraverso il “giornale di magazzino” – che è un registro di entrate e uscite di tutto quanto acquistato dalla scuola – l’Ufficio Magazzino segue l’andamento analitico delle necessità di tutti i reparti per lo svolgimento dell’attività didattica teorica e delle esercitazioni pratiche.
Quest’anno, da marzo, tutti gli acquisti per i materiali di funzionamento generale si sono ridotti per l’assenza di alunni e docenti in classe, a favore di acquisti di attrezzature informatiche (pc e tablet) per supportare alunni, docenti e ATA nelle attività on-line e di lavoro agile.
Gli Assistenti Amministrativi assegnati al magazzino alla fine di giugno chiuderanno la contabilità del giornale e consegneranno al DSGA le risultanze. Queste saranno molto utili al DSGA per impostare la contabilità per la ripresa a settembre della scuola, verificando le necessità e le esigenze di tutti i reparti.
Conclusioni
Questo breve estratto degli innumerevoli adempimenti che la scuola deve effettuare al termine dell’anno scolastico non vuole essere esaustivo, perché le attività sono così tante e variegate che è assolutamente impossibile evidenziarle tutte.
Si è cercato di elencare le più importanti, soprattutto quelle che con la pandemia in atto hanno portato modifiche al normale svolgimento previsto negli anni precedenti.
Tuttavia le modifiche alle procedure non possono non tenere conto delle profonde modifiche che l’emergenza sanitaria ha prodotto nelle persone, nei professionisti della Scuola.
Le abitudini maggiori erano la sinergica collaborazione e presenza tutti i giorni all’interno della comunità educante. Venendo meno questo per mesi, tutti – Dirigenti, DSGA, docenti, personale ATA e soprattutto alunni – hanno dovuto ricercare altre modalità di conduzione del lavoro e dei rapporti, sicuramente innovativi ma complessi, che potranno ritrovare un equilibrio solo con il tempo e con un ritorno, anche se difficile, alla “normalità”.
